Activités principales :
Gestion de l’agenda du maire
• Centraliser les demandes de rendez-vous et les invitations ; identifier leur objet, leur échéance et leur degré de priorité, puis solliciter les arbitrages nécessaires.
• Tenir à jour l’agenda partagé du maire ; organiser les rendez-vous, réunions et déplacements en prenant en compte les temps de trajet, de préparation des réunions et les contraintes de disponibilité. Compléter l’agenda avec les informations identifiées comme indispensables par le maire.
• Confirmer les horaires, lieux, participants et modalités pratiques ; informer rapidement les personnes concernées de toute modification.
• Préparer un point régulier bi-hebdomadaire avec le maire et le directeur de cabinet sur et les échéances la semaine à venir et du mois ; repérer les conflits d’agenda, les informations manquantes et les décisions attendues.

Préparation des dossiers quotidiens du maire
• Constituer, dès la prise de connaissance et actualiser si nécessaire jusqu’au jour même, les dossiers de la journée, dans un format de présentation clair, synthétique et immédiatement utilisable.
• Réunir pour chaque séquence : objet et objectif, horaires et lieu, interlocuteurs et fonctions, note de contexte, historique des échanges, chiffres utiles, documents de référence, points de vigilance et arbitrages attendus.
• Recueillir auprès des services les notes et pièces nécessaires, fixer une échéance de transmission, relancer et vérifier la complétude ainsi que l’actualité des informations.
• Intégrer les éléments de langage ou projets d’intervention validés par le cabinet ; signaler explicitement les informations restant à confirmer.

Anticipation des événements et suivi du protocole
• Tenir un calendrier prévisionnel des cérémonies, inaugurations, commémorations, visites officielles et manifestations auxquelles le maire participe.
• Établir avec les organisateurs des événements un rétroplanning précisant les étapes, les responsables identifiés, les échéances et les validations attendues ; alerter le cabinet en cas de retard.
• Préparer et suivre les invitations, les réponses et les relances ; actualiser la liste des personnalités et confirmer leur présence, leur fonction ou leur représentation.
• Préparer une fiche de déroulement précisant le rôle du maire dans le cadre de chaque événement, les horaires, les contacts utiles, les interventions et les besoins pratiques. Alerter le cas échéant le directeur de cabinet pour la préparation des prises de parole.
• S’assurer auprès des services concernés de la préparation des lieux, des moyens techniques, des accès et des documents ;

Suivi des rendez-vous et des décisions
• Recenser les suites demandées par le maire, identifier le service ou l’interlocuteur chargé du suivi et tenir un tableau de suivi des actions et échéances.
• Préparer, lorsque demandé, un relevé succinct des échanges ; relancer les interlocuteurs et signaler les blocages au directeur de cabinet.
Activités secondaires :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du maire, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages en identifiant les urgences.
• Préparer les courriers courants, sécuriser le circuit de validation des parapheurs et de leur signature par le maire, puis veiller à leur transmission aux services concernés.
• Organiser les transmissions en cas d’absence afin de garantir la continuité de l’agenda, du traitement des demandes et du suivi des échéances.