Assistante administrative polyvalente
Offre n° O076250513001150
Publiée le 13/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
103 Allée des Vergers, Barentin (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
12/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
rémunération statutaire + CNAS + titres restaurant+ mutuelle optionnelle
Descriptif de l'emploi
Assistant administratif polyvalent ou assistante administrative polyvalente au sein de deux pôles : Accueil téléphonique/physique des demandes usagers. Secrétariat (rédaction courriers, compte-rendu, saisie de données, gestion d’agenda).
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil physique/téléphonique et échanges de mails :
- Réception d’appels téléphoniques en direct
- Réception des courriels (2 adresses mails) liés avec instauration d’une communication active auprès des usagers en conformité avec les différents règlements votés par les élus
- Transmissions d’informations concernant la Gestion et réduction des déchets (règlement de collectes, calendrier des tournées, collectes des Déchets Ménagers Végétaux, collecte du verre, accès en déchèterie, consignes de tri…)
- Transmissions d’informations concernant l’Eau potable et l’Assainissement collectif et non collectif
- Transmissions d’informations concernant les opérations en cours
- Recensement et traitement des demandes courantes : enlèvements d’encombrants/ferraille, demandes de conteneurs, demande de badge d’accès en déchèterie, retrait de sacs de déchets verts ; via les tableaux de bord correspondants et en respectant les procédures établis
- Recensement dans un tableau de bord et transfert des réclamations à propos de non-collectes ou incidents à la Cheffe d’exploitation
- Enregistrement rigoureux de toutes les demandes : elles sont les données d’entrée d’indicateurs de suivi de l’activité du service public d’élimination des déchets. Une extraction hebdomadaire est à réaliser.
2. Gestion administrative du service (selon les procédures correspondantes)
- Assurer le traitement, le contrôle et le suivi :
• Courriers entrants et sortants et parapheurs (circuits parapheurs et signature des élus)
• Commissions de la Direction et des Pôles (gestion des convocations, émargements, comptes-rendus)
• Mails groupés d’informations aux usagers via Horanet
• Frappe, mise en forme et en page de documents liés à des dossiers de consultation de marchés publics
• Frappe, mise en forme et en page de notes de services
- Préparation hebdomadaire des pochettes de dotations de bacs et composteurs (listing des usagers, bons de dotations préremplis, adhésifs correspondants) selon procédure et suivi de la dotation (bacs non livrés ou non retirés : relance ou réattribution)
- Saisie de la traçabilité des dotations de bacs, composteurs, Caux’cottes et subventions sur le portail OPTINET
- Aide au pilotage auprès de la direction dans la mise en place de certains projets et suivi dans l’évaluation des résultats (PLPDMA, Caux’Cottes, mulching, etc.)
- Bilatérale hebdomadaire pour consignes et transmissions
3. Gestion comptable des budgets général et annexes
- Saisie des budgets primitifs et supplémentaires dans le logiciel CIVIL net finances
- Suivi de l’exécution budgétaire dématérialisé sur un parafeur électronique (édition des bons de commande, engagement des dépenses et recettes, demandes de subvention etc.) avec transmission et suivi des bons de commande signés aux différents fournisseurs, dans un tableau de bord téléchargé depuis CIVIL net finances
- Etablissement de divers devis avec choix de fournisseurs puis proposition à la responsable de pôle pour validation,
- Point mensuel à effectuer avec les Responsables des pôles sur les engagements non-soldés en cours dont les factures ne sont pas encore parvenues,
- Intégration et application des procédures comptables inhérentes au sein de la collectivité
4. Présence pour les agents de collecte (en cas d’absence de la cheffe d’exploitation)
- Distribution du badge pour la pompe de gasoil (remplissage des bidons par les agents)
- Distribution d’équipements au retour des tournées (gants, sous gants, semelles, chaussures, bouteille d’eau…) et enregistrement le suivi des stocks à transmettre pour commande
- Distribution des signalétiques de collecte (scotch, cravate, récépissé...)
- Recharge au besoin des formulaires à disposition dans la salle de pause (demande de congés, heures supplémentaires…)
- Suivi des pannes, incidents sur matériel roulant et karcher signalés par les agents avec inscription sur la main courante, planification des rendez-vous de réparations avec les prestataires en veillant à disposer d‘une flotte satisfaisante de véhicules de collecte
- Correspondance régulière par téléphone ou via CLS Géolocalisation avec les agents du pôle pour rattrapages ou missions à effectuer
- Enregistrement sur RH online des demandes de congés des agents après validation de la Responsable de pôle
- Impression du planning J+1 et/ou hebdomadaire et affichage en salle de pause
- Consultation et alerte au besoin du niveau de gasoil dans la pompe via le portail PROFLEET
- Réception d’appels téléphoniques en direct
- Réception des courriels (2 adresses mails) liés avec instauration d’une communication active auprès des usagers en conformité avec les différents règlements votés par les élus
- Transmissions d’informations concernant la Gestion et réduction des déchets (règlement de collectes, calendrier des tournées, collectes des Déchets Ménagers Végétaux, collecte du verre, accès en déchèterie, consignes de tri…)
- Transmissions d’informations concernant l’Eau potable et l’Assainissement collectif et non collectif
- Transmissions d’informations concernant les opérations en cours
- Recensement et traitement des demandes courantes : enlèvements d’encombrants/ferraille, demandes de conteneurs, demande de badge d’accès en déchèterie, retrait de sacs de déchets verts ; via les tableaux de bord correspondants et en respectant les procédures établis
- Recensement dans un tableau de bord et transfert des réclamations à propos de non-collectes ou incidents à la Cheffe d’exploitation
- Enregistrement rigoureux de toutes les demandes : elles sont les données d’entrée d’indicateurs de suivi de l’activité du service public d’élimination des déchets. Une extraction hebdomadaire est à réaliser.
