Assistant.e administratif.ve 'Participer à la construction du secretariat de demain #3.0'
Offre n° O076251112000717
Publiée le 14/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La métropole rouen normandie
501 000 habitants - 71 communes
501 000 habitants - 71 communes
Lieu de travail
Immeuble le 108 - 108, allée François Mitterrand - CS 50589, Rouen (Seine-Maritime (76))
Poste à pourvoir le
27/01/2026
Date limite de candidature
27/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Métropole Rouen Normandie, 4ème Métropole de France* rayonne sur un bassin de vie de 800 000 habitants et représente le 1er pôle d'emploi régional (300 000 emplois, 60 000 entreprises, 40 000 étudiants) aux portes de Paris et à 1 heure de la mer.
La Métropole est en charge de la mise en oeuvre des grands services publics du quotidien (eau, assainissement, collecte des déchets, transport en commun). Elle aménage son espace (urbanisme, logement, voirie, mobilité) en travaillant à la grande échelle, protège son environnement en inscrivant le territoire dans la transition écologique, relève les défis d'une économie en mutation (port et industrie, quartiers d'affaire, tourisme, enseignement supérieur) en préparant les emplois de demain
Les richesses de son patrimoine historique, naturel, fluvial et forestier, les ambitions et grands événements nationaux et internationaux qu'elle porte (l'Armada, Normandie Impressionniste, Capitale Européenne de la Culture 2028...) font de la Métropole une destination touristique d'exception.
Forte de ses 1900 agents la Métropole Rouen Normandie est un employeur majeur du territoire offrant de multiples possibilités de carrière et d'opportunités professionnelles.
La Métropole est en charge de la mise en oeuvre des grands services publics du quotidien (eau, assainissement, collecte des déchets, transport en commun). Elle aménage son espace (urbanisme, logement, voirie, mobilité) en travaillant à la grande échelle, protège son environnement en inscrivant le territoire dans la transition écologique, relève les défis d'une économie en mutation (port et industrie, quartiers d'affaire, tourisme, enseignement supérieur) en préparant les emplois de demain
Les richesses de son patrimoine historique, naturel, fluvial et forestier, les ambitions et grands événements nationaux et internationaux qu'elle porte (l'Armada, Normandie Impressionniste, Capitale Européenne de la Culture 2028...) font de la Métropole une destination touristique d'exception.
Forte de ses 1900 agents la Métropole Rouen Normandie est un employeur majeur du territoire offrant de multiples possibilités de carrière et d'opportunités professionnelles.
Missions / conditions d'exercice
Au sein de la Direction Administration et Gestion (DAG), en collaboration étroite et sous la responsabilité de la gestionnaire administrative, vous êtes chargé.e de réaliser les travaux administratifs pour le compte de la DAG, de la DGA et de l'Adjoint à la DGA.
Plus particulièrement, il importe de prendre en compte les nouveaux besoins en termes de support à l'action managériale. Pour ce faire, vous vous inscrivez dans une dynamique d'évolution du secrétariat et d'un « projet de construction du secrétariat de demain #3.0 » qui prendra appui sur les nouveaux outils digitaux et collaboratifs existants ou à développer.
Aussi, si vous êtes motivé.e par ce projet, avenant.e, dynamique, tenace et avez envie de concourir aux projets transversaux (parapheur électronique, signature électronique, dématérialisation, ...) et aux changements des pratiques ; alors, vous pouvez postuler sur ce poste autour des missions et projets suivants :
Réaliser des travaux administratifs et assurer l'accueil physique et téléphonique
=> s'inscrire dans les projets de parapheur électronique, de signature électronique et/ou plus largement de la dématérialisation
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Relire, vérifier la qualité et la conformité des parapheurs et les enregistrer sur les tableaux de suivi
Enregistrer et traiter le courrier dans le logiciel dédié, le transmettre aux directions opérationnelles et classer
Contrôler et assurer un suivi des « courriers signalés » par le Président
Assurer le suivi et la gestion des commandes de fournitures
Effectuer des recherches documentaires simples
Saisir et mettre en forme des documents divers et appliquer les procédures, réaliser des mailings à partir de modèles
Participer au processus délibération sur demande
Trier, classer et archiver des documents et/ou dossiers, être référent des archives
Assister les encadrants dans leur organisation
Organiser matériellement les réunions
Planifier des rendez-vous dans les agendas en fonction des priorités et échéances
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion
Rechercher des éléments pour la constitution de dossiers, pour la préparation de réunions et des dossiers de délibérations des Bureaux/Conseils
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Assurer les missions d'agent relais RH en appui et sous la supervision de la gestionnaire
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents
Assurer et garantir le respect des procédures existantes
Veiller au respect des délais et alerter en cas de difficulté
