En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), vos principales missions seront :
1. Accueil et secrétariat général
• Accueil physique du public, des élus et des partenaires.
• Accueil téléphonique et orientation des demandes.
• Gestion de la boîte mail générale du syndicat.
• Classement et archivage des documents administratifs.
• Élaboration, mise à jour et affichage mensuel du planning de permanence des agents pour le standard téléphonique et la gestion du courrier.
• Élaboration et mise à jour annuelle du planning de télétravail des agents.
• Tenue et mise à jour des fichiers de coordonnées des agents et des élus, dans le respect des règles relatives à la protection des données personnelles.
• Gestion des clés, badges et accès aux locaux : suivi, commande selon les besoins, remise et récupération notamment lors de l'arrivée ou du départ des agents, et tenue des documents de remise correspondants.



2. Courrier
• Réception, enregistrement et distribution du courrier entrant.
• Préparation et envoi du courrier sortant relevant du secrétariat.
• Suivi des envois postaux.
• Préparation et gestion des envois de colis relevant du secrétariat, notamment via le compte professionnel Colissimo.
• Gestion des consommables nécessaires à l'affranchissement et commande selon les besoins.
3. Suivi administratif des commandes et décisions
• Préparation des bons de commande à la demande des agents, pour les fournitures, prestations et autres besoins des services, selon les procédures internes.
• Suivi administratif des devis transmis par les agents : préparation du circuit de signature et transmission au Président pour signature.
• Suivi administratif des commandes et transmission des documents signés aux agents concernés.
• Préparation, mise en forme, archivage et diffusion des décisions du Président.
• Suivi administratif des actes : transmission des décisions en préfecture et transmission aux agents concernés des devis et pièces signés.
4. Soutien administratif au service GEMAPI
• Réalisation de publipostages et préparation des envois en nombre.
• Appui administratif au service GEMAPI.
• Suivi administratif des dossiers de subvention, en lien avec les services opérationnels et la comptabilité : création des pochettes, classement des courriers de demande de subvention, délibérations, accusés de réception et décisions d'attribution.
• Traitement des courriers et conventions foncières préalables à l'exécution des travaux.
• Préparation et envoi des courriers relatifs à l'organisation de réunions d'information.
• Réservation des salles pour les réunions.
• Gestion des commandes spécifiques d'outillage et de vêtements de travail selon les besoins des agents: recherche des fournisseurs et références, demandes de devis ou transmission des éléments à la comptabilité pour création du bon de commande et suivi de la commande.
5. Assistance aux services et organisation des réunions
• Apporter un appui administratif aux agents et aux services en fonction des besoins.
• Apporter un appui logistique lors des évenements du SIAC (conference des maires, inaugurations…), notamment le save the date, la convocation et le suivi des retours).
• Réalisation de publipostages et préparation des envois en nombre.
• Mise en forme de documents administratifs.
• Appui à l'organisation administrative et matérielle des réunions relevant du secrétariat : réservation des salles, organisation des repas, collations ou pots, réservation de restaurants ou d'hébergements selon les besoins.
• À la demande de l'agent en charge des assemblées, appui ponctuel à certaines tâches administratives liées aux assemblées, notamment la constitution des registres des délibérations et la préparation des bordereaux d'envoi pour transmission à la signature des pièces liées aux délibérations (conventions, avenants et autres documents associés).
• Appui administratif ponctuel nécessaire au bon fonctionnement des services.


6. Gestion administrative courante, fournitures et équipements
• Suivi des stocks de fournitures administratives et consommables, recensement des besoins et réalisation des commandes auprès du prestataire titulaire du marché.
• Suivi courant des photocopieurs et imprimantes : contact avec les prestataires en cas de panne, dysfonctionnement ou besoin d'intervention.
• Gestion et commande des consommables nécessaires aux équipements relevant du secrétariat.
• Suivi des affichages du Syndicat (décisions, délibérations) transmis par les agents.
• Gestion de la signature des pièces relatives aux délibérations et de leur affichage.
• Signalement et suivi auprès du prestataire chargé du ménage en cas de problème constaté dans les locaux.
• Gestion et suivi des demandes d'intervention liées aux locaux : prise de contact avec les prestataires ou le propriétaire en cas de dysfonctionnement ou de besoin (plomberie, équipements, petites réparations, etc.) et suivi de l'intervention.
• Réalisation des tâches administratives diverses nécessaires au bon fonctionnement du syndicat.

7. Gestion administrative des véhicules
• Suivi administratif du parc automobile.
• Organisation des rendez-vous : garage, entretien, réparations, pneumatiques.
• Planification et suivi des contrôles techniques.
• Suivi des documents obligatoires des véhicules.
• Accompagnement des véhicules aux différents rendez-vous : contrôle technique, garage, réparations, pneumatiques.
• Élaboration, mise à jour et suivi semestriel du planning de nettoyage des véhicules.
• Suivi du stock de jetons/pièces nécessaires au lavage des véhicules et commande auprès du prestataire lorsque nécessaire.

8. Divers
• Réalisation des petites courses nécessaires au fonctionnement du SIAC.
• Organisation et achats nécessaires aux pots organisés à l'occasion des Comités syndicaux et autres événements de la structure selon les besoins.
• Gestion du registre des extincteurs.
• Suivi des boîtes à pharmacie et vérification régulière de leur contenu.

9. Conditions d'exercice
• Poste à mi-temps avec une présence sur site les matins du lundi au vendredi.