ASSISTANT ADMINISTRATIF SECRÉTARIAT GÉNÉRAL (H/F)
Offre n° O073240201358666
Publiée le 25/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LA RAVOIRE
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
24/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service Secrétariat général, l'assistante administrative doit :
- Garantir la bonne gestion administrative du secrétariat général
- Assurer le traitement et la conservation des archives produites par les services de la collectivité
- Garantir la bonne gestion administrative du secrétariat général
- Assurer le traitement et la conservation des archives produites par les services de la collectivité
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES DU POSTE :
- Saisie, mise en forme et diffusion de documents divers relevant du service et de la Direction générale des services.
- Suivi administratif des dossiers sinistres, de la flotte automobile.
- Mission d'archivage : tri et traitement des documents archivés (conservation / élimination) - tri, classement et archivage des documents du service - accompagnement des services pour la préparation de la procédure d'archivage -- tenue et mise à jour du classeur des archives communales, récolement.
- Organisation des cérémonies commémoratives.
- Gestion des fournitures administratives (commandes, engagement comptable, validation des factures).
- Publication des actes sur le site internet de la collectivité et affichage d'information à caractère légal et réglementaire.
- Elaboration des registres des délibérations et des arrêtés.
- Gestion du courrier départ / arrivée (enregistrement et distribution du courrier arrivé, expédition du courrier interne, vérification des factures et répartition comptable).
- Suivi des aides attribuées par la collectivité aux particuliers.
- Mise à jour du classeur du plan communal de sauvegarde, du registre des détentions d'oiseaux et d'animaux non domestiques.
- Gestion de la boite courriel " mairie ".
- Soutien dans la préparation des dossiers du Conseil municipal, l'organisation des séances, la rédaction des procès-verbaux.
- Préparation ponctuelle des réunions : agencement, matériel, boissons, denrées.
EXIGENCES PARTICULIERES :
- Poste pouvant être soumis à des contraintes horaires en fonction de la charge de travail.
- Saisie, mise en forme et diffusion de documents divers relevant du service et de la Direction générale des services.
- Suivi administratif des dossiers sinistres, de la flotte automobile.
- Mission d'archivage : tri et traitement des documents archivés (conservation / élimination) - tri, classement et archivage des documents du service - accompagnement des services pour la préparation de la procédure d'archivage -- tenue et mise à jour du classeur des archives communales, récolement.
- Organisation des cérémonies commémoratives.
- Gestion des fournitures administratives (commandes, engagement comptable, validation des factures).
- Publication des actes sur le site internet de la collectivité et affichage d'information à caractère légal et réglementaire.
- Elaboration des registres des délibérations et des arrêtés.
- Gestion du courrier départ / arrivée (enregistrement et distribution du courrier arrivé, expédition du courrier interne, vérification des factures et répartition comptable).
- Suivi des aides attribuées par la collectivité aux particuliers.
- Mise à jour du classeur du plan communal de sauvegarde, du registre des détentions d'oiseaux et d'animaux non domestiques.
- Gestion de la boite courriel " mairie ".
- Soutien dans la préparation des dossiers du Conseil municipal, l'organisation des séances, la rédaction des procès-verbaux.
- Préparation ponctuelle des réunions : agencement, matériel, boissons, denrées.
EXIGENCES PARTICULIERES :
- Poste pouvant être soumis à des contraintes horaires en fonction de la charge de travail.
Profils recherchés
SAVOIRS :
Fonctionnement des services de la collectivité
Procédures administratives
Outils bureautique et techniques de secrétariat
Règles de communication orale et écrite
Techniques et réglementation en matière de classement et d'archivage
SAVOIR FAIRE :
Mettre en forme les travaux de bureautique
Rédiger les actes administratifs
Connaitre les règles de l'archivage
Produire les dossiers archivés en cas de demande des services
SAVOIR ETRE :
Discrétion
Réactivité
Aptitude à travailler en équipe
Méthodologie, organisation
Autonomie
Fonctionnement des services de la collectivité
Procédures administratives
Outils bureautique et techniques de secrétariat
Règles de communication orale et écrite
Techniques et réglementation en matière de classement et d'archivage
SAVOIR FAIRE :
Mettre en forme les travaux de bureautique
Rédiger les actes administratifs
Connaitre les règles de l'archivage
Produire les dossiers archivés en cas de demande des services
SAVOIR ETRE :
Discrétion
Réactivité
Aptitude à travailler en équipe
Méthodologie, organisation
Autonomie
Contact
Contact
0479759282
Informations complémentaires
Rémunération statutaire et régime indemnitaire prime annuelle CIA - prestations CNAS participation employeur complémentaire santé et prévoyance
Les candidatures (CV+ lettre) devront être adressées par mail à : rh.mairie@laravoire.com ou par courrier à Monsieur le Maire Service Ressources Humaines - BP 72 - 73491 LA RAVOIRE CEDEX
Les candidatures (CV+ lettre) devront être adressées par mail à : rh.mairie@laravoire.com ou par courrier à Monsieur le Maire Service Ressources Humaines - BP 72 - 73491 LA RAVOIRE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.