Cette annonce est réservée exclusivement aux fonctionnaires titulaires.

Le 18ème arrondissement comprend 192 468 habitant-e-s. La Mairie est dotée d'un budget de 14,9M€, finançant le fonctionnement de 258 équipements de proximité (scolaires, sportifs, jeunesse, culturels, maison des associations, espaces verts).
Vous travaillerez dans un bâtiment construit au 19ème siècle disposant d'une salle de repos entièrement équipée.

La MA18 initie plusieurs projets de nature à moderniser ses services, favoriser la participation des agent-e-s et assurer un suivi de la qualité de son activité grâce à la démarche Vous Simplifier Paris.

Contexte hiérarchique : Placé-e sous l'autorité du chef de service

Encadrement : Oui (11 agent-e-s)

Attributions :
Le service Enfance-élections est composé de 13 agent-e-s titulaires dont 1 chef et 1 adjoint. Il est chargé de l'accueil et de l'information du public sur les démarches d'inscription électorale, scolaire, en crèche et du recensement citoyen pour les jeunes de 16 ans. Il gère la liste électorale, organise les scrutins politiques ainsi que les commissions d'attribution des places en crèche et de dérogations scolaires. Les agent-e-s accompagnent également les usager-ère-s dans les démarches administratives en ligne.

Il existe au sein du service un relais information familles (R.I.F). Il s'agit d'un lieu ressource d'information et d'orientation pour les familles de l'arrondissement. Il accueille et informe les familles sur toutes les questions relatives à la famille et à la parentalité (petite enfance, loisirs, santé, soutien à la parentalité...). Il oriente et renseigne sur les activités existantes dans l'arrondissement. Le R.I.F est doté d'un espace de documentation, accueille des permanences individuelles, organise des réunions d'informations publiques et participe ou coordonne des évènements en mairie ou " hors les murs ".

Dans leur mission d'accueil, les agent-e-s assurent également l'accueil physique, téléphonique et numérique du public en veillant à appliquer les 4 règles d'or de la relation usager pour Vous Simplifier Paris.

En tant qu'adjoint-e au chef du service, vous participez au pilotage et à la coordination l'activité du service sur l'ensemble des domaines de compétences. Plus particulièrement, vous participez à la préparation, l'animation et la gestion des différentes commissions (attributions crèches et dérogations scolaires).
Vous êtes également en charge de l'organisation des différents scrutins politiques sur l'arrondissement.
En qualité d'adjoint-e, vous assurez en lien avec le chef de service, la gestion RH de l'équipe (congés, formation, organisation du service...).
L'adjoint-e au chef de service est également le-la référent-e du R.I.F. Sous la responsabilité du chef de service, vous êtes en charge du suivi de l'activité du R.I.F et notamment l'organisation des différentes permanences et réunions publiques.
Vous êtes force de proposition pour le développement des services aux familles en mairie et hors les murs. (développement de partenariats, mise en place de nouveaux outils...).

Activités principales :
Dans le cadre des démarches proposées par le service enfance/élections :

- Coordination de l'activité du service sur les démarches d'inscriptions (crèches, écoles, élections et recensement citoyen).
- Préparation, gestion et animation des commissions (attributions crèches et dérogations à la carte scolaire).
- Pilotage de l'organisation des scrutins politiques et des tirages au sort des jurés d'assises
- Traitement des mails et courriers (via SOLEN).
- Participation à l'évolution des procédures internes et suivi de la base documentaire du service
- Gestion RH du service (planning, formation, accompagnement individuel...)

Un renfort ponctuel peut être demandé pour aider un autre service en cas de pic d'activité ou d'opération ponctuelle (budget participatif, plan canicule, recensement de la population...).

Dans le cadre de l'activité de référent-e du relais informations familles :

- Organisation et suivi de l'activité du R.I.F (permanences, réunion publiques...).
- Participation au développement de l'activité du R.I.F notamment " hors les murs " (développement partenarial, mise en place de nouveaux outils, de nouvelles permanences...).
- Rédaction de courriers à destination des usager-ère-s ou de documents à usage interne.

Permanences par roulement le jeudi jusqu'à 19h40.
Vous percevrez la NBI au titre des fonctions d'accueil

Conditions particulières : En période de clôture des inscriptions sur la liste électorale et en période de scrutin présence en mairie les samedis ou soirées et présence requise les dimanches de scrutins

Qualités requises
N° 1 : Sens du service public et bon relationnel
N° 2 : Goût du travail en équipe
N° 3 : Autonomie et dynamisme
N° 4 : Discrétion
N° 5 : Rigueur et organisation

Connaissances professionnelles
N° 1 : Technique d'accueil et de communication
N° 2 : Connaissances en bureautique (word, excel, outlook) et navigation sur Internet.
N° 3 : Connaissance des principes fondamentaux du service public
N° 4 : Maitrise des logiciels métiers (SIPE, GIPSE, SIEL) appréciée
N° 5 : Expérience en encadrement requise

Savoir-faire
N° 1 : Accueillir, informer et orienter le public
N° 2 : Savoir définir des priorités
N° 3 : Rédiger des documents administratifs
N° 4 : Gérer des situations conflictuelles