La Communauté d'Agglomération de la Région Dieppoise recrute un ou une Assistant(e) administratif(ve) pour son service : Administration Générale et Assurances/Direction Générale.

Missions principales
- Gestion des actes administratifs rédigés par les services (décision, délibération, convention, arrêté…) jusqu’à leur rendu exécutoire ;
- Traitement de dossiers et saisie de documents (suivi administratif des dossiers d’assurance, aide pour la veille juridique, le suivi des mesures liées au RGPD…) ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique ;
- Gestion des bons de commandes et des factures du service ;
Missions accessoires / secondaires
- Participation à la préparation des réunions des instances (Bureau, Conseil, Commissions diverses) et rédaction des comptes rendus ou procès-verbaux en lien avec le gestionnaire du service ;
- Remplacement du chargé d’accueil quand ce dernier est absent.
Spécifications du poste :
Travail en bureau,
Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service qui est tributaire du respect des échéances par les autres services,
Binôme du chargé d’accueil et alternance des congés avec ce dernier,
Disponibilité,
Présence au Conseil communautaire pour assurer l’accueil, le secrétariat et le vote électronique (5 à 7 Conseils par an en soirée).

Savoirs (ex : connaissances théoriques générales ou spécialisées nécessaires pour occuper le poste)
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Procédures de contrôle des actes
- Mise en place d'un pré-contrôle de légalité
- Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
- Techniques de prise de notes
- Procédures du service
- Logiciels de bureautique et logiciels en lien avec les missions confiées
- Vocabulaire professionnel du service
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels de compte-rendu
- Communication orale et écrite
- Notions de base de comptabilité
Savoir-faire (ex : méthodes de travail, connaissances de pratiques et de techniques qui correspondent à une expérience)
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Préparer les dossiers pour les instances
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
- Préparer une demande de bon de commande
Savoir être (ex : qualités personnelles liées au comportement de l’agent)
- Qualités de rigueur, de méthode et d’organisation
- Discrétion
- Bonne présentation
Relations internes et externes :
Internes (hors positionnement hiérarchique)
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l’ensemble des services
- Relations avec les élus
Externes
- Relations avec d'autres collectivités (intercommunalité), partenaires publics, institutions privées, entreprises, associations en fonction des domaines d'activités ;
- Relations avec la Préfecture et la Sous-préfecture (contrôle de légalité) ;
- Relations avec le public (consultation de documents administratifs) ;
- Relations avec les fournisseurs ou prestataires en lien avec l’activité du service.