Assistante administrative
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Offre n° O077230300983009
Publiée le 01/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
MAIRIE
Lieu de travail
1 Place François Mitterrand B.P. 147, Savigny-le-Temple (Seine-et-Marne (77))
Poste à pourvoir le
01/07/2023
Date limite de candidature
01/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction vie associative, rattaché(e) au Cabinet du maire et placé(e) sous la responsabilité de la responsable du service vie associative, l'assistant(e) assure la gestion administrative quotidienne du service et vient en support de la responsable sur des missions transversales.
Missions / conditions d'exercice
1) Fonctions principales
- assurer l'accueil téléphonique et physique, conseiller et orienter les particuliers et les associations,
- gérer les tâches administratives, (planifier et assister aux réunions de coordination, rédiger les compte-rendus, courriers, rapports, mails, statistiques, relance des attestations d'assurances...),
- mettre à jour les conventions, les plannings des salles du centre associatif des Saules et opérer le suivi administratif, assurer la mission de régisseur principal et opérer le suivi de la régie des recettes pour les locations des salles,
- assurer la mission de référent ressources humaines en effectuant le suivi des congés, des absences, des formations, du compte épargne temps, des RTT, des heures supplémentaires sur le logiciel Ciril, établir les ordres de mission et préparer les dossiers des entretiens professionnels pour le service,
- actualiser le fichier Kolok pour les créations, modifications ou suppressions des associations (bureaux des associations, CA et maires des villes jumelles),
- suivre et mettre à jour les fichiers associatifs et notamment en lien avec le service communication pour les rubriques du service (site de la Ville, répertoire, fichier des étiquettes, numérisation des dossiers,...) et assurer le suivi du guide numérique, portail associatif, procédures,
- instruire et suivre les dossiers de subvention (analyse des demandes, fiches synthèses, suivi financier, de l'enveloppe allouée),
- établir les bons de commande, interrogations, balances budgétaires sur le logiciel Ciril ; contrôler et viser les factures sur le logiciel Ciril, saisir et suivre le budget,
- rédiger sur le logiciel Web-délib les délibérations, décisions, notes de synthèse et conventions pour les Conseils municipaux ainsi que les arrêtés concernant les débits de boissons,
- conseiller les associations dans leur gestion administrative et financière,
- assurer la veille juridique et réglementaire liée au monde associatif,
- préparer et suivre les dossiers des évènements importants : rentrée associative, cafés associatifs...,
- préparer et suivre les dossiers manifestations afin d'accompagner les associations dans la réalisation de leurs projets,
- assurer le suivi des Fiches Organisation de Manifestations (FOM),
- réactualiser les conventions / avenants aux associations pour les mises à disposition de salles (LCR, Saules, MASA),
- assurer la gestion du planning des salles à la MASA, configurer les salles selon les occupations (cloisons) et remise des badges d'accès,
- recenser les aides apportées aux associations et coordonner les actions menées par les associations (prêt de matériel, mise à disposition de salles, de véhicules et soutien pour les demandes en communication, actualiser le tableau des avantages en nature),
- gérer le courrier arrivé via le logiciel Civil net ainsi que le courrier départ,
- gérer les demandes d'interventions auprès des services Techniques,
- classer et archiver les dossiers papier et numériques.
2) Missions occasionnelles
- suppléer l'agent administratif dans ses fonctions,
- être présent(e) lors de certaines manifestations (rentrée associative, cafés associatifs),
- solliciter, mobiliser les associations à participer aux animations / évènements organisés par la Ville.
- assurer l'accueil téléphonique et physique, conseiller et orienter les particuliers et les associations,
- gérer les tâches administratives, (planifier et assister aux réunions de coordination, rédiger les compte-rendus, courriers, rapports, mails, statistiques, relance des attestations d'assurances...),
- mettre à jour les conventions, les plannings des salles du centre associatif des Saules et opérer le suivi administratif, assurer la mission de régisseur principal et opérer le suivi de la régie des recettes pour les locations des salles,
- assurer la mission de référent ressources humaines en effectuant le suivi des congés, des absences, des formations, du compte épargne temps, des RTT, des heures supplémentaires sur le logiciel Ciril, établir les ordres de mission et préparer les dossiers des entretiens professionnels pour le service,
- actualiser le fichier Kolok pour les créations, modifications ou suppressions des associations (bureaux des associations, CA et maires des villes jumelles),
- suivre et mettre à jour les fichiers associatifs et notamment en lien avec le service communication pour les rubriques du service (site de la Ville, répertoire, fichier des étiquettes, numérisation des dossiers,...) et assurer le suivi du guide numérique, portail associatif, procédures,
- instruire et suivre les dossiers de subvention (analyse des demandes, fiches synthèses, suivi financier, de l'enveloppe allouée),
- établir les bons de commande, interrogations, balances budgétaires sur le logiciel Ciril ; contrôler et viser les factures sur le logiciel Ciril, saisir et suivre le budget,
- rédiger sur le logiciel Web-délib les délibérations, décisions, notes de synthèse et conventions pour les Conseils municipaux ainsi que les arrêtés concernant les débits de boissons,
- conseiller les associations dans leur gestion administrative et financière,
- assurer la veille juridique et réglementaire liée au monde associatif,
- préparer et suivre les dossiers des évènements importants : rentrée associative, cafés associatifs...,
- préparer et suivre les dossiers manifestations afin d'accompagner les associations dans la réalisation de leurs projets,
- assurer le suivi des Fiches Organisation de Manifestations (FOM),
- réactualiser les conventions / avenants aux associations pour les mises à disposition de salles (LCR, Saules, MASA),
- assurer la gestion du planning des salles à la MASA, configurer les salles selon les occupations (cloisons) et remise des badges d'accès,
- recenser les aides apportées aux associations et coordonner les actions menées par les associations (prêt de matériel, mise à disposition de salles, de véhicules et soutien pour les demandes en communication, actualiser le tableau des avantages en nature),
- gérer le courrier arrivé via le logiciel Civil net ainsi que le courrier départ,
- gérer les demandes d'interventions auprès des services Techniques,
- classer et archiver les dossiers papier et numériques.
2) Missions occasionnelles
- suppléer l'agent administratif dans ses fonctions,
- être présent(e) lors de certaines manifestations (rentrée associative, cafés associatifs),
- solliciter, mobiliser les associations à participer aux animations / évènements organisés par la Ville.
Profils recherchés
- Bonne connaissance du milieu associatif, juridique, comptable, de la réglementation et de l'organisation des évènements publics,
- maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Power point), de messagerie, intranet,
- connaissances juridiques et financières de la réglementation / associations,
- maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique,
- maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, synthèse, compte-rendu...),
- aisance rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe.
- maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Power point), de messagerie, intranet,
- connaissances juridiques et financières de la réglementation / associations,
- maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique,
- maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, synthèse, compte-rendu...),
- aisance rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Mme Marie-Line PICHERY
Direction des Ressources Humaines
1 Place François Mitterrand B.P. 147
77547 SAVIGNY LE TEMPLE CEDEX
Mme Marie-Line PICHERY
Direction des Ressources Humaines
1 Place François Mitterrand B.P. 147
77547 SAVIGNY LE TEMPLE CEDEX
Adresse de l'employeur
SAVIGNY LE TEMPLE
>1 Place François Mitterrand B.P. 147
77547 SAVIGNY LE TEMPLE CEDEX
>1 Place François Mitterrand B.P. 147
77547 SAVIGNY LE TEMPLE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.