Agent d'accueil et d'état civil
Offre n° O074251015001010
Publiée le 15/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune touristique située au bord du lac d'Annecy
Lieu de travail
284 RUE SAINT BERNARD, Menthon-Saint-Bernard (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
31/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Directeur Général et en lien direct avec le Maire, l’agent placé sur le poste de Responsable du Service Accueil et Population, coordonne et anime l’ensemble du service accueil.
L’agent a la responsabilité de l’accueil physique et téléphonique des administrés de la Commune et l’encadrement du service accueil-population. Il assure des missions d’Etat-Civil et de gestion des élections. A ce titre, il assure l’Instruction générale de l’état civil, du Code électoral et l’accueil du public, oriente et donne toutes les informations de premier niveau aux administrés.
Il prépare, suit et coordonne les dossiers administratifs de la commune. Il s’assure du suivi des actes administratifs et des liaisons avec la population.
L’agent a la responsabilité de l’accueil physique et téléphonique des administrés de la Commune et l’encadrement du service accueil-population. Il assure des missions d’Etat-Civil et de gestion des élections. A ce titre, il assure l’Instruction générale de l’état civil, du Code électoral et l’accueil du public, oriente et donne toutes les informations de premier niveau aux administrés.
Il prépare, suit et coordonne les dossiers administratifs de la commune. Il s’assure du suivi des actes administratifs et des liaisons avec la population.
Missions / conditions d'exercice
Accueil général :
Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements Standard téléphonique de la mairie
Gestion de l’accueil physique :
renseignement et information de premier niveau sur les différents services municipaux, (remise de formulaires de demande d’aides avec notice et pièces à fournir pour tous les services, orientation vers d’autres services, formalités administratives).
Officier d'état civil :
-Instruction et délivrance des actes d'état civil (naissance, mariage, décès, etc.), des livrets de famille.
-Tenue administrative des registres.
-Transmission régulière des données par voie dématérialisée au service de l’INSEE.
- Transmission de l'information aux services
- Gestion des dossiers des cartes d'identité et des passeports
- Gestion des archives
Elections :
Organisation des opérations électorales :
-constitution des bureaux de vote (planning de présence des présidents, assesseurs, délégués)
-préparation des documents nécessaires au scrutin (circulaires, propagande électorale, cartes électorales, procurations,) et agencement matériel des lieux de vote avec les services techniques -supervise le déroulement et l’achèvement des opérations électorales.
Gestion de la liste électorale :
Alimenter le Répertoire Electoral Unique (REU), inscription, radiation, changements d’adresse sur la liste, gérer et assurer la révision de la liste électorale, suivi de la commission de contrôle, transmettre les données par voie dématérialisée au service de l’INSEE, émission des cartes électorales, à terme refonte du découpage territorial des bureaux de vote
Réglementation :
Instruction de demandes, information aux usager pour les cartes d’identité, passeports biométriques, instructions pour les PACS, changement de prénom et erreur matérielle, recensement du service national, service des étrangers (attestation d’accueil), inscriptions scolaires (mise à jour base élèves, transmission aux directeurs d’école, attestations scolaires), piscine (attestation famille nombreuse), licence débit de boissons, réception des dossiers des manifestations sportives, réception des demandes de logements sociaux.
Affaires funéraires :
Gestion administrative des concessions, contrôle et délivrance des diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières comprenant la mise à jour permanente du fichier des cimetières.
Gestion de la location de salles municipales (suppléant régie de recette, tenue du planning, remise des clés) :
Cérémonies et apéritifs en mairie (commandes, organisations assistance élus), participation à la gestion et au suivi de festivités locales.
Gestion du courrier Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivée de l'ensemble des services de la mairie, transmission aux services, envoi du courrier, gestion du courrier et des courriels, fax et de la machine à affranchir, diffusion de l'information en général
Gestion des fournitures,
Commande des fournitures administratives et gestion des stocks.
Gestion des sinistres d’assurances :
qualification du sinistre, enregistrement des demandes, constat amiable, consultation des services techniques pour les devis et circonstances, suivi des expertises en lien avec l’assureur de la collectivité)
Communication :
Alimenter et mettre à jour les informations municipales sur les panneaux électroniques. Participer à l’actualisation des pages internet de la ville (Facebook et site internet municipal) et le cas échéant au comité de rédaction du bulletin municipal.
Gestion du tableau d'affichage " petites annonces " emploi et logement Gestion de l'affichage (accueil de la mairie et sous la mairie)
Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements Standard téléphonique de la mairie
Gestion de l’accueil physique :
renseignement et information de premier niveau sur les différents services municipaux, (remise de formulaires de demande d’aides avec notice et pièces à fournir pour tous les services, orientation vers d’autres services, formalités administratives).
