A- Missions fréquentes

1° Instances : préparation, tenue et suivi des instances statutaires et des actes du SMITOM

a) Piloter, organiser et préparer les bureaux et comités syndicaux : mise en forme des rapports et délibérations, préparation des convocations et dossiers, dépôt et envoi des convocation et du dossier sur le site internet du syndicat, s’assurer de la bonne transmission aux élus.
b) Piloter le processus de préparation et de validation des dossiers : coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires, veiller au respect des échéances, procéder aux relances utiles. Assister la Directrice Générale des Services pour la préparation, le suivi des ordres du jour. Rédaction/mise en forme des documents nécessaires à l’organisation des instances.
c) Organisation et préparation de commissions syndicales à la demande de la directrice générale des services et en lien avec les directions opérationnelles (commission Finances si couplée avec le bureau syndical, commission de CAO/DSP…).
d) Dans le cadre de l’élaboration des actes du SMITOM (dont les arrêtés et décisions), piloter à leur régularité, assurer leur suivi : contrôle, mise en signature, transmission au contrôle de légalité, notification, publications légales, archivages, élaboration et mise en forme des procès-verbaux.
e) Conseiller les services dans la rédaction des actes si besoin et participer à la validation des actes.
f) Participation active aux préparations de renouvellement des comités syndicaux (réflexion sur la mise en place d’un parapheur électronique de convocation à mener).
g) Travail collaboratif avec la Responsable de la Gestion Administrative
h) Elaboration et suivi budgétaire des Affaires Générales











2° Commande publique :

a) Accompagner les services opérationnels du SMITOM dans la définition de leur besoin et dans le choix de la procédure de passation de marchés ou de technique d’achat,
b) Rédiger, dans le respect du Code de la commande publique, les pièces administratives (RC, AE, CCAP – hors CCTP, BPU ou DPGF) des projets de marchés en cohérence avec les pièces techniques communiquées par les services opérationnels de la direction,
c) Accompagner les chargés de projets de la direction dans l’analyse des offres et la rédaction des rapports de présentation des projets de marchés ;
d) Assurer le suivi administratif dans l’exécution des marchés : avenants, rectificatifs, changements de tiers, etc.
e) Mettre en ligne sur la plateforme dématérialisée les différentes pièces du marché.
f) Assurer le suivi de la phase d’analyse (contrôle des rapports, vérification des pièces),
g) Gérer le planning de renouvellement des marchés (tableau de suivi)
h) Suivi et gestion des contrats liés à l’entretien du siège du syndicat (nettoyage annuel, électricité…) : pilotage de la gestion des moyens généraux (bâtiment).
i) Encadrement du service Entretien du siège.

3° Assurances :

a) Gestion des contrats d’assurance et des sinistres (à l’exception des contrats statutaires gérés par le Service Ressources Humaines).

B- Missions ponctuelles

a) Contribuer au développement de la culture juridique des agents de la collectivité (en participant par exemple à l’organisation de formations thématiques ou à la création de différents supports d’information et en assurant la diffusion d’une veille juridique au sein de la collectivité)
b) Travail collaboratif avec la Directrice Générale des Services.
c) Assurer une veille juridique et s’assurer de la mise en œuvre des évolutions réglementaires (instances/Assurances/marchés publics).