Gestionnaire administratif.ve
Offre n° O076250917000181
Publiée le 17/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La métropole rouen normandie
501 000 habitants - 71 communes
501 000 habitants - 71 communes
Lieu de travail
Immeuble le 108 - 108, allée François Mitterrand - CS 50589, Rouen (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
17/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du département Territoires et Proximité, vous assistez la Directrice Générale Adjointe et assurez le suivi du Fonds d’Aide aux communes et son pilotage.
Missions / conditions d'exercice
Assister et organiser l’activité de la DGA
Organiser l'agenda, les rdv en fonction des priorités et les déplacements
Assurer l'accueil téléphonique
Transmettre les informations nécessaires pour les CODIR/COAP
Remplir le tableau des réunions Président à programmer
Réaliser des travaux administratifs pour fluidifier et garantir la qualité de production des services du département TP
Contrôler les parapheurs des pôles de proximité soumis au visa ou à la signature du DGA
Participer au suivi des remontées d'information des pôles
Elaborer et suivre des tableaux de bords et statistiques
Assister aux réunions de coordination des pôles, préparer les ordres du jour, réaliser les relevés de décisions et le suivi des actions identifiées
Rédiger des courriers et suivre les courriers signalés
Rédiger et suivre des délibérations dans le logiciel dédié, transmettre celles émanant des pôles via le logiciel
Coordonner les secrétariats des cinq pôles de proximité (homogénéiser et mettre en place des procédures, veiller à leur bonne application...)
Animer des réunions avec les assistantes des pôles de proximité
Participer à l’organisation des conférences locales des maires
Rédiger les ordres du jour
Assurer la validation des documents présentés et faire le lien entre les directions centrales et les pôles de proximité
Participer à la gestion des dossiers d'aide aux petites communes
Rechercher des éléments documentaires pour la constitution de dossiers ou pour la préparation de réunions institutionnelles (commissions petites communes)
Centraliser les questions posées par les communes et assurer la diffusion des réponses après accord de la DGA
Gérer toute la procédure courrier (demande de pièces, motifs de rejet des directions)
Informer les communes en temps réel sur les projets en cours et à venir
Rédiger les Délibérations Bureau et Conseil et les conventions subséquentes dans le logiciel dédié et assurer leur suivi
Préparer et rédiger les comptes rendus annuels d'activité
Instruire les dossiers administratifs (étude de la demande du Maire et rédaction de pièces du dossier)
Procéder au suivi administratif et financier
Participer à la commission Petites communes et rédiger le compte rendu
Réaliser des travaux administratifs pour le compte du responsable en gestion administrative et financière
Réaliser l'exécution financière de la Direction
Participer à la continuité du fonctionnement administratif de la Direction (Ma Métropole, relai RH)
Assurer le suivi des conventions du Département Territoire et proximité
Préparer les éléments pour le mandatement des factures
Participer au suivi des contrats des remplaçants de déchetterie et planifier les remplacements
Assurer les missions d’agent relais RH
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents (règlement temps de travail …) à partir des supports validés par la DRH
Assurer et garantir le respect des procédures existantes
Veiller au respect des délais et alerter en cas de difficulté
Saisir des fiches de postes après validation interne
Saisir selon une périodicité adaptée des données dans le logiciel Octime, des tableaux récapitulatifs de données RH ou des outils de suivi
Collecter et saisir les éléments pour la préparation de la paie
Centraliser et transmettre les documents aux directeurs, encadrants et à la DRH et les intégrer sur le serveur
Comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Suivre l’exécution du plan de formation en lien avec la DRH
Organiser les rencontres des agents avec les services de la DRH
Organiser l'agenda, les rdv en fonction des priorités et les déplacements
Assurer l'accueil téléphonique
Transmettre les informations nécessaires pour les CODIR/COAP
Remplir le tableau des réunions Président à programmer
Réaliser des travaux administratifs pour fluidifier et garantir la qualité de production des services du département TP
Contrôler les parapheurs des pôles de proximité soumis au visa ou à la signature du DGA
Participer au suivi des remontées d'information des pôles
Elaborer et suivre des tableaux de bords et statistiques
Assister aux réunions de coordination des pôles, préparer les ordres du jour, réaliser les relevés de décisions et le suivi des actions identifiées
Rédiger des courriers et suivre les courriers signalés
Rédiger et suivre des délibérations dans le logiciel dédié, transmettre celles émanant des pôles via le logiciel
Coordonner les secrétariats des cinq pôles de proximité (homogénéiser et mettre en place des procédures, veiller à leur bonne application...)
