Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve) et Accueil
Offre n° O074250829001105
Publiée le 29/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
125 RUE DES PRES BOIS, Viry (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
28/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Le/la Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve) et Accueil joue un rôle central dans le bon fonctionnement de l’établissement. Il/elle assure l’accueil des résidents, familles, visiteurs et prestataires, tout en coordonnant les activités administratives et le suivi médical des résidents. Ce poste requiert une grande polyvalence, un sens de l’organisation et des compétences relationnelles afin de garantir un service de qualité, conforme aux réglementations en vigueur dans les établissements médico-sociaux.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
A. Accueil et communication
• Assurer le standard téléphonique : réception, tri et orientation des appels vers les services concernés (Direction, RH, paie, cadre de santé…).
• Accueillir physiquement les visiteurs, familles et prestataires externes, en fournissant informations et orientations adaptées.
• Gérer et suivre les demandes d’informations téléphoniques et par e-mail des familles (tarifs, procédures d’admission, inscriptions, réservation de repas).
• Chercher le courrier à la mairie et disposer les lettres recommandées de l’EHPAD
• Favoriser la coordination interne entre les différents services et intervenants de l’établissement.
B. Gestion administrative et affichage
• Suivre et mettre à jour tous les affichages de l’établissement : plannings d’animations, feuilles de transmission, informations sur les admissions et décès, notes d’information, comptes rendus de réunions.
• Gérer la correspondance administrative : préparation, diffusion et archivage des documents internes et externes, principalement depuis un bureau équipé d’un ordinateur.
• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents.
• Gérer les agendas et planifier les réunions internes et externes.
C. Gestion des rendez-vous et prestations externes
• Organiser les rendez-vous médicaux et paramédicaux pour les résidents en collaboration avec le personnel soignant.
• Planifier et suivre les prestations externes (pédicure, coiffure, kinésithérapie…).
• Informer régulièrement les familles des rendez-vous et prestations des résidents.
D. Facturation et suivi financier
• Suivre la facturation des repas des agents et visiteurs.
• Gérer les réservations et paiements des repas pour visiteurs.
E. Support en secrétariat médical
• Assister le personnel soignant dans l’édition, la mise à jour et l’archivage des comptes rendus médicaux des résidents.
• Participer à la planification et au suivi des rendez-vous médicaux des résidents (consultations, examens, suivis spécialisés).
• Informer les familles et les résidents des dates et horaires des rendez-vous.
• Commander le transport des résidents pour consultations ou examens externes.
• Coordonner avec les prestataires externes (laboratoires, spécialistes, kinésithérapeutes) pour assurer le bon déroulement des soins.
F. Missions complémentaires
• Préparer les tables pour les repas des résidents, unité autonomie de 10 résidents (mise en place des verres, couverts et serviettes) pour le service du midi et du soir.
• Participer à l’accueil des nouveaux résidents et à l’intégration administrative (création de dossiers, explication des procédures).
• Suivre les indicateurs administratifs et réaliser le reporting à la Direction (absences, rendez-vous, informations importantes).
• Contribuer à l’organisation d’événements internes (animations, réunions…).
• Mettre à jour les procédures et protocoles administratifs pour assurer conformité et efficience.
A. Accueil et communication
• Assurer le standard téléphonique : réception, tri et orientation des appels vers les services concernés (Direction, RH, paie, cadre de santé…).
• Accueillir physiquement les visiteurs, familles et prestataires externes, en fournissant informations et orientations adaptées.
• Gérer et suivre les demandes d’informations téléphoniques et par e-mail des familles (tarifs, procédures d’admission, inscriptions, réservation de repas).
• Chercher le courrier à la mairie et disposer les lettres recommandées de l’EHPAD
• Favoriser la coordination interne entre les différents services et intervenants de l’établissement.
B. Gestion administrative et affichage
• Suivre et mettre à jour tous les affichages de l’établissement : plannings d’animations, feuilles de transmission, informations sur les admissions et décès, notes d’information, comptes rendus de réunions.
• Gérer la correspondance administrative : préparation, diffusion et archivage des documents internes et externes, principalement depuis un bureau équipé d’un ordinateur.
• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents.
• Gérer les agendas et planifier les réunions internes et externes.
C. Gestion des rendez-vous et prestations externes
• Organiser les rendez-vous médicaux et paramédicaux pour les résidents en collaboration avec le personnel soignant.
• Planifier et suivre les prestations externes (pédicure, coiffure, kinésithérapie…).
• Informer régulièrement les familles des rendez-vous et prestations des résidents.
D. Facturation et suivi financier
• Suivre la facturation des repas des agents et visiteurs.
• Gérer les réservations et paiements des repas pour visiteurs.
E. Support en secrétariat médical
• Assister le personnel soignant dans l’édition, la mise à jour et l’archivage des comptes rendus médicaux des résidents.
• Participer à la planification et au suivi des rendez-vous médicaux des résidents (consultations, examens, suivis spécialisés).
• Informer les familles et les résidents des dates et horaires des rendez-vous.
• Commander le transport des résidents pour consultations ou examens externes.
• Coordonner avec les prestataires externes (laboratoires, spécialistes, kinésithérapeutes) pour assurer le bon déroulement des soins.
F. Missions complémentaires
• Préparer les tables pour les repas des résidents, unité autonomie de 10 résidents (mise en place des verres, couverts et serviettes) pour le service du midi et du soir.
• Participer à l’accueil des nouveaux résidents et à l’intégration administrative (création de dossiers, explication des procédures).
• Suivre les indicateurs administratifs et réaliser le reporting à la Direction (absences, rendez-vous, informations importantes).
• Contribuer à l’organisation d’événements internes (animations, réunions…).
• Mettre à jour les procédures et protocoles administratifs pour assurer conformité et efficience.
Profils recherchés
Compétences et qualités requises
A. Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook…) depuis un bureau équipé d’un ordinateur.
• Connaissance des procédures administratives en EHPAD ou structures médico-sociales.
• Capacité à gérer des dossiers administratifs et médicaux avec confidentialité.
B. Compétences relationnelles
• Excellente communication orale et écrite.
• Sens de l’écoute et de l’accueil.
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner plusieurs interlocuteurs.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
C. Qualités personnelles
• Organisation et rigueur.
• Polyvalence et adaptabilité.
• Sens des priorités et gestion du stress.
• Empathie et bienveillance envers les résidents et leurs familles.
4. Conditions du poste
• Temps plein : 35 heures par semaine, jours de travail : du lundi au vendredi.
• Horaires : 9h00 – 17h00, avec une pause déjeuner : 1 heure
• Lieu de travail : Bureau équipé d’un ordinateur
A. Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook…) depuis un bureau équipé d’un ordinateur.
• Connaissance des procédures administratives en EHPAD ou structures médico-sociales.
• Capacité à gérer des dossiers administratifs et médicaux avec confidentialité.
B. Compétences relationnelles
• Excellente communication orale et écrite.
• Sens de l’écoute et de l’accueil.
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner plusieurs interlocuteurs.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
C. Qualités personnelles
• Organisation et rigueur.
• Polyvalence et adaptabilité.
• Sens des priorités et gestion du stress.
• Empathie et bienveillance envers les résidents et leurs familles.
4. Conditions du poste
• Temps plein : 35 heures par semaine, jours de travail : du lundi au vendredi.
• Horaires : 9h00 – 17h00, avec une pause déjeuner : 1 heure
• Lieu de travail : Bureau équipé d’un ordinateur
Contact et modalités de candidature
Contact
0450047904
Informations complémentaires
Les candidatures doivent être adressées par courrier ou par e-mail à l’attention de la Direction de l’EHPAD Les Ombelles à Viry, en précisant la référence du poste : Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve) et Accueil.
Pièces à fournir :
Curriculum Vitae à jour
Lettre de motivation détaillant l’intérêt pour le poste et la capacité à assurer les missions décrites
Copies des diplômes et certificats professionnels pertinents.
Pièces à fournir :
Curriculum Vitae à jour
Lettre de motivation détaillant l’intérêt pour le poste et la capacité à assurer les missions décrites
Copies des diplômes et certificats professionnels pertinents.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.