Activités et tâches principales :

Gérer le service accueil (en collaboration avec la secrétaire d’accueil)
-Accueillir le public sur place ou par téléphone
-Renseigner le public sur place ou par téléphone
-Recevoir, filtrer et orienter les appels
-Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
-Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents
-Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs

Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation (en collaboration avec la secrétaire d’accueil) :
- Gestion des mails
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
- Tenir le registre de courrier des départs
- Scanner les courriers réceptionner et distribuer

Gérer de la communication (en collaboration avec la secrétaire d’accueil) :
- Gestion des affichages
- Gestion des tracts publicitaires
- Gestion du panneau Pocket
- Gestion du site internet de la commune

Gérer l’Etat Civil (en collaboration avec la secrétaire d’accueil) :
-Rédiger les actes de naissances, avis de naissance, décès, transcription de décès, mariage, avis de mention…
-Transmettre les demandes de copie originales des actes d’Etat Civil
-Recensement militaire
-Attestation d’accueil
-Gestion du cimetière et des concessions
-Lecture acte de mariage lors de cérémonies

Gérer l’administratif du service Périscolaires (en collaboration avec la secrétaire d’accueil) :
-Suivi des inscriptions hebdomadaires et mensuels
-Transmission aux personnels du périscolaire

Gérer l’Etat Civil
-Préparation administratif des mariages (JVS)
-Gestion du cimetière et des concessions
-Lecture acte de mariage lors de cérémonies

Gérer l’Urbanisme :
-Réception des dossiers d’urbanisme transmis par la secrétaire d’accueil
-Transmission au service instructeur et suivi des dossiers
-Notification de la décision aux intéressés
-Travail en collaboration avec l’Elu chargé de l’urbanisme

Gérer l’administratif du service Périscolaires
-Envoie des dossiers d’inscriptions aux familles
-Vérification des pointages périscolaires
- Collaboration avec le Syndicat Pédagogique de Villefermoy
- Remplacement des agents (en cas d’absence de la secrétaire générale de mairie)

Gérer les locations de salles
- Dossiers
- Planning

Activités et tâches secondaire (absence de la secrétaire Générale de Mairie) :

Gérer les locations de salles
- Organisation des Etats des Lieux
- Etats les lieux entrées et sorties (planning répartie avec élus)
- Visite de salles

Assistance à l’autorité territoriale :
- aider à la décision et conseil aux élus
- assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité.

Organisation du Conseil Municipal :
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
- Organiser les dates et envoyer les convocations avec ordre du jour
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).
- Envoie des délibération et annexe en préfecture (sur acte) et à toutes administration concernée par la décision de la délibération.

Aide à l’élaboration du Budget / Dossiers de subventions :
- élaborer le budget en collaboration avec M. le Maire, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.
- assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.

Gérer le service des Ressources Humaines
- Recrutement des agents, en collaboration avec les Elus
- Rémunération du personnel (Elément de paye, Fiches de salaire, gestions des absences, mandatement des payes, clôture des payes, DSN, Déclaration trimestriel CDG)
- Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences
- Gestion administrative des agents (dossier, note de service, contrat de travail, arrêtés…)
- Gestion des présences et des absences (arrêts maladie, congés payés, congés parental…)
- Procéder aux déclarations auprès des organismes (URSAFF, CDG, Service des Impôts…)
- Gestion des demandes de formation des Agents
- Bilan sociale (RSU)
- Mise en place du règlement intérieur et en charge de son exécution
- Mise en place des Lignes Directrices de Gestions et en charge de leurs exécutions
- Suivi carrière agents
- Réunion recadrage
- Entretiens annuels

Gérer l’administratif du service Périscolaires
- Remplacement des agents
- Facture des services périscolaires (en cas d’absence de la secrétaire générale de mairie)
- Etablissement des titres préscolaires (en cas d’absence de la secrétaire générale de mairie)

Gérer le service technique
- Mandatement des factures de matériels
- Travail en collaboration avec l’Elu en charge du service technique pour le planning des tâches, et la prévision des achats d’investissement
- Arrêtés de voiries

Gérer le service Finance
- Travail en collaboration avec le Trésor publique
- Mandatement des factures de fonctionnement et d’investissement
- Elaboration des bons d’engagement
- Titres (location de salles, occupation du domaine publique, compensations…)
- Commandes de fournitures administratives

Gérer les élections
- Elaboration et suivie des listes électorales
- Préparation des élections
- Tenue du bureau de votre
- Elberton du Procès-Verbal
- Lien avec la Préfecture

Gérer le recensement de la population lors des campagnes de recensement
- Rôle de coordinateur de recensement
- Prépare le recensement en lien avec l’INSEE
- Assure un soutien logistique aux recenseurs
- Forme les agents recenseurs
- Encadre et suit les agents recenseurs