Animer des réunions avec les assistantes des pôles de proximité
Participer à l’organisation des conférences locales des maires
Rédiger les ordres du jour
Assurer la validation des documents présentés et faire le lien entre les directions centrales et les pôles de proximité
Participer à la gestion des dossiers d'aide aux petites communes
Rechercher des éléments documentaires pour la constitution de dossiers ou pour la préparation de réunions institutionnelles (commissions petites communes)
Centraliser les questions posées par les communes et assurer la diffusion des réponses après accord de la DGA
Gérer toute la procédure courrier (demande de pièces, motifs de rejet des directions)
Informer les communes en temps réel sur les projets en cours et à venir
Rédiger les Délibérations Bureau et Conseil et les conventions subséquentes dans le logiciel dédié et assurer leur suivi
Préparer et rédiger les comptes rendus annuels d'activité
Instruire les dossiers administratifs (étude de la demande du Maire et rédaction de pièces du dossier)
Procéder au suivi administratif et financier
Participer à la commission Petites communes et rédiger le compte rendu
Réaliser des travaux administratifs pour le compte du responsable en gestion administrative et financière
Réaliser l'exécution financière de la Direction
Participer à la continuité du fonctionnement administratif de la Direction (Ma Métropole, relai RH)
Assurer le suivi des conventions du Département Territoire et proximité
Préparer les éléments pour le mandatement des factures
Participer au suivi des contrats des remplaçants de déchetterie et planifier les remplacements
Assurer les missions d’agent relais RH
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents (règlement temps de travail …) à partir des supports validés par la DRH
Assurer et garantir le respect des procédures existantes
Veiller au respect des délais et alerter en cas de difficulté
Saisir des fiches de postes après validation interne
Saisir selon une périodicité adaptée des données dans le logiciel Octime, des tableaux récapitulatifs de données RH ou des outils de suivi
Collecter et saisir les éléments pour la préparation de la paie
Centraliser et transmettre les documents aux directeurs, encadrants et à la DRH et les intégrer sur le serveur
Comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Suivre l’exécution du plan de formation en lien avec la DRH
Organiser les rencontres des agents avec les services de la DRH
Profils recherchés
Titulaire du baccalauréat, vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste similaire en collectivité territoriale durant laquelle vous avez été en contact régulier avec les communes. Vous connaissez l’environnement institutionnel et les procédures administratives. Vous maitrisez les mécaniques conventionnelles et les fonds de concours communaux. Vous avez une bonne connaissance des logiciels Civil finances et Webdélib. Vous aimez le travail en équipe et en transversalité. Vous êtes polyvalent(e) et faites preuve d’adaptabilité. Autonome et rigoureux(se), vous avez de réelles capacités rédactionnelles et relationnelles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0235526810
Informations complémentaires
Flexibilité des cycles de travail pour concilier vie pro / vie perso
Horaires variables selon le profil de poste
Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine selon les missions du poste
Carte restaurant approvisionnée de 8,80€/ jours travaillés (60% prise en charge par la MRN)
CET monétisable
Coffre-fort numérique
Mutuelle et prévoyance
Gratuité des transports en commun sur le territoire métropolitain ou forfait mobilité durable ou prise en charge des frais de transport (75%)
Accès au comité social et à l’association du personnel : séjours vacances, CESU, chèques vacances, billetterie sport, culture et loisirs, places de crèches réservées, offres d’activités sportives…
Horaires variables selon le profil de poste
Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine selon les missions du poste
Carte restaurant approvisionnée de 8,80€/ jours travaillés (60% prise en charge par la MRN)
CET monétisable
Coffre-fort numérique
Mutuelle et prévoyance
Gratuité des transports en commun sur le territoire métropolitain ou forfait mobilité durable ou prise en charge des frais de transport (75%)
Accès au comité social et à l’association du personnel : séjours vacances, CESU, chèques vacances, billetterie sport, culture et loisirs, places de crèches réservées, offres d’activités sportives…
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.