Assistant.e administatif.tive et Agent.e d’accueil
Offre n° O076240416001585
Publiée le 16/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Fonds Régional d'Art Contemporain de Normandie est un établissement public de coopération culturelle à caractère administratif créé en octobre 2020 par l'Etat et la Région Normandie, fondé sur le rapprochement de l'ex-Frac Normandie Caen et Frac Normandie Rouen. Composé de deux sites d'exposition distincts, à Caen et à Sotteville-lès-Rouen, et de 23 agents, le Frac Normandie a pour missions principales: la constitution et la diffusion d'une collection publique d'art contemporain, la sensibilisation des publics les plus larges à la création contemporaine, le soutien à la création. Les missions du Frac sont régies par les textes réglementaires en vigueur relatifs au label « Frac ».
Lieu de travail
Caen (14)
Poste à pourvoir le
20/05/2024
Date limite de candidature
16/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Fonds Régional d’Art Contemporain de Normandie est un établissement public de coopération culturelle à caractère administratif créé en octobre 2020 par l’Etat et la Région Normandie, fondé sur le rapprochement de l’ex-Frac Normandie Caen et Frac Normandie Rouen. Composé de deux sites d’exposition distincts, à Caen et à Sotteville-lès-Rouen, et de 23 agents, le Frac Normandie a pour missions principales : la constitution et la diffusion d’une collection publique d’art contemporain, la sensibilisation des publics les plus larges à la création contemporaine, le soutien à la création. Les missions du Frac sont régies par les textes réglementaires en vigueur relatifs au label « Frac ».
Dans le cadre de son fonctionnement, le Frac Normandie recrute son Assistant.e administatif.tive et Agent.e d’accueil (H/F). Le poste, à temps non complet, est ouvert aux titulaires de la fonction publique ainsi qu’aux contractuels.
Dans le cadre de son fonctionnement, le Frac Normandie recrute son Assistant.e administatif.tive et Agent.e d’accueil (H/F). Le poste, à temps non complet, est ouvert aux titulaires de la fonction publique ainsi qu’aux contractuels.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la Directrice des ressources, l’agent a pour mission
• D’assister la Responsable administrative et financière
• D’assurer l'accueil physique et téléphonique
Assistance administrative
o Réalisation de travaux de bureautique, classement, commandes de fournitures,
o Réalisation et suivi de documents administratifs et RH : mises à jour régulières des documents concernant les agents, contrôle des états de frais de déplacements, ordres de missions, congés, télétravail, droits chèques restaurants, plannings des vacataires…
o Gestion du courrier : Arrivée et départ/Diffusion/Traitement du courrier,
o Suivi des rendez vous de l’equipe avec la medecine preventive.
Assistance financière
o Soutien à la comptabilité : réalisation des bons de commandes, contrôle des factures, des états de frais, des pièces justificatives.
o Saisie des mandats et titres dans le logiciel comptable en lien avec la RAF.
o Déclarations des artistes à l’URSSAF
Accueil lors des horaires d’ouverture du FRAC (du mercredi au vendredi de 14h à 18h)
o poste d'accueil physique : accueil et orientation des visiteurs vers la salle d’exposition et réponses aux questions.
o Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil et de l'ensemble des espaces communs,
o poste d'accueil téléphonique : réception, filtrage et réorientation des appels,
o allumage expositions, ouverture/fermeture du FRAC, contrôle sur vidéosurveillance,
o Maintien en état de la borne d’accueil et de l’espace de la Fractory,
• D’assister la Responsable administrative et financière
• D’assurer l'accueil physique et téléphonique
Assistance administrative
o Réalisation de travaux de bureautique, classement, commandes de fournitures,
o Réalisation et suivi de documents administratifs et RH : mises à jour régulières des documents concernant les agents, contrôle des états de frais de déplacements, ordres de missions, congés, télétravail, droits chèques restaurants, plannings des vacataires…
o Gestion du courrier : Arrivée et départ/Diffusion/Traitement du courrier,
o Suivi des rendez vous de l’equipe avec la medecine preventive.
Assistance financière
o Soutien à la comptabilité : réalisation des bons de commandes, contrôle des factures, des états de frais, des pièces justificatives.
o Saisie des mandats et titres dans le logiciel comptable en lien avec la RAF.
o Déclarations des artistes à l’URSSAF
Accueil lors des horaires d’ouverture du FRAC (du mercredi au vendredi de 14h à 18h)
o poste d'accueil physique : accueil et orientation des visiteurs vers la salle d’exposition et réponses aux questions.
o Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil et de l'ensemble des espaces communs,
o poste d'accueil téléphonique : réception, filtrage et réorientation des appels,
o allumage expositions, ouverture/fermeture du FRAC, contrôle sur vidéosurveillance,
o Maintien en état de la borne d’accueil et de l’espace de la Fractory,
Profils recherchés
o Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office 365 et des outils de communication informatique (messagerie, web, ...) logiciel de comptabilité : Berger-Levrault serait un plus.
o Bonnes capacités d'expression écrite et orale,
o Qualités relationnelles et capacité à maintenir un niveau de courtoisie vis-à-vis des visiteurs et collègues
o Bonnes capacités d'organisation et de gestion du temps
o Capacité à travailler en équipe
o Discrétion professionnelle / Confidentialité
o Autonomie, disponibilité, polyvalence, réactivité, rigueur, esprit d'initiative, esprit de synthèse
o Bonnes capacités d'expression écrite et orale,
o Qualités relationnelles et capacité à maintenir un niveau de courtoisie vis-à-vis des visiteurs et collègues
o Bonnes capacités d'organisation et de gestion du temps
o Capacité à travailler en équipe
o Discrétion professionnelle / Confidentialité
o Autonomie, disponibilité, polyvalence, réactivité, rigueur, esprit d'initiative, esprit de synthèse
Contact
Contact
0235722751
Informations complémentaires
o Cadre d’emploi : adjoint administratif Territorial
o Date de prise fonction : dès que possible
o Poste basé sur le site de Caen , 7 bis Rue Neuve Bourg l'Abbé,
o Limite de dépôt de candidatures : 20 mai 2024
o Rémunération : Traitement indiciaire et régime indemnitaire, tickets restaurants
o Temps de travail : durée hebdomadaire de travail de 28 heures (du mardi au vendredi), congés
o Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à M. le Président du Frac Normandie – 3 place Martyrs de la Résistance – 76 300 Sotteville-lès-Rouen et par mail à direction.ressources@fracnormandie.fr
o Renseignements auprès de Carine Lavocat, Directrice des ressources (06 64 41 86 81)
o Date de prise fonction : dès que possible
o Poste basé sur le site de Caen , 7 bis Rue Neuve Bourg l'Abbé,
o Limite de dépôt de candidatures : 20 mai 2024
o Rémunération : Traitement indiciaire et régime indemnitaire, tickets restaurants
o Temps de travail : durée hebdomadaire de travail de 28 heures (du mardi au vendredi), congés
o Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à M. le Président du Frac Normandie – 3 place Martyrs de la Résistance – 76 300 Sotteville-lès-Rouen et par mail à direction.ressources@fracnormandie.fr
o Renseignements auprès de Carine Lavocat, Directrice des ressources (06 64 41 86 81)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.