Agent Administratif H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O077240201357840
Publiée le 16/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
DAMMARIE LES LYS Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine
297 rue Rousseau Vaudran
77190 DAMMARIE LES LYS CEDEX
297 rue Rousseau Vaudran
77190 DAMMARIE LES LYS CEDEX
Lieu de travail
DAMMARIE LES LYS CEDEX
Poste à pourvoir le
03/04/2024
Date limite de candidature
02/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La CAMVS recherche un agent administratif h/f placé sous l'autorité de la responsable du service administration générale.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES
En l'absence de l'hôtesse d'accueil :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Communauté,
o Assurer le contrôle avant ouverture des accès et de la barrière.
o Orienter les visiteurs en salle de réunion le cas échéant et prévenir les services de leur arrivée.
Missions hors remplacement de l'hôtesse d'accueil
o Enregistrer le courrier arrivé dans le logiciel et assurer son suivi dans le logiciel
o Tenir à jour le planning d'entretien des véhicules
o Assurer le suivi administratif et financier du pool véhicules, en lien avec les appariteurs.
o Assurer un appui ponctuel aux réunions de l'assemblée (accueil des élus et distribution des boitiers de vote et/ou documents, reprographie, suivi des conventions, ...)
o Assurer le suivi de la signalétique (plaques de portes départ / arrivée des agents)
o Coordonner l'affichage des documents de la Communauté et des autres collectivités en lien avec les appariteurs
o Vérifier mensuellement le stock des achats pour les réunions
o Assurer le suivi administratif et financier des fournitures de tous les services, conformément au marché signé.
RELATIONS FONCTIONNELLES
Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration Générale
Relations internes : DGS, tous services,
Relations extérieures : les élus communautaires, les Directeurs et secrétaires généraux des Communes, le personnel des chambres consulaires (CCI et CMA), le personnel de la société publique locale.
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Respect impératif des délais liés à la gestion des courriers
Congés à prendre en coordination avec ceux de l'hôtesse d'accueil.
Respect impératif des horaires au poste d'accueil de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30
Présence au Conseil communautaire souhaité de 17h30 à 21h00 (8 réunions annuelles)
MOYENS TECHNIQUES SPECIFIQUES AU POSTE
Poste informatique et téléphonique fixes
En l'absence de l'hôtesse d'accueil :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Communauté,
o Assurer le contrôle avant ouverture des accès et de la barrière.
o Orienter les visiteurs en salle de réunion le cas échéant et prévenir les services de leur arrivée.
Missions hors remplacement de l'hôtesse d'accueil
o Enregistrer le courrier arrivé dans le logiciel et assurer son suivi dans le logiciel
o Tenir à jour le planning d'entretien des véhicules
o Assurer le suivi administratif et financier du pool véhicules, en lien avec les appariteurs.
o Assurer un appui ponctuel aux réunions de l'assemblée (accueil des élus et distribution des boitiers de vote et/ou documents, reprographie, suivi des conventions, ...)
o Assurer le suivi de la signalétique (plaques de portes départ / arrivée des agents)
o Coordonner l'affichage des documents de la Communauté et des autres collectivités en lien avec les appariteurs
o Vérifier mensuellement le stock des achats pour les réunions
o Assurer le suivi administratif et financier des fournitures de tous les services, conformément au marché signé.
RELATIONS FONCTIONNELLES
Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration Générale
Relations internes : DGS, tous services,
Relations extérieures : les élus communautaires, les Directeurs et secrétaires généraux des Communes, le personnel des chambres consulaires (CCI et CMA), le personnel de la société publique locale.
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Respect impératif des délais liés à la gestion des courriers
Congés à prendre en coordination avec ceux de l'hôtesse d'accueil.
Respect impératif des horaires au poste d'accueil de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30
Présence au Conseil communautaire souhaité de 17h30 à 21h00 (8 réunions annuelles)
MOYENS TECHNIQUES SPECIFIQUES AU POSTE
Poste informatique et téléphonique fixes
Profils recherchés
QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE
Expérience significative dans des fonctions similaires de deux ans et/ou une formation aux métiers d'accueil ou de gestion administrative (BEP, Bac Professionnel....)
Formation obligatoire en interne sur les logiciels métiers
- AIRS-Courrier
- EKSAE Finances et RH
- Office 365
COMPETENCES
Savoirs
* Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales est un plus
* Connaissance bureautique de Microsoft 365 sous Windows (Word, Excel, Outlook)
* Connaissance du logiciel Airs Courriers (formation en interne)
* Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste
* Connaitre les techniques d'accueil
Savoir faire
* Savoir rendre compte
* Faire preuve d'initiatives et d'autonomie
* Avoir le sens de l'organisation
* Savoir anticiper.
* Respecter les procédures.
* Communiquer des informations orales et écrites.
Savoir être
* Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité
* Être ponctuel
* Aptitude à la communication
* Aptitude à travailler en équipe
* Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve
* Faire preuve d'adaptation
Expérience significative dans des fonctions similaires de deux ans et/ou une formation aux métiers d'accueil ou de gestion administrative (BEP, Bac Professionnel....)
Formation obligatoire en interne sur les logiciels métiers
- AIRS-Courrier
- EKSAE Finances et RH
- Office 365
COMPETENCES
Savoirs
* Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales est un plus
* Connaissance bureautique de Microsoft 365 sous Windows (Word, Excel, Outlook)
* Connaissance du logiciel Airs Courriers (formation en interne)
* Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste
* Connaitre les techniques d'accueil
Savoir faire
* Savoir rendre compte
* Faire preuve d'initiatives et d'autonomie
* Avoir le sens de l'organisation
* Savoir anticiper.
* Respecter les procédures.
* Communiquer des informations orales et écrites.
Savoir être
* Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité
* Être ponctuel
* Aptitude à la communication
* Aptitude à travailler en équipe
* Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve
* Faire preuve d'adaptation
Contact
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (Lettre de Motivation et CV) au Président de l'Agglomération Melun Val de Seine.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.