Le/la chargé(e) d'accueil anime et organise un espace d'accueil et d'informations.
Il/elle accueille le public, traite les demandes de son ressort, informe et dirige vers les autres services compétents.
Il/Elle assure la gestion des services généraux et des moyens matériels de la collectivité.

Accueil
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Gérer les situations de stress et les publics difficiles
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges,)

Affaires générales & sociales
- Gestion des actes, registres et dossiers relatifs à l'Etat Civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, baptême, mentions, auditions, déclarations...),
- Célébration de mariages, PACS ou baptême civil
- Elections : inscription et suivi de la liste électorale
- Gestion et suivi du cimetière (vente/reprises de concessions), affichage (en lien avec le gardien du cimetière)
- Gestion et suivi des attestations d'accueil
- Recensement militaire
- Assurer l'accueil téléphonique, physique et numérique des demandeurs de logement : information sur l'accès au logement, les circuits de la demande, orientation vers les services juridiques, sociaux, Gestion des demandes de logement social et du contingent réservé à la commune et le logement d'urgence
- Gestion et suivi des transports gratuits pour les aînés et des prestations de soutien à domicile (téléassistance, repas portage, aides ménagères)
- Tenir le registre des personnes isolées et mener des actions des différents plans d'urgence (canicule, grand froid, accueil de réfugiés et/ou de migrants, crises sanitaires, etc.)
- Gestion et coordination des activités du CCAS (bons alimentaires, campagne de dons, etc.)
- Aînés : relation avec les ainés, manifestations (loto, voyages), demandes de cartes Améthyste, etc.
- Santé : Prévention santé, gestion des événements sanitaires (plan canicule, pandémies...), campagnes d'information, de don du sang...

Services généraux
- Gestion des commandes de fournitures et suivi du stock
- Gestion de l'affichage règlementaire
- Gestion des réservations : salles de réunions, consigne à vélos, autres sujets ponctuels (ex. navette séniors, permanences juridiques...)
- Gestion du courrier (affranchissement, relation avec la poste, commande de LRAR, entretien de la machine, gestion du courrier en l'absence d'appariteur, courrier des associations etc...)
- Gestion des clés (livraison, retrait des clés par les associations, ...)
- Rédactions de documents : tableaux de bord, fichier de contacts, fiche de procédures, bon de commande, attestations, légalisation de signature, copies conformes, etc.

Autres
- Inscriptions et vente de billets pour les manifestations communales
- Vente de produits (livres, guides, ...)
- Gestion des taxis (autorisation de stationnement, demandes diverses...)
- Suivi des déclarations de meublés de tourisme
- Veille réglementaire en matière d'état-civil et de formalités administratives : suivi des textes règlementaires en matière d'état civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale...), mise à jour des procédures

Formations et diplômes requis :
- Expérience en état civil indispensable
- Formation ou expérience dans le domaine administratif
Technicités requises :
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Maitrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique
- Connaissances juridiques de l'état civil et du cimetière
- S'adapter aux évolutions réglementaires et aux nouveaux outils numériques
- Très bonne maitrise du Français (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire)
- Connaissance de l'environnement institutionnel et politique et les acteurs publics

Compétence relationnelle :
Ecoute et patience, ponctualité, sens du relationnel et de l'accueil, respect des obligations de discrétion et de loyauté, sens du service public, polyvalence, organisation et méthode. Savoir gérer les situations de stress. Esprit d'équipe.