Sous l’autorité de la Directrice des Affaires Générales, vous participerez au bon fonctionnement administratif de la Direction et assurerez notamment :

Missions principales *
• Enregistrement et ventilation du courrier « arrivée » ;
• Assistance aux réunions (prise de notes, rédaction de comptes-rendus, préparation des dossiers...) ;
• Organisation des bureaux et des conseils municipaux :
o Préparation et envoi des convocations ;
o Centralisation des délibérations transmises par les services et assurer la mise en forme dans le respect des procédures et des délais légaux ;
o Mise en œuvre des formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivage) des décisions du Conseil Municipal.
• Gestion du recueil des actes administratifs et des obligations notamment le recueil des arrêtés municipaux ;
• Saisie et suivi des répertoires administratifs
• Classement, archivage et gestion documentaire ;
• Participation à l’organisation et au bon déroulement des élections (préparation des scrutins, logistique, suivi administratif) ;
• Suivi administratif des dossiers transversaux ;
• Suivi des contrats d’assurances, gestion des sinistres et des contentieux (enregistrement, traitement et suivi des dossiers) ;
• Suivi des dépôts de plainte et des procédures associées.

* Liste non exhaustive

Appui transversal
• Réalisation d’études ponctuelles à la demande de la Direction ;
• Participation à l’amélioration des procédures internes ;
• Contribution au bon fonctionnement administratif du service.

Missions secondaires
• Remplacer les agents affectés à l’accueil, à l’état civil et au cimetière en cas d’absence ;
• Assurer, si nécessaire, le remplacement de l’assistante du Cabinet du Maire.