AGENT D'ACCUEIL ET ÉTAT CIVIL (H/F)
Offre n° O073240201345228
Publiée le 12/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Montvalezan, commune support de la station de la rosière (15 000 lits touristiques), domaine skiable relié à la station italienne de la thuile - "espace san bernardo".
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place de la mairie Le Chef-lieu, Montvalezan (Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la commune de Montvalezan support de la station de ski de La Rosière
Sous la responsabilité opérationnelle de la responsable service accueil-population-RH, sous l'autorité compétente du DGS
Sous la responsabilité opérationnelle de la responsable service accueil-population-RH, sous l'autorité compétente du DGS
Missions / conditions d'exercice
Accueil et renseignement du public sur place ou par téléphone
- Accueillir le public avec amabilité, politesse, empathie, rigueur, confidentialité
- Accompagner et introduire les visiteurs, participer et assurer le bon déroulement des missions de réception,
- Réaliser les réponses des courriers et mails relevant de l'accueil et état civil
- Préciser et reformuler les demandes, comprendre les demandes, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous,
- Recevoir, prendre l'information, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer la demande de renseignement et son degré d'urgence,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, désigner le service concerné par la demande et l'urgence du traitement,
- Rechercher et mettre en relation des correspondants,
- Comprendre une langue étrangère
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
- Tenir à jour et compléter le classeur méthodo accueil
- Gérer les demandes de la population, assurer le suivi, veiller à apporter une réponse à toute demande, établir un tableau de contrôle qualitatif,
- Veiller à la qualité d'agencement et à l'organisation des lieux d'accueil (brochures, plantes,...)
Fournir des informations au public et aux services
- Connaître dans leurs grandes lignes les dossiers principaux traités par la collectivité et leurs évolutions,
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services, organiser un affichage clair, effectuer la mise à jour de celui-ci
- Délivrer des documents administratifs (attestation, formulaires)
- Assurer l'organisation, la gestion et le suivi du planning des salles municipales,
- Gestion et suivi des licences, débits de boissons
- Suivi et gestion des conventions moniteurs avec l'appui juridique de l'agent en charge du foncier/juridique
- Délivrer des informations sur les questions sociales et d'urbanisme et fournir les formulaires adéquats,
- Gérer les demandes liées à la déchetterie et assurer la liaison avec le service intercommunal concerné,
- Gérer et répondre aux services sollicités par le public et veiller à leur paiement exact (tickets de déchetterie, photocopies...)
- Réaliser des retours réguliers sur les problèmes rencontrés lors de l'information au public.
Officier d'état civil
- Assurer l'accueil et le renseignement du public sur les questions d'état-civil, expliquer l'indivisibilité de la filiation, la teneur des actes et leurs conséquences, les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état-civil,
- Assurer la veille juridique et réglementaire en matière d'état-civil,
- Réception des déclarations et établissements des actes d'état-civil
* Prendre acte des déclarations,
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour...)
* Contrôler l'authenticité des attestations, vérifier la validité des informations traitées,
* Etablir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès)
- Etablissement des dossiers de mariage/PACS/baptême civil/funérailles civil
* Auditionner les couples afin d'apprécier leur consentement mutuel
* Apprécier les actes d'état civil du pays, vérifier leur statut
* Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur éventuel affichage,
* Préparer et remettre aux mariés le livret de famille,
* Inscrire le mariage dans le registre, transmettre le PACS
* Préparer le mariage, la salle de réception
* Participer et assister le Maire lors des cérémonies en Mairie,
- Tenue administrative des registres d'état-civil,
* Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits,
* Contrôler le droit à l'acte des mandats et l'exactitude des renseignements consignés,
* Rédiger des mentions et des courriers.
Agenda du Maire
- Organisation l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire, pointage journalier des mises à jour et assurer le retour d'info,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Organiser les déplacements du Maire,
- Etablir une relation de confiance avec le Maire,
- Prendre des notes pour assimiler efficacement et gérer les consignes.
