Responsable adjointe du service des formalités administratives
Offre n° O077260420000469
Publiée le 20/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Esplanade Charles de Gaulle - CS 10570, Combs-la-Ville (Seine-et-Marne (77))
Poste à pourvoir le
19/06/2026
Date limite de candidature
19/06/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
Descriptif de l'emploi
L’adjoint(e) au responsable des formalités administratives accompagne le responsable dans l’organisation et le pilotage du service et assure son remplacement en cas d’absence. Il/elle participe à l’amélioration continue des procédures afin de moderniser les pratiques du service.
Le poste consiste également à accueillir, informer et accompagner les administrés dans leurs démarches administratives (état civil, élections, formalités diverses), en garantissant la qualité du service rendu, le respect de la réglementation et des délais.
La dimension relationnelle est centrale, avec des échanges constants avec les usagers, les services municipaux et les partenaires institutionnels.
Le poste consiste également à accueillir, informer et accompagner les administrés dans leurs démarches administratives (état civil, élections, formalités diverses), en garantissant la qualité du service rendu, le respect de la réglementation et des délais.
La dimension relationnelle est centrale, avec des échanges constants avec les usagers, les services municipaux et les partenaires institutionnels.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Organisation et gestion du service :
• Assister et remplacer le responsable de service
• Organiser, coordonner et contrôler l’activité d’une équipe de 8 agents
• Elaborer et mettre à jour les procédures internes
• Être force de proposition pour améliorer le service rendu
Accueil et relation aux usagers :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Informer, orienter et accompagner les administrés
• Traiter les demandes liées aux formalités administratives
Gestion de l’état civil :
• Instruire et suivre les dossiers (naissance, mariage, décès, PACS…)
• Rédiger actes et documents administratifs
• Organiser les cérémonies (mariages, parrainages civils)
Gestion des élections :
• Tenir et mettre à jour les listes électorales
• Participer à l’organisation matérielle des scrutins
• Assurer une présence lors des élections
Gestion funéraire :
• Préparer les autorisations et dossiers funéraires
• Assurer le suivi des concessions et opérations au cimetière
Formalités administratives :
• Instruire les dossiers (CNI, passeports, attestations, recensement…)
• Assurer le suivi des affaires militaires et du recensement citoyen
Activités ponctuelles :
• Secrétariat des mariages (par roulement)
• Remplacement ponctuel des collègues
• Contrôle des opérations funéraires sur site
• Horaires spécifiques : Travail un samedi matin sur deux (avec récupération dans les 15 jours qui suivent)
• Déplacements : Ponctuels (cimetière notamment)
• Astreintes / permanences : Participation aux élections et cérémonies
• Autres contraintes :
- Secrétariat de mariage le samedi après-midi (par roulement, avec récupération)
- Disponibilité liée aux scrutins électoraux
Organisation et gestion du service :
• Assister et remplacer le responsable de service
• Organiser, coordonner et contrôler l’activité d’une équipe de 8 agents
• Elaborer et mettre à jour les procédures internes
• Être force de proposition pour améliorer le service rendu
Accueil et relation aux usagers :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Informer, orienter et accompagner les administrés
• Traiter les demandes liées aux formalités administratives
Gestion de l’état civil :
• Instruire et suivre les dossiers (naissance, mariage, décès, PACS…)
• Rédiger actes et documents administratifs
• Organiser les cérémonies (mariages, parrainages civils)
Gestion des élections :
• Tenir et mettre à jour les listes électorales
• Participer à l’organisation matérielle des scrutins
• Assurer une présence lors des élections
Gestion funéraire :
• Préparer les autorisations et dossiers funéraires
• Assurer le suivi des concessions et opérations au cimetière
Formalités administratives :
• Instruire les dossiers (CNI, passeports, attestations, recensement…)
• Assurer le suivi des affaires militaires et du recensement citoyen
Activités ponctuelles :
• Secrétariat des mariages (par roulement)
• Remplacement ponctuel des collègues
• Contrôle des opérations funéraires sur site
• Horaires spécifiques : Travail un samedi matin sur deux (avec récupération dans les 15 jours qui suivent)
• Déplacements : Ponctuels (cimetière notamment)
• Astreintes / permanences : Participation aux élections et cérémonies
• Autres contraintes :
- Secrétariat de mariage le samedi après-midi (par roulement, avec récupération)
- Disponibilité liée aux scrutins électoraux
Profils recherchés
Connaissances théoriques et pratiques :
• Droit civil, code de la nationalité, législation funéraire, code électoral
• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des logiciels métiers (TES, Synbird, Mélodie, Gescime, Suffrage Web…)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
• Veille réglementaire et juridique
Savoir-faire :
• Accueillir et informer le public
• Instruire et gérer des dossiers administratifs
• Organiser et coordonner une équipe
• Rédiger des actes et courriers administratifs
• Appliquer et faire évoluer des procédures
• Gérer les situations complexes avec les usagers
Savoir-être :
• Sens du service public
• Bonnes qualités relationnelles (écoute, diplomatie, patience)
• Discrétion et respect du devoir de réserve
• Rigueur et organisation
• Esprit d’équipe et aptitude managériale
• Adaptabilité et réactivité
• Bonne présentation et expression orale
• Droit civil, code de la nationalité, législation funéraire, code électoral
• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des logiciels métiers (TES, Synbird, Mélodie, Gescime, Suffrage Web…)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
• Veille réglementaire et juridique
Savoir-faire :
• Accueillir et informer le public
• Instruire et gérer des dossiers administratifs
• Organiser et coordonner une équipe
• Rédiger des actes et courriers administratifs
• Appliquer et faire évoluer des procédures
• Gérer les situations complexes avec les usagers
Savoir-être :
• Sens du service public
• Bonnes qualités relationnelles (écoute, diplomatie, patience)
• Discrétion et respect du devoir de réserve
• Rigueur et organisation
• Esprit d’équipe et aptitude managériale
• Adaptabilité et réactivité
• Bonne présentation et expression orale
Contact et modalités de candidature
Contact
0164131600
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation et CV) doivent être adressées à Monsieur le Maire via le site internet de la Ville, rubrique « Offres d’emploi ».
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.