Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants de l’ESPCI et de l’Institut Curie depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.


Activités principales


Gestion administrative de la scolarité des doctorants :

Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat
Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI
Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies
Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)
Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants
Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI
Elaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE)
Mettre à jour les documents de référence à destination des doctorants


Organisation des soutenances de doctorat et HDR:

Préparer et organiser les soutenances
Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes

Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs
Editer et envoyer les diplômes


Accueil et recrutement des doctorants

Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales
Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI et le welcome desk de PSL.
Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats
Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l’internationale avec les partenaires étrangers
Assurer le suivi des missions doctorales d’enseignement et des conventions de reversement associées.
Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants
Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat


Convention de séjour de recherche :

Mettre en place les conventions de séjour de recherche (CSR) des doctorants et post doctorants éligibles à ce dispositif, le cas échéant en lien avec le FSD.
Coordonner les informations concernant le financement des CSR en lien avec la DAR et le laboratoire d’accueil ainsi que le paiement des bourses en lien avec le service comptabilité.


Animation et réseau :

Représenter l’ESPCI au sein du groupe expert métier dédié à la scolarité des doctorants et piloté à l’échelle de PSL.
Participer aux réunions mensuelles ADUM et s’investir dans des groupes de travail tel que la dématérialisation de la soutenance.

Autres activités :

Si l’activité le permet (période février-juillet) : travailler en renfort du pôle contrat de recherche et du pôle Europe pour réaliser des missions telles que du titrage ou du reporting.