Au sein de la Direction Administration et Gestion (DAG), en collaboration étroite et sous la responsabilité de la gestionnaire administrative, vous êtes chargé.e de réaliser les travaux administratifs pour le compte de la DAG, de la DGA et de l’Adjoint à la DGA.

Plus particulièrement, il importe de prendre en compte les nouveaux besoins en termes de support à l’action managériale. Pour ce faire, vous vous inscrivez dans une dynamique d’évolution du secrétariat et d’un « projet de construction du secrétariat de demain #3.0 » qui prendra appui sur les nouveaux outils digitaux et collaboratifs existants ou à développer.

Aussi, si vous êtes motivé.e par ce projet, avenant.e, dynamique, tenace et avez envie de concourir aux projets transversaux (parapheur électronique, signature électronique, dématérialisation, …) et aux changements des pratiques ; alors, vous pouvez postuler sur ce poste autour des missions et projets suivants :

Réaliser des travaux administratifs et assurer l’accueil physique et téléphonique
=> s’inscrire dans les projets de parapheur électronique, de signature électronique et/ou plus largement de la dématérialisation
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Relire, vérifier la qualité et la conformité des parapheurs et les enregistrer sur les tableaux de suivi
Enregistrer et traiter le courrier dans le logiciel dédié, le transmettre aux directions opérationnelles et classer
Contrôler et assurer un suivi des « courriers signalés » par le Président
Assurer le suivi et la gestion des commandes de fournitures
Effectuer des recherches documentaires simples
Saisir et mettre en forme des documents divers et appliquer les procédures, réaliser des mailings à partir de modèles
Participer au processus délibération sur demande
Trier, classer et archiver des documents et/ou dossiers, être référent des archives

Assister les encadrants dans leur organisation
Organiser matériellement les réunions
Planifier des rendez-vous dans les agendas en fonction des priorités et échéances
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion
Rechercher des éléments pour la constitution de dossiers, pour la préparation de réunions et des dossiers de délibérations des Bureaux/Conseils
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Assurer les missions d’agent relais RH en appui et sous la supervision de la gestionnaire
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents
Assurer et garantir le respect des procédures existantes
Veiller au respect des délais et alerter en cas de difficulté
Saisir les fiches de postes après validation interne
Saisir selon une périodicité adaptée des données dans le logiciel Octime, des tableaux récapitulatifs de données RH ou des outils de suivi
Gérer, comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Suivre l’exécution du plan de formation en lien avec la DRH
Organiser les déplacements et réaliser les réservations de transport ou d’hébergement et assurer le suivi des demandes de déplacement
Organiser les rencontres des agents avec les services de la DRH

Assurer les missions de correspondante ressources auprès des différentes directions de la Métropole Rouen Normandie en binôme avec la gestionnaire administrative
Assurer un affichage optimal et effectuer les mises à jour des différents supports de communication
Assurer l’interface avec la communication interne lors d’organisation par le département E2DR de séminaires ou d’évènements internes
Commander les renouvellements de matériels des agents de la DAG ou de la DGA ainsi que les fournitures des nouveaux arrivants
Assurer les tâches de référente archives en binôme avec la gestionnaire administrative