Les missions de l’assistant administratif seront les suivantes :

ACCUEIL DU PUBLIC
- Assurer l’accueil général du public : accueil physique, téléphonique, diffusion et/ou traitement des courriels
- Enregistrer le courrier arrivé/départ

ETAT CIVIL/POPULATION
- Contrôler le droit à l’acte des mandants et délivrer les copies d’actes d’état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…) aux intéressés, notaires, mairies….
- Rassembler les pièces, rédiger les actes, assurer la diffusion des informations des dossiers liés aux reconnaissances, naissances, mariages, décès, PACS, demandes de changement de prénom, baptêmes civils (INSEE, mentions marginales, …)
- Etablir les démarches liées aux demandes de recensement des jeunes
- Etablir les extraits ou copies d’actes demandés par les usagers et les officiers publics
- Rédiger les mentions marginales et courriers liés à l’activité
- Renseigner et orienter le public vers les structures habilitées à établir les dossiers, remettre les formulaires obligatoires
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès…)
- Tenir à jour les registres d’état civil
- Annuellement, transmettre le registre et pièces annexes au Procureur de la République
- Etablir et transmettre les tables annuelles et tables décennales
- Recevoir et traiter les demandes d’attestations d’hébergement
- Assurer et mettre en œuvre les démarches de recensement de la population, assurer l’encadrement des agents recenseurs

CIMETIERE
- Renseigner les administrés et les familles, les opérateurs funéraires
- Rédiger et diffuser les titres de concessions nouvelles
- Suivre le calendrier de renouvellement des concessions, établir et diffuser les titres correspondants
- Etablir et suivre les procédures de reprise, abandons, … de concessions
- Tenir et mettre à jour le plan du cimetière et les fiches d’emplacements sur le logiciel métier
- Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions
ELECTIONS :
- Assurer le suivi et la mise à jour de la liste électorale : recevoir les demandes d’inscription, mener les procédures de radiation
- Enregistrer les demandes sur le logiciel, transmettre à l’INSEE, surveiller les notifications de l’INSEE
- Préparer et diffuser les convocations aux membres de la commission
- Préparer et suivre les réunions de la commission
- Etablir et diffuser les tableaux de mise à jour
- Editer et transmettre les cartes électorales
- Préparer et accompagner le déroulement des scrutins (en collaboration avec la directrice générale)
- Prévoir l’organisation logistique des bureaux de vote (en collaboration avec la directrice générale)
- Assister les élus et la direction des services lors des opérations électorales, notamment lors de l’ouverture des bureaux, des opérations de dépouillement, de la rédaction des PV, de la transmission des résultats

AFFAIRES SOCIALES / CCAS
- Réception et orientation du public (logements, demandes d’aides)
- Service enregistreur des demandes de logement social
- Préparation et suivi des réunions
- Préparation et suivi des manifestations à destination des ainés (courrier, inscriptions)

MISSIONS PONCTUELLES
- Renfort auprès du service administratif su des tâches de secrétariat
- Assistance aux élus lors de célébrations de mariages