Missions principales :

Assistante mutualisée de CIS :

Assurer des missions de secrétariat pour les Cis du secteur (saisie des courriers, rapports et notes...) ;
Suivre les tableaux de bord de l'activité des sapeurs-pompiers volontaires du secteur ;
Renseigner les tableaux de bord et indicateurs de performance des CIS du secteur et du rapport annuel d'activité ;
Collecter et vérifier la complétude des dossiers des médailles d'Honneurs de sapeurs-pompiers du secteur ;
Assurer la mise à jour, la validité et la conformité de détention des permis de conduire ;
Collecter et vérifier la complétude des dossiers d'engagement des sapeurs-pompiers volontaires du secteur ;
Assurer le suivi des fiches de présence aux formations (manœuvres), et assurer la saisie des heures de formations sur le logiciel Webact ;
Suivre les demandes d'indemnisation des sapeurs-pompiers volontaires du secteur ;
Veiller au suivi des visites médicales ;
S'assurer de la mise à jour des adresses et de l'état civil des agents du secteur ;
Diffuser les consignes, notes de CIS, d'information et de documents internes.

Au plan administratif :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du groupement ;
Participer à la bonne gestion des agendas de la chefferie de groupement;
Respecter les règles définies au plan départemental relatives à la rédaction des courriers et documents soumis à la signature du chef de groupement territorial ;
Enregistrer et distribuer le courrier du groupement conformément aux règles départementales (exploitation logiciel courrier) ;
Renseigner les tableaux de bord et indicateurs de performance du Groupement ;
Assurer les tâches classiques de secrétariat ;
Participer et rédiger le relevé de décisions de la réunion des cadres du groupement ;
Participer à la gestion des congés et suivi des absences du groupement et des chefs de centre ;
Préparer les dossiers de visite de centre et saisir le rapport de visite ;
Contribuer à la préparation et participer aux réunions de chefs de centre du groupement ;
Participer à la préparation de la tenue et du suivi du comité de groupement ;
Contribuer à la préparation des cérémonies et manifestations sur le groupement Territorial ;
Participer à la préparation du tableau récapitulatif des mémoires de propositions de récompenses en vue de leur présentation au comité honneurs et récompenses (CHR) ;
Participer au suivi des attributions des médailles, insignes, attributs et lettres de félicitations du personnel relevant du groupement territorial ;
Respecter les règles d'archivage dématérialisé des dossiers et pièces administratives ;
Participer à l'organisation des réunions (réservation de salle, prises de notes, rédaction des comptes rendus...) ;
Participer aux réunions des assistantes de CIS référents sous le pilotage de la référente du groupement afin de partager les bonnes pratiques ;
Assurer la saisie des chèques déjeuners.

Au plan financier :
Participer au suivi de la consommation des crédits délégués et en rendre compte, (carte achats) en liaison avec le référent finances de la direction ;
Contribuer au suivi de l'enveloppe annuelle (600 heures) d'indemnités SPV dédiée au groupement Territorial en liaison avec le service compétent ;
Assurer le suivi des commandes de fournitures de bureaux du groupement.

Missions secondaires :

En l'absence du (de la) référent(e) :
Assister la chefferie de groupement dans la préparation des diverses réunions ;
Proposer des pistes d'amélioration ;
Participer à des groupes de réflexion ou de travail ;
Participer aux manifestations exceptionnelles des CIS du secteur ;
Assurer des missions ou tâches ponctuelles nécessaires au bon fonctionnement du service.