Sous l’autorité directe du chef de service, et en lien étroit avec l’ensemble des agents du pôle commande publique et particulièrement des chargés de commande publique, l’assistant instructeur commande publique a pour missions principales :

- de prendre en charge les formalités liées à la tenue des Commissions d’appel d’offres et Commissions consultatives d’analyse des offres, à travers notamment la tenue d’un planning des commissions, la préparation des tableaux d’ouverture des plis, la tenue du registre des dépôts, la convocation des élus…

- d’assurer la gestion administrative des dossiers qui lui auront été confiés pour instruction, notamment les avis de publicité, les courriers aux retenus, aux non retenus, les notifications de marchés, les éventuels actes modificatifs,…

- d’assurer l’enregistrement comptable des marchés, une fois ceux-ci notifiés, sur l’outil de la collectivité (actuellement ASTRE-GFI).



En outre, l’assistant instructeur commande publique aura pour missions de :
-contribuer à la rédaction d’un bilan d’activité annuel,
-préparer le rapport pour le compte-rendu annuel des marchés passés par la collectivité,
-assurer l’enregistrement et le suivi des parapheurs au départ du pôle Commande publique,
-assurer l’enregistrement du courrier à destination du service en l’absence du secrétariat de direction,
-informer ou rediriger les interlocuteurs vers les agents du pôle commande publique après orientation des appels au secrétariat de direction,
-ponctuellement, assurer le secrétariat du chef de service.

Relations fonctionnelles
Avec l’ensemble des services internes à la collectivité ainsi qu'avec les prestataires de celle-ci.
Avec les élus membres des CAO et CCAO.

Activités principales

Accueil téléphonique
Instruction de dossiers administratifs
Organisation et planification de réunions
Rédaction de courriers
Rédaction de procès verbal d'une réunion
Suivi de tableaux de bord
Secrétariat des commissions d'appel d'offres
Gestion de plannings
Gestion des relations avec les partenaires externes (fournisseurs, associations, sous-traitant...)
Elaboration, gestion et contrôle des marchés publics
Analyse des besoins des services pour l'élaboration de marchés publics
Mise en oeuvre et suivi des procédures d'achat
Planification de la commande publique
Rédaction de pièces administratives de marchés publics
Réponses aux entreprises dans le cadre de marchés publics

Compétences attendues

Savoirs:
Avoir un bon niveau de culture générale
Connaissance dans le domaine des marchés publics
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des méthodes et outils de planification
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Gérer son temps de manière efficace
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Orienter les appels téléphoniques
Suivre une procédure
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Se montrer fiable et soigneux dans son travail

Diplômes et niveaux d'expérience requis

Diplôme : CAP/BEP (diplôme d’entrée cat C)
Expérience : 5 ans
ou
Diplôme : Baccalauréat