Assistant administratif de scolarité (h/f)
Offre n° O075250502001025
Publiée le 02/05/2025
Synthèse de l'offre
L'École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d'ingénieurs française au classement de Shangai.
Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d'excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.
Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l'enseignemen
Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d'excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.
Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l'enseignemen
Site web de l'employeur
Lieu de travail
10 rue de Vauquelin, Paris
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
01/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
L’assistant.e administratif.ve gestionnaire du master Ingénierie de la Santé est placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Etudes. Elle/il fait partie de l’équipe de coordination scolarité à la Direction des Etudes.
Missions / conditions d'exercice
Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL). Elle/il interagira fréquemment avec le/la directeur.trice de la mention ingénierie de la santé et avec les responsables des parcours du master.
o Gestion administrative et logistique à l’enseignement du master
- Accueil des enseignants vacataire et titulaire (création de compte, badge)
- Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants et vacataires
- Traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, validation des vacations)
- Traitement des dépenses de fonctionnement (réception des factures, suivi du bilan)
- Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps)
o Gestion administrative et logistique à la scolarité des étudiants du master.
- Gestion des candidatures et échanges d’information auprès des candidats
- Gestion des inscriptions et suivi des bourses d’études (Eiffel, Erasmus, PG, …)
- Assistance administrative pour les étudiants étrangers
- Saisie et gestion des procès-verbaux, bulletins de notes, attestations de scolarité, diplômes
- Traitement des demandes administratives (réception et rédaction des documents administratifs)
- Tri, classement, scan et archivage des documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, conventions d’échange …)
- Gestion du suivi d’insertion professionnel des étudiants
o Gestion administrative et logistique de la coordination du master
- Préparation et saisie des compte-rendu de réunions/conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement)
- Préparation et organisation des évènements (rentrée, hackaton, remise des diplômes, …)
- Collecte, tri et présentation des données statistiques annuelles de la promotion
- Collecte et présentation des indicateurs utilisés pour le suivi et l’évaluation du master
- Gestion de l’édition des supports de communication pour la promotion du master (site web, posters, plaquettes…)
Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
o Gestion administrative et logistique à l’enseignement du master
- Accueil des enseignants vacataire et titulaire (création de compte, badge)
- Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants et vacataires
- Traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, validation des vacations)
- Traitement des dépenses de fonctionnement (réception des factures, suivi du bilan)
- Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps)
o Gestion administrative et logistique à la scolarité des étudiants du master.
- Gestion des candidatures et échanges d’information auprès des candidats
- Gestion des inscriptions et suivi des bourses d’études (Eiffel, Erasmus, PG, …)
- Assistance administrative pour les étudiants étrangers
- Saisie et gestion des procès-verbaux, bulletins de notes, attestations de scolarité, diplômes
- Traitement des demandes administratives (réception et rédaction des documents administratifs)
- Tri, classement, scan et archivage des documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, conventions d’échange …)
- Gestion du suivi d’insertion professionnel des étudiants
o Gestion administrative et logistique de la coordination du master
- Préparation et saisie des compte-rendu de réunions/conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement)
- Préparation et organisation des évènements (rentrée, hackaton, remise des diplômes, …)
- Collecte, tri et présentation des données statistiques annuelles de la promotion
- Collecte et présentation des indicateurs utilisés pour le suivi et l’évaluation du master
- Gestion de l’édition des supports de communication pour la promotion du master (site web, posters, plaquettes…)
Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
Profils recherchés
Compétences (savoir-faire) :
Maîtrise de l’anglais écrit et oral niveau B2/C1
Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)
Appétence pour les chiffres
Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)
Savoir être :
Capacité d’adaptation et d’organisation
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie
Très bonnes qualités relationnelles
Travail en équipe
Maîtrise de l’anglais écrit et oral niveau B2/C1
Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)
Appétence pour les chiffres
Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)
Savoir être :
Capacité d’adaptation et d’organisation
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie
Très bonnes qualités relationnelles
Travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0140795823
Informations complémentaires
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : recrutement@espci.fr
Les candidats sont invités à indiquer leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d'un dispositif de recrutement dérogatoire de la ville de Paris pour l'accès à l'emploi de titulaire.
Les candidats sont invités à indiquer leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d'un dispositif de recrutement dérogatoire de la ville de Paris pour l'accès à l'emploi de titulaire.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.