Mission 1 : Passation et suivi des commandes auprès des fournisseurs pour les achats transversaux.
Activités :
Centralisation et préparation des commandes en vue de satisfaire les besoins des services de la ville au niveau des fournitures de bureau (y compris agendas), des petits matériels, du mobilier, de la papeterie, des enveloppes et des produits d’entretien.
Contribution à la performance de ces achats sur le plan qualitatif, économique, juridique et environnemental (achats responsables).
Prise en compte de l'environnement économique, des contraintes budgétaires et financières et de la nécessaire rationalisation des coûts.
Prise en compte des technologies de l'administration numérique (dématérialisation des procédures d'achat).
Conseil et assistance aux services dans l'évaluation et la définition du juste besoin.
Passation des commandes (essentiellement dématérialisées avec l’UGAP, Fiducial).
Utilisation d’un mode paiement dématérialisé pour la majorité des commandes à travers une carte d’achats.
Contribution à l'organisation de la chaîne d'approvisionnement, gestion de l'approvisionnement, du stockage et de la distribution des ressources : réception et vérification de certaines marchandises transversales pour constituer des stocks et en redistribuer certaines au sein des différents services de la ville.
Pointage des bons de livraison des différents services par rapport aux commandes passées.
Visa des factures dématérialisées par rapport aux commandes et aux bons de livraison.
Participation au processus de préparation budgétaire, instruction en fonctionnement et en investissement, en lien avec le service financier (réunions, suivi des crédits à travers l’application financière Berger Levrault.
Vérification des stocks pour réapprovisionnement des fournitures de bureau, des petits matériels, de la papeterie, des enveloppes.
Manutention de certaines marchandises (papier, enveloppes, fournitures de bureau, …) au sein de la mairie.
Réemploi, récupération des fournitures inutilisées des différents services internes.
Gestion des déchets (cartons d’emballages, plastiques de protection, …).
Réalisation régulière d'inventaires sur les différentes zones de stockage.
Surveillance et entretien du matériel stocké.
Relations permanentes avec l'ensemble des services de la collectivité.
Relations fréquentes avec les fournisseurs.

Mission 2 : Assistance sur des tâches élémentaires sur les marchés publics.
Activités :
Aide ponctuelle aux traitements des marchés publics, aide limitée aux tâches élémentaires (importation de plis dématérialisés depuis un profil d’acheteur, contrôle des pièces fiscales et sociales des titulaires des marchés publics, envoi du registre des retraits, contrôle des signatures électroniques, …).

Chiffres clés :
200 références de fournitures de bureau (45 commandes par an).
2 500 ramettes de papier par an (10 commandes par an) : 1 100 pour les écoles et l’Espace Administratif et Social + 1 400 pour la Ville.
Pour les produits d’entretien, 38 services concernés. 4 commandes par an et 2 lots à gérer. 50 % des commandes sont passées directement en ligne.
Carte d’achats : environ 70 commandes pour un montant total annuel proche de 25 000 €.