Agent administratif en charge des réceptions officielles
Offre n° O074250718001383
Publiée le 18/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 PLACE DU GENERAL DE GAULLE - CS 34103, Saint-Julien-en-Genevois (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
19/08/2025
Date limite de candidature
17/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable du Secrétariat Général, vous organiserez les divers événements, recueillerez les informations et traiterez les actions nécessaires au fonctionnement administratif de ce Service.
Missions / conditions d'exercice
Préparer des réceptions et réunions officielles :
• Planifier et suivre les besoins matériels et humains pour chaque réception.
• Etudier, au besoin, en lien avec les partenaires internes ou externes, les implantations des lieux de réunions et de réceptions officielles.
• Optimiser les coûts des réceptions.
• Servir les invités.
• Assurer le réassort des plats et des boissons pendant les événements.
• Gérer les stocks liés à son activité.
• Réceptionner/récupérer les commandes.
• Mettre en place les salles de réunion/de réception.
• Ranger les buffets et nettoyer le matériel à l’issue des réunions/réceptions.
Gérer les achats des fournitures de bureau et petits matériels :
• Recenser les besoins des Services pour la préparation budgétaire.
• Etablir une liste exhaustive des produits à commander.
• Etablir des bons de commandes.
• Assurer la bonne réception des produits et valider les factures.
Assurer le lien entre la Commune et les Comités de Quartiers et de Hameaux (CQH) :
• Elaborer ou suivre des demandes e-Atal voirie, bâtiment, espaces verts provenant des CQH.
• Faire le lien entre les Services Techniques et les CQH
• Participer à des réunions hebdomadaires, mensuelles : Copil Participation
• Gérer les bases de données CQH.
• Suivre le Budget « CQH »
• Diffuser des informations (Réunions Publiques ; incidents voiries/bâtiments ; travaux ; évènements, etc.).
• Planifier et suivre les besoins matériels et humains pour chaque réception.
• Etudier, au besoin, en lien avec les partenaires internes ou externes, les implantations des lieux de réunions et de réceptions officielles.
• Optimiser les coûts des réceptions.
• Servir les invités.
• Assurer le réassort des plats et des boissons pendant les événements.
• Gérer les stocks liés à son activité.
• Réceptionner/récupérer les commandes.
• Mettre en place les salles de réunion/de réception.
• Ranger les buffets et nettoyer le matériel à l’issue des réunions/réceptions.
Gérer les achats des fournitures de bureau et petits matériels :
• Recenser les besoins des Services pour la préparation budgétaire.
• Etablir une liste exhaustive des produits à commander.
• Etablir des bons de commandes.
• Assurer la bonne réception des produits et valider les factures.
Assurer le lien entre la Commune et les Comités de Quartiers et de Hameaux (CQH) :
• Elaborer ou suivre des demandes e-Atal voirie, bâtiment, espaces verts provenant des CQH.
• Faire le lien entre les Services Techniques et les CQH
• Participer à des réunions hebdomadaires, mensuelles : Copil Participation
• Gérer les bases de données CQH.
• Suivre le Budget « CQH »
• Diffuser des informations (Réunions Publiques ; incidents voiries/bâtiments ; travaux ; évènements, etc.).
Profils recherchés
• Règles élémentaires de bienséance et de courtoisie.
• Bonne présentation exigée.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels correspondants.
• Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction.
• Capacité à travailler en équipe.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Respect de la confidentialité des informations.
• Sens de la communication, aisance relationnelle.
• Respect des règles de sécurité et des règles d'hygiène.
• Très grande disponibilité (soirée ; jours fériés et week-end inclus).
• Permis B indispensable pour effectuer les déplacements sur la commune et alentours.
• Bonne présentation exigée.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels correspondants.
• Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction.
• Capacité à travailler en équipe.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Respect de la confidentialité des informations.
• Sens de la communication, aisance relationnelle.
• Respect des règles de sécurité et des règles d'hygiène.
• Très grande disponibilité (soirée ; jours fériés et week-end inclus).
• Permis B indispensable pour effectuer les déplacements sur la commune et alentours.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450355308
Informations complémentaires
Candidature (CV+LM) avant le 17 août 2025
Mail : recrutement@st-julien-en-genevois.fr
Courrier : Madame le Maire – 1 Place du Général de Gaulle
CS 34103 – 74164 Saint-Julien-en-Genevois
Mail : recrutement@st-julien-en-genevois.fr
Courrier : Madame le Maire – 1 Place du Général de Gaulle
CS 34103 – 74164 Saint-Julien-en-Genevois
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.