Formation en secrétariat de niveau Bac ou équivalent

L’agent assure la responsabilité de l’ensemble du pôle administratif de la direction sous l’autorité directe du Directeur pour le secrétariat et la gestion administrative des dossiers. Pour ce faire, il s’appuie sur une équipe de 2 agents placés sous son autorité. Il est en interne le référent Elise et le référent de la Direction des finances. Il participe à la préparation et au suivi budgétaire.

1- Assistanat du Directeur pour, le secrétariat, le traitement du courrier, le classement des dossiers et le suivi budgétaire :

- Accueil téléphonique et physique
- Organisation de réunions, de rendez-vous, suivi de l’agenda du Directeur
- Collaboration au reporting sur les missions de la Direction (tableaux, fiches de suivi…)
- Correspondant de la direction auprès de la direction financière et de la commande publique
- Aide au suivi budgétaire, établissement des bons de commande et suivi des marchés publics du service
- Suivi de l’ensemble du circuit des courriers entrant / sortant pour la Police Municipale ; réponse à partir du logiciel Elise ; suivi des délais de réponse et relance des responsables de services si nécessaire
- Rédaction et mise en forme de l’ensemble des courriers en collaboration avec les 2 agents administratifs à partir des informations techniques fournies par chaque responsable de service
- Coordination avec les autres services administratifs de la ville et la Direction Générale des Services pour le suivi Elise
- Mise en forme et édition de documents, rapports et supports de communication divers
- Organisation matérielle des réunions de service et élargies (convocations, ordres du jour, supports, etc…) et rédaction de comptes rendus
- Organisation et gestion du classement des dossiers de la direction
- Planification des entretiens d’évaluations et suivi des circuits des comptes rendus d’entretiens du pôle administratif
- Suivi des dossiers Agent PM (Agréments, assermentations, ports d’armes, …)
- Suivi des heures mensuelles des agents non titulaires
- Elaboration des arrêtés municipaux (fermetures de rues, stationnement, circulation, occupation du domaine public, ….)


2- Encadrement d’une équipe administrative de deux agents :

- Superviser la gestion des objets trouvés, le suivi administratif de la transmission des PVE et Contraventions, les statistiques annuelles et mensuelles et l’élaboration des tableaux d’analyses.
- Gestion de la fourrière

PROFIL

Bonne connaissance des services municipaux ● Connaissance des écrits administratifs et des procédures administratives ● Connaissance de base du statut de la fonction publique territoriale ● Maîtrise de l’outil informatique ● Maîtrise des techniques de prise de notes ● Maîtrise de l’orthographe ● Capacités rédactionnelles ● Capacité à prioriser et notamment à hiérarchiser selon leur degré d’importance les doléances en collaboration avec le DPM ● Sens du service public ● Confidentialité et discrétion ● Bonne élocution, bonne présentation ● Aptitude et goût pour le management, capacité de négociation et de médiation ; capacité à fédérer et dynamiser une équipe ● Aptitude au dialogue et à l’écoute, savoir doser souplesse et fermeté, maîtrise de soi ● Adaptabilité, polyvalence sur l’ensemble des missions du pôle administratif ● Capacité d’organisation, rigueur administrative et auto contrôle ● Capacité d’autonomie et prise d’initiatives ● Aptitude au travail en équipe ● Capacité à rendre compte.