Assistant du Chef de Service Evaluation globale des besoins de la personne
Offre n° O072250902000891
Publiée le 02/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des ressources humaines - Espace Emeraude - 46, avenue François Mitterrand, Le Mans (Sarthe)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
07/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant apporte un appui permanent au Chef de service afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité, en cohérence avec les orientations départementales :
- accueil téléphonique, gestion de la messagerie, de l'agenda et des déplacements,
- préparation et suivi administratif des réunions (organisation, comptes-rendus...), gestion et suivi des parapheurs, du courrier, rédaction d'écrits (rapport CP, notifications...), gestion bâtimentaire, fournitures de bureau...
- coordination et centralisation des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service et suivi des sollicitations (respect des délais de réponse aux sollicitations).
Il peut également prendre en charge l'instruction et/ou le suivi de dossiers spécifiques (RH, budget...) ou thématiques ou d'évènements particuliers.
Il peut assister dans la conduite de projets transversaux, la coordination d'activité et le lien avec les partenaires.
Il est susceptible de participer à l'accueil téléphonique de Sarthe Autonomie.
Les missions sont susceptibles de changement au regard des orientations départementales et des réorganisations.
- accueil téléphonique, gestion de la messagerie, de l'agenda et des déplacements,
- préparation et suivi administratif des réunions (organisation, comptes-rendus...), gestion et suivi des parapheurs, du courrier, rédaction d'écrits (rapport CP, notifications...), gestion bâtimentaire, fournitures de bureau...
- coordination et centralisation des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service et suivi des sollicitations (respect des délais de réponse aux sollicitations).
Il peut également prendre en charge l'instruction et/ou le suivi de dossiers spécifiques (RH, budget...) ou thématiques ou d'évènements particuliers.
Il peut assister dans la conduite de projets transversaux, la coordination d'activité et le lien avec les partenaires.
Il est susceptible de participer à l'accueil téléphonique de Sarthe Autonomie.
Les missions sont susceptibles de changement au regard des orientations départementales et des réorganisations.
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Traitement informatique des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Identification et qualification des demandes sociales
Orientation vers les services ou organismes compétents
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Traitement informatique des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Identification et qualification des demandes sociales
Orientation vers les services ou organismes compétents
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Profils recherchés
Savoirs:
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance du domaine du handicap
Connaissance du domaine social
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier et inventorier les interventions à effectuer
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
S'informer et échanger sur les autres activités professionnelles dans son champ d'activités (benchmarking)
Utiliser le logiciel Access (base de données)
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Concevoir des procédures
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve d'initiatives
Se montrer disponible
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance du domaine du handicap
Connaissance du domaine social
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier et inventorier les interventions à effectuer
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
S'informer et échanger sur les autres activités professionnelles dans son champ d'activités (benchmarking)
Utiliser le logiciel Access (base de données)
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Concevoir des procédures
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve d'initiatives
Se montrer disponible
Contact et modalités de candidature
Contact
0243547977
Informations complémentaires
.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.