Assistant de gestion administrative DAT (H/F)
Offre n° O074240401378900
Publiée le 04/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Chamonix-Mont-Blanc
Poste à pourvoir le
02/06/2024
Date limite de candidature
04/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Gestion administrative :
* Gestion de l'agenda de la Directrice et responsables de service, des déplacements, des réunions et réservation des salles
* Enregistrement et suivi du courrier et mails (transmission, compléments d'information)
* Transmission d'informations avec les secrétariats des communes membres
* Gestion comptable de la Direction et des Pôles la constituant : suivi de l'exécution du budget sous responsabilité de la Direction, saisie de bons de commande, engagements comptables dépenses/recettes suivi de devis et factures, édition de documents comptables (balances, grands livres), élaboration et transmission états financiers,
* Commande de fournitures administratives
* Participation au montage de dossiers de demande de subventions en lien avec les services (devis, notes, pièces justificatives et annexes) et établissement des états des dépenses réalisées, à justifier auprès des financeurs
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Organisation des séjours transfrontaliers annuels organisés dans le cadre de l'Espace Mont-Blanc
* Prise de notes, mise en forme tous types de courriers, rédaction de courriers, conventions, élaboration de tableaux
* Organisation du classement et l'archivage des dossiers, y compris l'organisation informatique et les fichiers sur le serveur commun
Organisation des commissions et suivi des décisions :
* Gestion et organisation de commissions : convocation, envoi des compte-rendu
* Mise en forme des projets de décisions du bureau exécutif et délibérations des conseils relevant de la DAT, et suivi interne
* Participation à des commissions, groupes de travail et réunions, prise de notes et rédaction de compte-rendu.
* Gestion de l'agenda de la Directrice et responsables de service, des déplacements, des réunions et réservation des salles
* Enregistrement et suivi du courrier et mails (transmission, compléments d'information)
* Transmission d'informations avec les secrétariats des communes membres
* Gestion comptable de la Direction et des Pôles la constituant : suivi de l'exécution du budget sous responsabilité de la Direction, saisie de bons de commande, engagements comptables dépenses/recettes suivi de devis et factures, édition de documents comptables (balances, grands livres), élaboration et transmission états financiers,
* Commande de fournitures administratives
* Participation au montage de dossiers de demande de subventions en lien avec les services (devis, notes, pièces justificatives et annexes) et établissement des états des dépenses réalisées, à justifier auprès des financeurs
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Organisation des séjours transfrontaliers annuels organisés dans le cadre de l'Espace Mont-Blanc
* Prise de notes, mise en forme tous types de courriers, rédaction de courriers, conventions, élaboration de tableaux
* Organisation du classement et l'archivage des dossiers, y compris l'organisation informatique et les fichiers sur le serveur commun
Organisation des commissions et suivi des décisions :
* Gestion et organisation de commissions : convocation, envoi des compte-rendu
* Mise en forme des projets de décisions du bureau exécutif et délibérations des conseils relevant de la DAT, et suivi interne
* Participation à des commissions, groupes de travail et réunions, prise de notes et rédaction de compte-rendu.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous la responsabilité de la Directrice adjointe en charge des Transitions, en interface direct avec les élus et les responsables de Pôles (notamment Transition Ecologique, Tourisme, Espaces Naturels-Alpage-Biodiversité, Sécurité-Risques Naturels), l'agent apporte une aide permanente à la Direction adjointe en terme de gestion administrative et budgétaire, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers ; il facilite l'organisation des services (agenda, déplacements, réunions) en établissant une relation de confiance avec la directrice ajointe et les responsables de services.
L'agent pourra en parallèle intervenir par intérim auprès du Directeur Général des Services.