Soutien aux services municipaux
- Traiter le courrier entrant et sortant, vérifier et contrôler les tableaux de suivi du courrier, réceptionner, distribuer, répartir, expédier le courrier, prétraiter le courrier en soulignant les informations importantes et si besoin, en les complétant, suivre les écrits sensibles nécessitants des réponses rapides,
- Assurer les missions diverses demandées par le DGS,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, mettre en forme et présenter des dossiers,
- Trier, photocopie et assembler des documents,
- S'assurer de l'inscription de l'ensemble des rendez-vous sur l'agenda commun dès connaissance de l'information et en lien avec la lecture du courrier entrant,
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous, opérer un tri régulier,
- Mettre à jour les contacts communs et assurer la sauvegarde.
Organisation, gestion et suivi de l'échange Perros-Guirec
- Recherche des familles d'accueil, accompagnant,
- Organisation et suivi du séjour,
- Réservation restaurants, magasins de skis,...
Assurer des missions de polyvalence pour assurer la continuité du service public et répondre aux besoins ponctuels
- Réaliser des missions de polyvalence diverses au sein de la collectivité,
- Assurer les missions de l'agent en charge de la gestion des cimetières en son absence.
- Accueillir le public avec amabilité, politesse, empathie, rigueur, confidentialité
- Accompagner et introduire les visiteurs, participer et assurer le bon déroulement des missions de réception,
- Réaliser les réponses des courriers et mails relevant de l'accueil et état civil
- Préciser et reformuler les demandes, comprendre les demandes, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous,
- Recevoir, prendre l'information, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer la demande de renseignement et son degré d'urgence,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, désigner le service concerné par la demande et l'urgence du traitement,
- Rechercher et mettre en relation des correspondants,
- Comprendre une langue étrangère
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
- Tenir à jour et compléter le classeur méthodo accueil
- Gérer les demandes de la population, assurer le suivi, veiller à apporter une réponse à toute demande, établir un tableau de contrôle qualitatif,
- Veiller à la qualité d'agencement et à l'organisation des lieux d'accueil (brochures, plantes,...)
Fournir des informations au public et aux services
- Connaître dans leurs grandes lignes les dossiers principaux traités par la collectivité et leurs évolutions,
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services, organiser un affichage clair, effectuer la mise à jour de celui-ci
- Délivrer des documents administratifs (attestation, formulaires)
- Assurer l'organisation, la gestion et le suivi du planning des salles municipales,
- Gestion et suivi des licences, débits de boissons
- Suivi et gestion des conventions moniteurs avec l'appui juridique de l'agent en charge du foncier/juridique
- Délivrer des informations sur les questions sociales et d'urbanisme et fournir les formulaires adéquats,
- Gérer les demandes liées à la déchetterie et assurer la liaison avec le service intercommunal concerné,
- Gérer et répondre aux services sollicités par le public et veiller à leur paiement exact (tickets de déchetterie, photocopies...)
- Réaliser des retours réguliers sur les problèmes rencontrés lors de l'information au public.
Officier d'état civil
- Assurer l'accueil et le renseignement du public sur les questions d'état-civil, expliquer l'indivisibilité de la filiation, la teneur des actes et leurs conséquences, les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état-civil,
- Assurer la veille juridique et réglementaire en matière d'état-civil,
- Réception des déclarations et établissements des actes d'état-civil
* Prendre acte des déclarations,
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour...)
* Contrôler l'authenticité des attestations, vérifier la validité des informations traitées,
* Etablir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès)
- Etablissement des dossiers de mariage/PACS/baptême civil/funérailles civil
* Auditionner les couples afin d'apprécier leur consentement mutuel
* Apprécier les actes d'état civil du pays, vérifier leur statut
* Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur éventuel affichage,
* Préparer et remettre aux mariés le livret de famille,
* Inscrire le mariage dans le registre, transmettre le PACS
* Préparer le mariage, la salle de réception
* Participer et assister le Maire lors des cérémonies en Mairie,
- Tenue administrative des registres d'état-civil,
* Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits,
* Contrôler le droit à l'acte des mandats et l'exactitude des renseignements consignés,
* Rédiger des mentions et des courriers.
