Coordinateur administratif et financier (h/f)
Offre n° O075240409001074
Publiée le 09/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Syndicat intercommunal funéraire de la région parisienne
173-175, rue de Bercy CS 10205
75588 PARIS CEDEX 12
173-175, rue de Bercy CS 10205
75588 PARIS CEDEX 12
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PARIS CEDEX 12
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
08/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le SIFUREP est un syndicat intercommunal chargé de proposer à ses villes adhérentes un service public funéraire de qualité à prix maitrisé. Le SIFUREP travaille principalement avec les outils de la commande publique : les marchés publics et les délégations de service public.
Composée de 8 membres, l’équipe est constituée d’un directeur général, d’un directeur funéraire, d’un service funéraire, d’un service juridique et d’un service financier. Cette équipe œuvre au service des communes et des familles de toute l’ile de France. Elle propose un service extérieur des pompes funèbres de qualité mais également l’accès à 5 crématoriums et 2 chambres funéraires aux prix négociés avec les délégataires.
Composée de 8 membres, l’équipe est constituée d’un directeur général, d’un directeur funéraire, d’un service funéraire, d’un service juridique et d’un service financier. Cette équipe œuvre au service des communes et des familles de toute l’ile de France. Elle propose un service extérieur des pompes funèbres de qualité mais également l’accès à 5 crématoriums et 2 chambres funéraires aux prix négociés avec les délégataires.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique du directeur funéraire et dans le cadre d’une relation fonctionnelle avec les services du syndicat, le coordinateur administratif et financier H/F apporte son soutien administratif, logistique et comptable aux services du SIFUREP.
Véritable « couteau suisse », il devra être capable de gérer un plan de charge à entrées multiples avec des périodes de pics d’activité à travers les missions suivantes:
Assurer des missions finances et comptabilité, sous l’autorité fonctionnelle du Responsable Finances:
Assister le responsable Finances sur des missions comptables ou financières : aide à l’élaboration du budget, suivi des gestionnaires, organisation de points de suivi, mandatement de factures, émission de titres de recettes, préparation et suivi des audits...
Assurer la gestion des devis, bons de commande et suivi facture / service fait pour le directeur funéraire
Assurer une aide ponctuelle aux gestionnaires pour leurs devis, bons de commandes et factures
Participer à la vie et au développement du Syndicat sous l’autorité fonctionnelle des responsables de services
Assurer la relation adhérents/ élus/ partenaires : accueil physique, numérique et téléphonique du syndicat, qualification des demandes et prise en charge des sollicitations, saisie dans le CRM (ou autre), transfert aux responsables de traitement et suivi du traitement des demandes
Apporter les réponses aux saisines de niveau 1 (sans besoin d’expertise juridique, financière ou funéraire)
Réaliser des requêtes GRAPP pour les services
Organiser, mener et assurer le suivi des campagnes téléphoniques et courriels
Créer et assurer le suivi des centres d’intérêt et des évènements dans le CRM GRAPP/ EXTRANET
Assurer la publication de contenus sur l EXTRANET, l’INTRANET et le site INTERNET
Contribuer à la mise en place et à l’animation de la veille du syndicat
Accompagner l’équipe, si besoin, en rdv extérieurs
Être responsable de l’organisation administrative et logistique du syndicat
Organiser les évènements et les instances : réservation de salle, commande de repas, présence de la DSI, mise sous pli, goodies...
Assurer la rédaction / la mise en forme : d’invitations, convocations, notes, présentations, procédures, compte-rendus, études, courriers/ courriels, délibérations..
Assurer le suivi et le traitement du courrier entrant/ sortant
Assurer et organise les mises sous pli avec les services
Assurer la classement et l’archivage du système documentaire numérique et papier
Gérer le recueil de besoins, la commande et le stockage du matériel
Gérer le/ les véhicules en pool du syndicat (assurance, entretien, réservations..)
Référent pour les OUTILS BUREAUTIQUE, MAILEVA, OODRIVE, CISCO, TEAMS (ou équivalents)
Référent CRM GRAPP (garant(e) de la qualité des données)
Créer, actualiser et assurer le suivi des outils collaboratifs (plannings, procédures, plans de charge, matrice fonctionnelle..)
Piloter les démarches Qualité et Qualiopi en collaboration avec le directeur funéraire (2025- 2026)
Véritable « couteau suisse », il devra être capable de gérer un plan de charge à entrées multiples avec des périodes de pics d’activité à travers les missions suivantes:
Assurer des missions finances et comptabilité, sous l’autorité fonctionnelle du Responsable Finances:
Assister le responsable Finances sur des missions comptables ou financières : aide à l’élaboration du budget, suivi des gestionnaires, organisation de points de suivi, mandatement de factures, émission de titres de recettes, préparation et suivi des audits...
