SECRÉTAIRE ASSISTANT (H/F)
Offre n° O073251121000113
Publiée le 21/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hotel du departement cs 31802, Chambéry (Savoie (73))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
23/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Chef de Service et de son adjoint, le/la secrétaire assistant(e) est chargé(e) de :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
- Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité.
- Assister dans leurs fonctions le directeur de la DAPM, le chef de service de la CDP et son adjoint.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
- Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité.
- Assister dans leurs fonctions le directeur de la DAPM, le chef de service de la CDP et son adjoint.
Missions / conditions d'exercice
Accueil
- Recevoir, filtrer, transmettre et orienter les appels téléphoniques et messagerie
- Accueillir physiquement les visiteurs dans les locaux de la Conservation départementale du patrimoine et savoir les renseigner et les orienter
- Etre l’interlocuteur privilégié du service
Secrétariat
- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)
- Assurer le suivi administratif des dossiers du service et leur classement (tri et archivage des dossiers du secrétariat et/ou autres dossiers du service en assistance documentation)
- Rédiger les comptes rendus
- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
- Enregistrer et effectuer le suivi du courrier arrivée/départ dans Acropolis
- Gérer la boîte mail générique du service CDP.
- Gérer les fichiers d’adresses (La rubrique des patrimoines de Savoie, invitations, réseaux, gestion des contacts partagés (GRC), élaboration de fichiers, mise à jour, mailing)
- Assurer le secrétariat d’événements et de manifestations (organisation des Journées européennes du patrimoine, expositions départementales au Château des ducs de Savoie et à la Grange batelière de l’abbaye d’Hautecombe)
- Apporter assistance secrétariat dans le cadre de à la mise en oeuvre d’actions médiation et d’animation du service
Gestion des activités du service
- Gérer l’agenda du directeur, du chef de service et de l’adjoint au chef de service
- Coordonner les plannings et organiser des réunions
- Gérer les véhicules du service : planning, pointage des factures et suivi de l’entretien
- Gérer le suivi du stock, des commandes des fournitures de bureau et des consommables du service
- Envoyer des documents de services, courriers et publications
- Assistance à la gestion des Itinéraires historiques (accusé de réception, préparation des dossiers et des tableaux des rapports)
- Participer à la gestion du logiciel Grand Angle (engagement, liquidation des factures)
- Participer aux manifestations culturelles organisées par la CDP (JEP, JNA, expositions, colloques, séminaires, événements culturels, actions de médiation et d’animation)
- Participer à la gestion des expositions itinérantes du service
Autres activités :
- Assurer l’accueil et le suivi administratif du personnel vacataire affecté aux expositions départementales de la Chambre des comptes au Château des Ducs de Savoie et de la Grange batelière à l’Abbaye de Hautecombe.
Responsabilités particulières de la fonction :
- Garantir la fiabilité des procédures et le fonctionnement du secrétariat
- Enregistrer et acheminer quotidiennement le courrier au château
- Respect de la confidentialité
- Recevoir, filtrer, transmettre et orienter les appels téléphoniques et messagerie
- Accueillir physiquement les visiteurs dans les locaux de la Conservation départementale du patrimoine et savoir les renseigner et les orienter
- Etre l’interlocuteur privilégié du service
Secrétariat
- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)
- Assurer le suivi administratif des dossiers du service et leur classement (tri et archivage des dossiers du secrétariat et/ou autres dossiers du service en assistance documentation)
- Rédiger les comptes rendus
- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
- Enregistrer et effectuer le suivi du courrier arrivée/départ dans Acropolis
- Gérer la boîte mail générique du service CDP.
- Gérer les fichiers d’adresses (La rubrique des patrimoines de Savoie, invitations, réseaux, gestion des contacts partagés (GRC), élaboration de fichiers, mise à jour, mailing)
- Assurer le secrétariat d’événements et de manifestations (organisation des Journées européennes du patrimoine, expositions départementales au Château des ducs de Savoie et à la Grange batelière de l’abbaye d’Hautecombe)
- Apporter assistance secrétariat dans le cadre de à la mise en oeuvre d’actions médiation et d’animation du service
Gestion des activités du service
- Gérer l’agenda du directeur, du chef de service et de l’adjoint au chef de service
- Coordonner les plannings et organiser des réunions
- Gérer les véhicules du service : planning, pointage des factures et suivi de l’entretien
- Gérer le suivi du stock, des commandes des fournitures de bureau et des consommables du service
- Envoyer des documents de services, courriers et publications
- Assistance à la gestion des Itinéraires historiques (accusé de réception, préparation des dossiers et des tableaux des rapports)
- Participer à la gestion du logiciel Grand Angle (engagement, liquidation des factures)
- Participer aux manifestations culturelles organisées par la CDP (JEP, JNA, expositions, colloques, séminaires, événements culturels, actions de médiation et d’animation)
- Participer à la gestion des expositions itinérantes du service
Autres activités :
- Assurer l’accueil et le suivi administratif du personnel vacataire affecté aux expositions départementales de la Chambre des comptes au Château des Ducs de Savoie et de la Grange batelière à l’Abbaye de Hautecombe.
Responsabilités particulières de la fonction :
- Garantir la fiabilité des procédures et le fonctionnement du secrétariat
- Enregistrer et acheminer quotidiennement le courrier au château
- Respect de la confidentialité
Profils recherchés
Vous connaissez la politique patrimoniale et le fonctionnement du Conseil Départemental.
Vous maitrisez les logiciels Grand Angle et Acropolis.
Vous connaissez les procédures de paiement (fonctionnement et subventions).
Vous maitrisez les techniques de secrétariat et d'accueil.
Disponible, vous savez vous adapter à votre interlocuteur.
La rigueur et le sens de l'organisation sont impératives pour savoir gérer le temps et les priorités, en particulier.
Vous maitrisez les logiciels Grand Angle et Acropolis.
Vous connaissez les procédures de paiement (fonctionnement et subventions).
Vous maitrisez les techniques de secrétariat et d'accueil.
Disponible, vous savez vous adapter à votre interlocuteur.
La rigueur et le sens de l'organisation sont impératives pour savoir gérer le temps et les priorités, en particulier.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Par voie statutaire (mutation, intégration directe ou liste d’aptitude) ou par voie contractuelle selon les articles L332-8 du Code Général de la Fonction Publique (les non fonctionnaires peuvent candidater)
Filière administrative : cadre d'emploi des adjoints administratifs
Sous certaines conditions, possible attribution : du plan de déplacement d’entreprise, des titres restaurant, d’une participation à vos frais de mutuelle et de prévoyance, des prestations d’action sociales et de l’adhésion à l’association du personnelle AASDES et ainsi qu’au CNAS.
Pour candidater (lettre de motivation + CV) à adresser avant le 24/12/2025, à recrutement@savoie.fr sous la référence E-2025-245
Filière administrative : cadre d'emploi des adjoints administratifs
Sous certaines conditions, possible attribution : du plan de déplacement d’entreprise, des titres restaurant, d’une participation à vos frais de mutuelle et de prévoyance, des prestations d’action sociales et de l’adhésion à l’association du personnelle AASDES et ainsi qu’au CNAS.
Pour candidater (lettre de motivation + CV) à adresser avant le 24/12/2025, à recrutement@savoie.fr sous la référence E-2025-245
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.