Agenda du Maire
- Organisation l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire, pointage journalier des mises à jour et assurer le retour d'info,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Organiser les déplacements du Maire,
- Etablir une relation de confiance avec le Maire,
- Prendre des notes pour assimiler efficacement et gérer les consignes.
Soutien aux services municipaux
- Traiter le courrier entrant et sortant, vérifier et contrôler les tableaux de suivi du courrier, réceptionner, distribuer, répartir, expédier le courrier, prétraiter le courrier en soulignant les informations importantes et si besoin, en les complétant, suivre les écrits sensibles nécessitants des réponses rapides,
- Assurer les missions diverses demandées par le DGS,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, mettre en forme et présenter des dossiers,
- Trier, photocopie et assembler des documents,
- S'assurer de l'inscription de l'ensemble des rendez-vous sur l'agenda commun dès connaissance de l'information et en lien avec la lecture du courrier entrant,
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous, opérer un tri régulier,
- Mettre à jour les contacts communs et assurer la sauvegarde.
Organisation, gestion et suivi de l'échange Perros-Guirec
- Recherche des familles d'accueil, accompagnant,
- Organisation et suivi du séjour,
- Réservation restaurants, magasins de skis,...
Assurer des missions de polyvalence pour assurer la continuité du service public et répondre aux besoins ponctuels
- Réaliser des missions de polyvalence diverses au sein de la collectivité,
- Assurer les missions de l'agent en charge de la gestion des cimetières en son absence.
Profils recherchés
COMPETENCES TECHNIQUES
- Maitriser les techniques de recueil, de traitement et de restitution de l'information
- Maîtriser parfaitement la langue française, à l'écrit et à l'oral,
- Maîtriser les techniques et outils de communication et de régulation,
- Maîtriser les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de notes...), les techniques rédactionnelles et de synthèse
- Maîtriser la recherche documentaire, la rédaction de synthèse opérationnelle et le classement de documents,
- Maîtriser la mise en place et le suivi de tableaux de bord pertinents et d'outils de planification et de suivi, savoir élaborer des indicateurs et critères, savoir présenter synthétiquement des données,
- Maîtriser les techniques de classement, d'archivage et de recherche d'archives
- Maîtriser les notions d'organisation et de gestion du temps
- Maîtriser le fonctionnement des outils mis à disposition : ordinateur, internet, standard téléphonique, annuaires
- Maîtriser le fonctionnement des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaître le fonctionnement, l'organisation, l'organigramme et les activités des services,
- Connaître les réponses aux principales questions posées par le public en matière d'urbanisme et foncier, de finances, d'élections, d'affaires sociales, générales, scolaires, d'informations générales sur la collectivité,
-Maîtriser l'information générale relative à l'état civil (EGRC), les règles communes à la rédaction des actes d'état civil, les procédures administratives de délivrance des actes, le cadre réglementaire en matière de nom de famille, le droit des personnes au travers des registres, les règles en matière de diffusion de documents administratifs,
- Maîtriser les logiciels d'état civil
- Maîtriser les procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis), le rôle du livret de famille, le droit des étrangers résidants sur le territoire, au PACS, baptêmes et funérailles civils
COMPETENCES RELATIONNELLES ET COMPORTEMENTALES
- Être garant de l'image du service public et adopter un comportement irréprochable, tenue vestimentaire adaptée
- Garantir l'image du service public,
- Savoir écouter et comprendre les demandes,
- Respecter les droits et devoirs du fonctionnaire et avoir le sens du service public
- Être attaché à une grande discrétion professionnelle et appliquer le secret professionnel et le devoir de réserve
- Faire preuve de polyvalence et de souplesse dans l'organisation et l'exécution du travail,
- Etre capable d'initiative et de réactivité dans la gestion des accueils,
- Savoir s'exprimer dans un français oral et écrit irréprochable, tant sur la forme que sur le fond.