Assurer la gestion des devis, bons de commande et suivi facture / service fait pour le directeur funéraire
Assurer une aide ponctuelle aux gestionnaires pour leurs devis, bons de commandes et factures
Participer à la vie et au développement du Syndicat sous l’autorité fonctionnelle des responsables de services
Assurer la relation adhérents/ élus/ partenaires : accueil physique, numérique et téléphonique du syndicat, qualification des demandes et prise en charge des sollicitations, saisie dans le CRM (ou autre), transfert aux responsables de traitement et suivi du traitement des demandes
Apporter les réponses aux saisines de niveau 1 (sans besoin d’expertise juridique, financière ou funéraire)
Réaliser des requêtes GRAPP pour les services
Organiser, mener et assurer le suivi des campagnes téléphoniques et courriels
Créer et assurer le suivi des centres d’intérêt et des évènements dans le CRM GRAPP/ EXTRANET
Assurer la publication de contenus sur l EXTRANET, l’INTRANET et le site INTERNET
Contribuer à la mise en place et à l’animation de la veille du syndicat
Accompagner l’équipe, si besoin, en rdv extérieurs
Être responsable de l’organisation administrative et logistique du syndicat
Organiser les évènements et les instances : réservation de salle, commande de repas, présence de la DSI, mise sous pli, goodies...
Assurer la rédaction / la mise en forme : d’invitations, convocations, notes, présentations, procédures, compte-rendus, études, courriers/ courriels, délibérations..
Assurer le suivi et le traitement du courrier entrant/ sortant
Assurer et organise les mises sous pli avec les services
Assurer la classement et l’archivage du système documentaire numérique et papier
Gérer le recueil de besoins, la commande et le stockage du matériel
Gérer le/ les véhicules en pool du syndicat (assurance, entretien, réservations..)
Référent pour les OUTILS BUREAUTIQUE, MAILEVA, OODRIVE, CISCO, TEAMS (ou équivalents)
Référent CRM GRAPP (garant(e) de la qualité des données)
Créer, actualiser et assurer le suivi des outils collaboratifs (plannings, procédures, plans de charge, matrice fonctionnelle..)
Piloter les démarches Qualité et Qualiopi en collaboration avec le directeur funéraire (2025- 2026)
Profils recherchés
Excellente expression orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques
Gestion des priorités et des délais
Esprit de synthèse et d’analyse
Capacité d’apprentissage forte et curiosité
Rigueur, autonomie, sens de l’organisation +++
Excellente adaptabilité organisationnelle et relationnelle
Sens de l’observation et force de proposition
Gestion des émotions et du stress
Sens des relations humaines et bonne humeur
Connaissances de l’environnement territorial
Connaissances funéraires
Connaissances comptables et financières
Connaissances des marchés publics et des DSP
Connaissances Qualité (label Marianne, certification ISO) / certification QUALIOPI
Accompagnement interne ++ et formations garantis avec une montée à bord soignée
Poste ouvert aux agents de la fonction publique de catégorie B et aux contractuels
Prise du poste : dès que possible
Temps plein
Fourchette salariale (à définir selon profil) + Prime de fin d’année
Localisation : au cœur de Paris, métro Gare de Lyon
Télétravail possible 10 jours/mois
RTT, Compte-Epargne Temps
Participation mutuelle et prévoyance
Restauration collective/titres restaurant d’une valeur de 11€97 avec 60% pris en charge par l’employeur
Avantages sur les prestations sociales, culturelles et familiales
Association sportive et culturelle
Espaces de travail accueillants
Maîtrise des outils bureautiques
Gestion des priorités et des délais
Esprit de synthèse et d’analyse
Capacité d’apprentissage forte et curiosité
Rigueur, autonomie, sens de l’organisation +++
Excellente adaptabilité organisationnelle et relationnelle
Sens de l’observation et force de proposition
Gestion des émotions et du stress
Sens des relations humaines et bonne humeur
Connaissances de l’environnement territorial
Connaissances funéraires
Connaissances comptables et financières
Connaissances des marchés publics et des DSP
Connaissances Qualité (label Marianne, certification ISO) / certification QUALIOPI
Accompagnement interne ++ et formations garantis avec une montée à bord soignée
Poste ouvert aux agents de la fonction publique de catégorie B et aux contractuels
Prise du poste : dès que possible
Temps plein
Fourchette salariale (à définir selon profil) + Prime de fin d’année
Localisation : au cœur de Paris, métro Gare de Lyon
Télétravail possible 10 jours/mois
RTT, Compte-Epargne Temps
Participation mutuelle et prévoyance
Restauration collective/titres restaurant d’une valeur de 11€97 avec 60% pris en charge par l’employeur
Avantages sur les prestations sociales, culturelles et familiales
Association sportive et culturelle
Espaces de travail accueillants
Contact
Contact
0144743200
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
173-175, rue de Bercy CS 10205
75588 PARIS CEDEX 12
Monsieur le Président
173-175, rue de Bercy CS 10205
75588 PARIS CEDEX 12
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.