Assistante Administrative H/F
Offre n° O074240329000350
Publiée le 29/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Thonon-les-bains cedex
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
28/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Vous serez placé(e) sous la responsabilité directe de la Responsable du Pôle administratif et financier du service, et sous la responsabilité du Directeur des bâtiments – patrimoine – construction, vous aurez en charge l’assistance du service.
Missions / conditions d'exercice
L'accueil :
- Accueil téléphonique et du public les Lundi, Mercredi et Jeudi 7h30 à 12h et de 13h30 à 17h, les Mardi et Vendredi de 7h30 à 11h30 et de 13h30 à 17h00
- Remise des clés des bâtiments communaux aux entreprises (uniquement en l’absence du collègue concerné)
Le secrétariat et l’assistance du service :
- Rédaction, saisie des courriers, mise en forme de documents techniques, délibérations et comptes-rendus, préparation des décisions du Maire et attestations de TVA réduite ;
- Gestion administrative du personnel : tableau mensuel des astreintes et des heures de ménage ;
- Suivi des véhicules de service : Référente pour le garage municipal, organisation des contrôles, suivi de la consommation de carburant ;
- Suivi des bordereaux de suivi des déchets via la plateforme Trackdéchets ;
- Référente Archives : Organisation et gestion de l'archivage propre au service Bâtiments
- Gestion des fournitures de bureau et d'entretien ;
- Gestion des badges de parking ;
- Référente du Comité des Œuvres Sociales (COS).
La comptabilité :
- Dispatching journalier des factures arrivant dans le service ;
- Vérification du pré-bordereau avant mandatement ;
- Gestion financière des contrats/marchés du Pôle Maintenance en lien avec le Chargé de
Maintenance et des marchés à bons de commande (concernant le marché de prestations
d’électricité uniquement en l’absence de l’Assistante Financière) ;
- Saisie de bons de commandes, d'engagements et traitement des factures sur le logiciel SEDIT afin de dégager du temps aux Chargés d’opérations, Responsables de secteur et au Responsable de la régie (hors Pôle Energie).
- Accueil téléphonique et du public les Lundi, Mercredi et Jeudi 7h30 à 12h et de 13h30 à 17h, les Mardi et Vendredi de 7h30 à 11h30 et de 13h30 à 17h00
- Remise des clés des bâtiments communaux aux entreprises (uniquement en l’absence du collègue concerné)
Le secrétariat et l’assistance du service :
- Rédaction, saisie des courriers, mise en forme de documents techniques, délibérations et comptes-rendus, préparation des décisions du Maire et attestations de TVA réduite ;
- Gestion administrative du personnel : tableau mensuel des astreintes et des heures de ménage ;
- Suivi des véhicules de service : Référente pour le garage municipal, organisation des contrôles, suivi de la consommation de carburant ;
- Suivi des bordereaux de suivi des déchets via la plateforme Trackdéchets ;
- Référente Archives : Organisation et gestion de l'archivage propre au service Bâtiments
- Gestion des fournitures de bureau et d'entretien ;
- Gestion des badges de parking ;
- Référente du Comité des Œuvres Sociales (COS).
La comptabilité :
- Dispatching journalier des factures arrivant dans le service ;
- Vérification du pré-bordereau avant mandatement ;
- Gestion financière des contrats/marchés du Pôle Maintenance en lien avec le Chargé de
Maintenance et des marchés à bons de commande (concernant le marché de prestations
d’électricité uniquement en l’absence de l’Assistante Financière) ;
- Saisie de bons de commandes, d'engagements et traitement des factures sur le logiciel SEDIT afin de dégager du temps aux Chargés d’opérations, Responsables de secteur et au Responsable de la régie (hors Pôle Energie).
Profils recherchés
Connaissances et savoir-faire:
- Aptitudes rédactionnelles et relationnelles
- Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
- Connaissance et aisance en comptabilité
- Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook-Powerpoint, SEDIT serait un plus)
Savoir-être:
- Polyvalence Discrétion
- Dynamisme et sens du travail en équipe
- Ponctualité
- Aptitudes rédactionnelles et relationnelles
- Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
- Connaissance et aisance en comptabilité
- Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook-Powerpoint, SEDIT serait un plus)
Savoir-être:
- Polyvalence Discrétion
- Dynamisme et sens du travail en équipe
- Ponctualité
Contact
Contact
0450706986
Lien de candidature
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser via le site de la Ville : www.ville-thonon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.