- Gérer les situations de stress, savoir gérer une situation conflictuelle physique/téléphonique
- Être force de proposition auprès de l'autorité territoriale
- Etre curieux, s'intéresser aux activités des autres services, des autres collectivités, des secteurs similaires,
- Savoir rendre compte de son travail et de l'avancement de ses dossiers, être transparent et sélectionner les informations utiles à diffuser, alerter son supérieur en cas de retard ou problème sous-jacent
- Maitriser les techniques de recueil, de traitement et de restitution de l'information
- Maîtriser parfaitement la langue française, à l'écrit et à l'oral,
- Maîtriser les techniques et outils de communication et de régulation,
- Maîtriser les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de notes...), les techniques rédactionnelles et de synthèse
- Maîtriser la recherche documentaire, la rédaction de synthèse opérationnelle et le classement de documents,
- Maîtriser la mise en place et le suivi de tableaux de bord pertinents et d'outils de planification et de suivi, savoir élaborer des indicateurs et critères, savoir présenter synthétiquement des données,
- Maîtriser les techniques de classement, d'archivage et de recherche d'archives
- Maîtriser les notions d'organisation et de gestion du temps
- Maîtriser le fonctionnement des outils mis à disposition : ordinateur, internet, standard téléphonique, annuaires
- Maîtriser le fonctionnement des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaître le fonctionnement, l'organisation, l'organigramme et les activités des services,
- Connaître les réponses aux principales questions posées par le public en matière d'urbanisme et foncier, de finances, d'élections, d'affaires sociales, générales, scolaires, d'informations générales sur la collectivité,
-Maîtriser l'information générale relative à l'état civil (EGRC), les règles communes à la rédaction des actes d'état civil, les procédures administratives de délivrance des actes, le cadre réglementaire en matière de nom de famille, le droit des personnes au travers des registres, les règles en matière de diffusion de documents administratifs,
- Maîtriser les logiciels d'état civil
- Maîtriser les procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis), le rôle du livret de famille, le droit des étrangers résidants sur le territoire, au PACS, baptêmes et funérailles civils
COMPETENCES RELATIONNELLES ET COMPORTEMENTALES
- Être garant de l'image du service public et adopter un comportement irréprochable, tenue vestimentaire adaptée
- Garantir l'image du service public,
- Savoir écouter et comprendre les demandes,
- Respecter les droits et devoirs du fonctionnaire et avoir le sens du service public
- Être attaché à une grande discrétion professionnelle et appliquer le secret professionnel et le devoir de réserve
- Faire preuve de polyvalence et de souplesse dans l'organisation et l'exécution du travail,
- Etre capable d'initiative et de réactivité dans la gestion des accueils,
- Savoir s'exprimer dans un français oral et écrit irréprochable, tant sur la forme que sur le fond.
- Gérer les situations de stress, savoir gérer une situation conflictuelle physique/téléphonique
- Être force de proposition auprès de l'autorité territoriale
- Etre curieux, s'intéresser aux activités des autres services, des autres collectivités, des secteurs similaires,
- Savoir rendre compte de son travail et de l'avancement de ses dossiers, être transparent et sélectionner les informations utiles à diffuser, alerter son supérieur en cas de retard ou problème sous-jacent
Contact et modalités de candidature
Contact
0479068412
Informations complémentaires
CV & Lettre de motivation à rh@montvalezan.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE MONTVALEZAN
>1 place de la mairie Le Chef-lieu
73700 Montvalezan
>1 place de la mairie Le Chef-lieu
73700 Montvalezan
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.