Placée sous l’autorité de la direction et en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe, la personne recrutée assurera le bon fonctionnement administratif et logistique de l’association.

À ce titre, elle sera notamment chargée de :

• Secrétariat général et gestion administrative
o Accueil téléphonique et physique
o Gestion du courrier entrant et sortant et de la messagerie
o Rédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, mails)
o Suivi et diffusion de l’information en interne
o Classement, archivage et gestion administrative courante
o Travail en étroite collaboration avec la comptable/assistance administrative et RH
o Gestion de l’agenda de la directrice et du Président

• Organisation des formations
o Gestion logistique des sessions (réservation de salles, traiteurs, matériel)
o Envoi des convocations et suivi des inscriptions
o Gestion des dossiers de financement via la plateforme EDOF (DIFE)

• Suivi des instances et événements
o Organisation des réunions (convocations, préparation des dossiers, logistique)
o Appui à l’organisation des événements (congrès, forum, rencontres)
o Gestion des invitations, inscriptions et relances

• Gestion des bases de données
o Mise à jour et fiabilisation des informations des collectivités et des élus

• Coordination de projets administratifs
o Participation à l’élaboration et à la diffusion de l’agenda annuel
o Suivi des inscriptions annuelles et des candidatures pour le label Villes et Villages Fleuris
o Suivi des relations avec les prestataires

• Participation à la vie de l’association
o Contribution aux projets transversaux
o Participation aux événements et réunions internes