Officier d'état civil :
-Instruction et délivrance des actes d'état civil (naissance, mariage, décès, etc.), des livrets de famille.
-Tenue administrative des registres.
-Transmission régulière des données par voie dématérialisée au service de l’INSEE.
- Transmission de l'information aux services
- Gestion des dossiers des cartes d'identité et des passeports
- Gestion des archives
Elections :
Organisation des opérations électorales :
-constitution des bureaux de vote (planning de présence des présidents, assesseurs, délégués)
-préparation des documents nécessaires au scrutin (circulaires, propagande électorale, cartes électorales, procurations,) et agencement matériel des lieux de vote avec les services techniques -supervise le déroulement et l’achèvement des opérations électorales.
Gestion de la liste électorale :
Alimenter le Répertoire Electoral Unique (REU), inscription, radiation, changements d’adresse sur la liste, gérer et assurer la révision de la liste électorale, suivi de la commission de contrôle, transmettre les données par voie dématérialisée au service de l’INSEE, émission des cartes électorales, à terme refonte du découpage territorial des bureaux de vote
Réglementation :
Instruction de demandes, information aux usager pour les cartes d’identité, passeports biométriques, instructions pour les PACS, changement de prénom et erreur matérielle, recensement du service national, service des étrangers (attestation d’accueil), inscriptions scolaires (mise à jour base élèves, transmission aux directeurs d’école, attestations scolaires), piscine (attestation famille nombreuse), licence débit de boissons, réception des dossiers des manifestations sportives, réception des demandes de logements sociaux.
Affaires funéraires :
Gestion administrative des concessions, contrôle et délivrance des diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières comprenant la mise à jour permanente du fichier des cimetières.
Gestion de la location de salles municipales (suppléant régie de recette, tenue du planning, remise des clés) :
Cérémonies et apéritifs en mairie (commandes, organisations assistance élus), participation à la gestion et au suivi de festivités locales.
Gestion du courrier Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivée de l'ensemble des services de la mairie, transmission aux services, envoi du courrier, gestion du courrier et des courriels, fax et de la machine à affranchir, diffusion de l'information en général
Gestion des fournitures,
Commande des fournitures administratives et gestion des stocks.
Gestion des sinistres d’assurances :
qualification du sinistre, enregistrement des demandes, constat amiable, consultation des services techniques pour les devis et circonstances, suivi des expertises en lien avec l’assureur de la collectivité)
Communication :
Alimenter et mettre à jour les informations municipales sur les panneaux électroniques. Participer à l’actualisation des pages internet de la ville (Facebook et site internet municipal) et le cas échéant au comité de rédaction du bulletin municipal.
Gestion du tableau d'affichage " petites annonces " emploi et logement Gestion de l'affichage (accueil de la mairie et sous la mairie)
Profils recherchés
Savoir-faire
• Accueil - standard – information et communication :
- Accueillir le public avec amabilité,
- Renseigner en s’exprimant clairement, reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress
- Qualités rédactionnelles et de synthèse
- Utilisation des outils de communication (internet, réseaux sociaux, etc…)
Elections – Etat civil :
-Appliquer les dispositions du code électoral et des circulaires, le code civil,
-Analyse, organisation et planification.
-Maîtrise des outils informatiques, de logiciels métiers (état-civil, élections, citoyen, cimetière), internet.
-Mettre à jour ses connaissances, rechercher les informations
Savoir-être
-Rigueur, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité.
-Sens aigu du service public.
-Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d’activité liés à la clôture des listes électorales, à la préparation des scrutins électoraux, recensement de la population ou diverses manifestations).
-Qualité relationnelle et capacités à travailler en équipe.
• Accueil - standard – information et communication :
- Accueillir le public avec amabilité,
- Renseigner en s’exprimant clairement, reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress
- Qualités rédactionnelles et de synthèse
- Utilisation des outils de communication (internet, réseaux sociaux, etc…)
Elections – Etat civil :
-Appliquer les dispositions du code électoral et des circulaires, le code civil,
-Analyse, organisation et planification.
-Maîtrise des outils informatiques, de logiciels métiers (état-civil, élections, citoyen, cimetière), internet.
-Mettre à jour ses connaissances, rechercher les informations
Savoir-être
-Rigueur, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité.
-Sens aigu du service public.
-Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d’activité liés à la clôture des listes électorales, à la préparation des scrutins électoraux, recensement de la population ou diverses manifestations).
-Qualité relationnelle et capacités à travailler en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450601288
Informations complémentaires
Candidature uniquement en ligne
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.