Enfin, l'agent supplée l'assistante de gestion administrative de la Direction, notamment des services Aménagement/Planification/Urbanisme/Foncier au sein de la DAT en son absence. Un binôme de travail devra s'instaurer entre les deux agents
Gestion administrative :
* Gestion de l'agenda de la Directrice et responsables de service, des déplacements, des réunions et réservation des salles
* Enregistrement et suivi du courrier et mails (transmission, compléments d'information)
* Transmission d'informations avec les secrétariats des communes membres
* Gestion comptable de la Direction et des Pôles la constituant : suivi de l'exécution du budget sous responsabilité de la Direction, saisie de bons de commande, engagements comptables dépenses/recettes suivi de devis et factures, édition de documents comptables (balances, grands livres), élaboration et transmission états financiers,
* Commande de fournitures administratives
* Participation au montage de dossiers de demande de subventions en lien avec les services (devis, notes, pièces justificatives et annexes) et établissement des états des dépenses réalisées, à justifier auprès des financeurs
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Organisation des séjours transfrontaliers annuels organisés dans le cadre de l'Espace Mont-Blanc
* Prise de notes, mise en forme tous types de courriers, rédaction de courriers, conventions, élaboration de tableaux
* Organisation du classement et l'archivage des dossiers, y compris l'organisation informatique et les fichiers sur le serveur commun
Organisation des commissions et suivi des décisions :
* Gestion et organisation de commissions : convocation, envoi des compte-rendu
* Mise en forme des projets de décisions du bureau exécutif et délibérations des conseils relevant de la DAT, et suivi interne
* Participation à des commissions, groupes de travail et réunions, prise de notes et rédaction de compte-rendu.
L'agent pourra en parallèle intervenir par intérim auprès du Directeur Général des Services.
Enfin, l'agent supplée l'assistante de gestion administrative de la Direction, notamment des services Aménagement/Planification/Urbanisme/Foncier au sein de la DAT en son absence. Un binôme de travail devra s'instaurer entre les deux agents
Gestion administrative :
* Gestion de l'agenda de la Directrice et responsables de service, des déplacements, des réunions et réservation des salles
* Enregistrement et suivi du courrier et mails (transmission, compléments d'information)
* Transmission d'informations avec les secrétariats des communes membres
* Gestion comptable de la Direction et des Pôles la constituant : suivi de l'exécution du budget sous responsabilité de la Direction, saisie de bons de commande, engagements comptables dépenses/recettes suivi de devis et factures, édition de documents comptables (balances, grands livres), élaboration et transmission états financiers,
* Commande de fournitures administratives
* Participation au montage de dossiers de demande de subventions en lien avec les services (devis, notes, pièces justificatives et annexes) et établissement des états des dépenses réalisées, à justifier auprès des financeurs
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Organisation des séjours transfrontaliers annuels organisés dans le cadre de l'Espace Mont-Blanc
* Prise de notes, mise en forme tous types de courriers, rédaction de courriers, conventions, élaboration de tableaux
* Organisation du classement et l'archivage des dossiers, y compris l'organisation informatique et les fichiers sur le serveur commun
Organisation des commissions et suivi des décisions :
* Gestion et organisation de commissions : convocation, envoi des compte-rendu
* Mise en forme des projets de décisions du bureau exécutif et délibérations des conseils relevant de la DAT, et suivi interne
* Participation à des commissions, groupes de travail et réunions, prise de notes et rédaction de compte-rendu.
Profils recherchés
* De formation Bac à Bac +2 avec une expérience en tant qu'assistante de gestion ou direction
* Bonne connaissance de l'environnement institutionnel, des circuits et procédures administratives, du contexte et des enjeux des collectivités territoriales
* Notions de comptabilité publique, marchés publics, droit administratif
* Capacités rédactionnelles, bonne expression orale
* Maîtrise des outils bureautiques
* Capacité d'adaptation
* Capacité de travail en équipe
* Relative autonomie dans l'organisation du travail
* Qualités de discrétion et confidentialité exigées
* Sens de l'alerte, relais d'informations avec le supérieur hiérarchique
Recrutement statutaire ou par voie contractuelle (CDD de droit public) / cadre d'emploi des adjoints administratifs
* Bonne connaissance de l'environnement institutionnel, des circuits et procédures administratives, du contexte et des enjeux des collectivités territoriales
* Notions de comptabilité publique, marchés publics, droit administratif
* Capacités rédactionnelles, bonne expression orale
* Maîtrise des outils bureautiques
* Capacité d'adaptation
* Capacité de travail en équipe
* Relative autonomie dans l'organisation du travail
* Qualités de discrétion et confidentialité exigées
* Sens de l'alerte, relais d'informations avec le supérieur hiérarchique
Recrutement statutaire ou par voie contractuelle (CDD de droit public) / cadre d'emploi des adjoints administratifs
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.