2. Gestion administrative du service (selon les procédures correspondantes)
- Assurer le traitement, le contrôle et le suivi :
• Courriers entrants et sortants et parapheurs (circuits parapheurs et signature des élus)
• Commissions de la Direction et des Pôles (gestion des convocations, émargements, comptes-rendus)
• Mails groupés d’informations aux usagers via Horanet
• Frappe, mise en forme et en page de documents liés à des dossiers de consultation de marchés publics
• Frappe, mise en forme et en page de notes de services
- Préparation hebdomadaire des pochettes de dotations de bacs et composteurs (listing des usagers, bons de dotations préremplis, adhésifs correspondants) selon procédure et suivi de la dotation (bacs non livrés ou non retirés : relance ou réattribution)
- Saisie de la traçabilité des dotations de bacs, composteurs, Caux’cottes et subventions sur le portail OPTINET
- Aide au pilotage auprès de la direction dans la mise en place de certains projets et suivi dans l’évaluation des résultats (PLPDMA, Caux’Cottes, mulching, etc.)
- Bilatérale hebdomadaire pour consignes et transmissions
3. Gestion comptable des budgets général et annexes
- Saisie des budgets primitifs et supplémentaires dans le logiciel CIVIL net finances
- Suivi de l’exécution budgétaire dématérialisé sur un parafeur électronique (édition des bons de commande, engagement des dépenses et recettes, demandes de subvention etc.) avec transmission et suivi des bons de commande signés aux différents fournisseurs, dans un tableau de bord téléchargé depuis CIVIL net finances
- Etablissement de divers devis avec choix de fournisseurs puis proposition à la responsable de pôle pour validation,
- Point mensuel à effectuer avec les Responsables des pôles sur les engagements non-soldés en cours dont les factures ne sont pas encore parvenues,
- Intégration et application des procédures comptables inhérentes au sein de la collectivité
4. Présence pour les agents de collecte (en cas d’absence de la cheffe d’exploitation)
- Distribution du badge pour la pompe de gasoil (remplissage des bidons par les agents)
- Distribution d’équipements au retour des tournées (gants, sous gants, semelles, chaussures, bouteille d’eau…) et enregistrement le suivi des stocks à transmettre pour commande
- Distribution des signalétiques de collecte (scotch, cravate, récépissé...)
- Recharge au besoin des formulaires à disposition dans la salle de pause (demande de congés, heures supplémentaires…)
- Suivi des pannes, incidents sur matériel roulant et karcher signalés par les agents avec inscription sur la main courante, planification des rendez-vous de réparations avec les prestataires en veillant à disposer d‘une flotte satisfaisante de véhicules de collecte
- Correspondance régulière par téléphone ou via CLS Géolocalisation avec les agents du pôle pour rattrapages ou missions à effectuer
- Enregistrement sur RH online des demandes de congés des agents après validation de la Responsable de pôle
- Impression du planning J+1 et/ou hebdomadaire et affichage en salle de pause
- Consultation et alerte au besoin du niveau de gasoil dans la pompe via le portail PROFLEET
Profils recherchés
Compétences théoriques et techniques
Connaissance des règlements du Service Public d’élimination des déchets et des opérations
Maitrise de Microsoft 365 (office) et des logiciels métiers
Qualités et aptitudes requises
Communication fluide et efficace avec les usagers (patience et connaissances des règlements)
Qualité relationnelle, sens du travail en équipe
Sens de l’organisation avec prise d’initiatives
Capacité de reporting, esprit de synthèse, d’analyse et d’adaptabilité
Rigueur, Méthode, Discrétion, Disponibilité
Connaissance des règlements du Service Public d’élimination des déchets et des opérations
Maitrise de Microsoft 365 (office) et des logiciels métiers
Qualités et aptitudes requises
Communication fluide et efficace avec les usagers (patience et connaissances des règlements)
Qualité relationnelle, sens du travail en équipe
Sens de l’organisation avec prise d’initiatives
Capacité de reporting, esprit de synthèse, d’analyse et d’adaptabilité
Rigueur, Méthode, Discrétion, Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0232949215
Informations complémentaires
transmettre lettre de motivation et CV à l'attention de
M. le Président
à l'adresse suivante
rh@cc-caux-austreberthe.fr
M. le Président
à l'adresse suivante
rh@cc-caux-austreberthe.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.