Saisir les fiches de postes après validation interne
Saisir selon une périodicité adaptée des données dans le logiciel Octime, des tableaux récapitulatifs de données RH ou des outils de suivi
Gérer, comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Suivre l'exécution du plan de formation en lien avec la DRH
Organiser les déplacements et réaliser les réservations de transport ou d'hébergement et assurer le suivi des demandes de déplacement
Organiser les rencontres des agents avec les services de la DRH
Assurer les missions de correspondante ressources auprès des différentes directions de la Métropole Rouen Normandie en binôme avec la gestionnaire administrative
Assurer un affichage optimal et effectuer les mises à jour des différents supports de communication
Assurer l'interface avec la communication interne lors d'organisation par le département E2DR de séminaires ou d'évènements internes
Commander les renouvellements de matériels des agents de la DAG ou de la DGA ainsi que les fournitures des nouveaux arrivants
Assurer les tâches de référente archives en binôme avec la gestionnaire administrative
Plus particulièrement, il importe de prendre en compte les nouveaux besoins en termes de support à l'action managériale. Pour ce faire, vous vous inscrivez dans une dynamique d'évolution du secrétariat et d'un « projet de construction du secrétariat de demain #3.0 » qui prendra appui sur les nouveaux outils digitaux et collaboratifs existants ou à développer.
Aussi, si vous êtes motivé.e par ce projet, avenant.e, dynamique, tenace et avez envie de concourir aux projets transversaux (parapheur électronique, signature électronique, dématérialisation, ...) et aux changements des pratiques ; alors, vous pouvez postuler sur ce poste autour des missions et projets suivants :
Réaliser des travaux administratifs et assurer l'accueil physique et téléphonique
=> s'inscrire dans les projets de parapheur électronique, de signature électronique et/ou plus largement de la dématérialisation
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Relire, vérifier la qualité et la conformité des parapheurs et les enregistrer sur les tableaux de suivi
Enregistrer et traiter le courrier dans le logiciel dédié, le transmettre aux directions opérationnelles et classer
Contrôler et assurer un suivi des « courriers signalés » par le Président
Assurer le suivi et la gestion des commandes de fournitures
Effectuer des recherches documentaires simples
Saisir et mettre en forme des documents divers et appliquer les procédures, réaliser des mailings à partir de modèles
Participer au processus délibération sur demande
Trier, classer et archiver des documents et/ou dossiers, être référent des archives
Assister les encadrants dans leur organisation
Organiser matériellement les réunions
Planifier des rendez-vous dans les agendas en fonction des priorités et échéances
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion
Rechercher des éléments pour la constitution de dossiers, pour la préparation de réunions et des dossiers de délibérations des Bureaux/Conseils
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Assurer les missions d'agent relais RH en appui et sous la supervision de la gestionnaire
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents
Assurer et garantir le respect des procédures existantes
Veiller au respect des délais et alerter en cas de difficulté
Saisir les fiches de postes après validation interne
Saisir selon une périodicité adaptée des données dans le logiciel Octime, des tableaux récapitulatifs de données RH ou des outils de suivi
Gérer, comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Suivre l'exécution du plan de formation en lien avec la DRH
Organiser les déplacements et réaliser les réservations de transport ou d'hébergement et assurer le suivi des demandes de déplacement
Organiser les rencontres des agents avec les services de la DRH
Assurer les missions de correspondante ressources auprès des différentes directions de la Métropole Rouen Normandie en binôme avec la gestionnaire administrative
Assurer un affichage optimal et effectuer les mises à jour des différents supports de communication
Assurer l'interface avec la communication interne lors d'organisation par le département E2DR de séminaires ou d'évènements internes
Commander les renouvellements de matériels des agents de la DAG ou de la DGA ainsi que les fournitures des nouveaux arrivants
Assurer les tâches de référente archives en binôme avec la gestionnaire administrative
Profils recherchés
Idéalement issu.e d'une formation dans le domaine de l'assistanat de direction, vous possédez une première expérience sur un poste similaire
Vous maîtrisez les outils informatiques et possédez une appétence avérée pour les nouvelles technologies et les outils collaboratifs
Vous possédez des qualités rédactionnelles, l'orthographe et les missions de secrétariat
Avenant.e, pédagogue, dynamique et ouvert.e, vous savez travailler en transversalité
Discrèt.e, rigoureux.se, professionnel.le, vous êtes respectueux.se de la confidentialité
Organisé.e, méthodique et autonome, vous savez rendre compte
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
recrutement@mrn.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.