Missions et conditions d’exercice
Assurer un appui à la direction générale
• Assister la direction générale dans le suivi des dossiers relevant du pôle ;
• Mettre en œuvre les orientations définies par la direction générale et les élus dans son domaine d’intervention ;
• Élaborer des tableaux de bord, outils de suivi et documents d’aide à la décision ;
• Identifier les évolutions réglementaires et leurs incidences sur les procédures de la collectivité ;
• Participer aux projets transversaux de la commune.
Coordonner les activités du Pôle Ressources et Administration générale
• Organiser et coordonner l’activité des différents services et agents relevant du pôle ;
• Assurer le suivi des dossiers et des échéances ;
• Répartir les activités et faciliter la circulation de l’information ;
• Favoriser la transversalité et la coopération entre les services ;
• Accompagner les agents dans l’évolution de leurs pratiques professionnelles ;
• Formaliser et actualiser les procédures internes ;
• Veiller à la continuité et à la qualité du service public ;
• Assurer un reporting régulier auprès de la direction générale.
Coordonner les activités financières et la recherche de financements
• Encadrer et accompagner l’agent en charge de la comptabilité ;
• Superviser et suivre l’activité comptable de la collectivité, en lien avec l’agent chargé de la comptabilité ;
• Veiller au respect des procédures budgétaires et comptables et au suivi des échéances ;
• Participer à la préparation, au suivi et à l’exécution du budget communal ;
• Assurer un rôle d’interface avec les services et les partenaires institutionnels dans le domaine financier ;
• Encadrer et accompagner l’agent en charge de la recherche de financements et du suivi des subventions ;
• Superviser la recherche d’opportunités de financement et le suivi des dossiers de demandes de subventions ;
• Veiller au suivi administratif et financier des subventions obtenues ;
• Assurer le suivi des échéances, des conventions et des justificatifs liés aux financements ;
• Contribuer à l’optimisation des ressources financières de la collectivité.
Assurer le suivi de la commande publique
• Coordonner le suivi administratif des procédures de commande publique ;
• Accompagner les services dans la définition et l’expression de leurs besoins ;
• Veiller au respect des procédures et des échéances de la commande publique ;
• Assurer le lien avec les services et prestataires concernés ;
• Participer à la préparation des pièces administratives nécessaires aux consultations ;
• Assurer le suivi administratif des marchés et contrats de la collectivité.
Assurer la gestion des ressources humaines
• Assurer le suivi des situations individuelles et de la carrière des agents ;
• Préparer et suivre les actes administratifs relatifs à la carrière, à la rémunération, aux positions administratives et aux absences ;
• Assurer le suivi des éléments nécessaires à la préparation et au contrôle de la paie ;
• Organiser et suivre les procédures de recrutement, en lien avec la direction générale et les responsables de service ;
• Participer à la définition et à la mise en œuvre des actions en matière de formation et de développement des compétences ;
• Assurer le suivi des parcours professionnels ;
• Préparer et suivre les dossiers relatifs au temps de travail, aux congés et aux absences ;
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la santé, à la prévention et à la sécurité au travail, en lien avec les organismes et partenaires compétents ;
• Préparer les éléments nécessaires au dialogue social et assurer le suivi administratif des instances et échanges avec les représentants du personnel ;
• Gérer et assurer le secrétariat du Comité Social Territorial.
• Conseiller et accompagner les agents et les responsables de service sur les questions relevant de la gestion administrative des ressources humaines ;
• Assurer une veille statutaire et réglementaire ;
• Accompagner la direction générale dans la mise en œuvre des évolutions réglementaires et organisationnelles en matière de ressources humaines ;
• Participer à la mise en œuvre des actions d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail.
Coordonner le suivi des systèmes d’information
• Assurer le suivi des relations avec les prestataires informatiques ;
• Recenser les besoins des services en matière d’outils numériques ;
• Participer au suivi des logiciels et applications métiers ;
• Veiller au bon fonctionnement et à la continuité des outils numériques ;
• Organiser le suivi des demandes d’assistance des utilisateurs ;
• Participer au développement de la dématérialisation des procédures ;
• Accompagner les services dans l’évolution de leurs pratiques numériques.

Assurer le suivi des dossiers juridiques
• Assurer le suivi administratif des dossiers à caractère juridique de la collectivité ;
• Être l’interlocuteur de la collectivité auprès des prestataires et conseils juridiques externes, notamment avocats et cabinets spécialisés ;
• Recueillir les éléments nécessaires à l’instruction des dossiers et assurer leur transmission aux conseils concernés ;
• Coordonner les échanges entre les services de la collectivité et les conseils externes ;
• Assurer le suivi des consultations et des préconisations formulées par les conseils ;
• Assurer le suivi administratif des procédures précontentieuses et contentieuses, en lien avec les avocats mandatés par la collectivité ;
• Veiller au respect des échéances et au suivi des dossiers juridiques ;
• Participer à la préparation des actes et dossiers nécessitant une validation ou une expertise juridique.
Coordonner l'organisation des instances municipales
• Encadrer et accompagner l’agent chargé de la préparation et de la tenue des séances du conseil municipal ;
• Superviser l’organisation administrative des conseils municipaux ;
• Veiller au respect du calendrier des instances et des échéances réglementaires ;
• Assurer le suivi des délibérations, décisions et actes issus des séances ;
• Coordonner les échanges nécessaires entre les services, les élus et les partenaires concernés ;
• Veiller à la bonne conservation et au suivi des documents relatifs aux instances municipales.


Superviser les services à la population
• Encadrer et accompagner les services à la population ;
• Coordonner et suivre l’activité des services relevant de ce périmètre ;
• Veiller à la continuité et à la qualité du service rendu aux administrés ;
• Accompagner les agents dans la mise en œuvre des procédures et l’évolution des pratiques ;
• Superviser notamment les activités liées à l’accueil, à l’état civil, aux élections, aux archives, aux affaires scolaires, au logement et à la gestion locative communale ;
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre les services à la population et la direction générale ;
• Identifier les difficultés rencontrées et proposer des améliorations dans l’organisation des services.
Superviser le service Communication
• Encadrer et accompagner le responsable du service Communication, ainsi que les agents placés sous sa responsabilité ;
• Superviser l’activité du service composé d’un responsable et de trois agents ;
• Définir, en lien avec la direction générale et les élus, les priorités et les objectifs du service ;
• Veiller à la cohérence de la communication institutionnelle de la commune ;
• Veiller au respect des échéances et à la qualité des contenus diffusés ;
• Faciliter la coordination entre le service Communication, les autres services municipaux et la direction générale ;
• Accompagner le chef de service dans la mise en œuvre des projets et actions de communication ;
• Assurer un suivi régulier de l’activité du service et en rendre compte à la direction générale ;
• Veiller à l’adaptation des supports et des pratiques de communication aux évolutions numériques et aux besoins des usagers.