Agent administratif et financier - Direction du numérique (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O078231201277632
Publiée le 01/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 rue Pottier, Le Chesnay-Rocquencourt (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Direction du Numérique de la Commune du Chesnay-Rocquencourt est en charge du pilotage de l'ensemble des projets technologiques portés attendus par les directions métiers, de l'informatique de gestion à la dématérialisation des procédures en passant par l'informatique industrielle ou la sécurité des biens et personnes.
Dans ce contexte, l'adjoint administratif et comptable doit assurer les missions relatives à la commande publique et aux actes administratifs de la commune, dans un cadre réglementaire exigeant.
Dans ce contexte, l'adjoint administratif et comptable doit assurer les missions relatives à la commande publique et aux actes administratifs de la commune, dans un cadre réglementaire exigeant.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE
Gérer le cycle de vie de la commande publique de la Direction du Numérique :
* Demande de devis aux fournisseurs sur la base des expressions de besoin émises par les collègues de la Direction du Numérique ;
* Saisie des bons de commandes sur les imputations budgétaires adéquates en CAPEX et OPEX (Cegid/Eksaé puis CirilGF sur 2024) ;
* Suivi du processus de validation et de signature par l'autorité ;
* Envoi des commandes, relances éventuelles ;
* Suivi des bons de livraison et des PV de réception
* Validation des factures présentées (CHORUS Pro) après vérifications auprès des chefs de projets concernés ;
* Traitement des courriers et des annexes (arriérés de paiement, relances, avoirs...)
Suivre la relation contractuelle avec les prestataires :
* Suivi du cycle de vie des contrats de maintenance et de prestation (échéances, renouvellements...), des marchés et des conventions diverses ;
* Échanges avec les homologues administratifs de la collectivité ou des prestataires pour le suivi des devis, commandes et factures ;
* Escalade auprès du manager pour les cas litigieux ou les arbitrages.
Contrôler l'état de l'exécution budgétaire de la Direction du Numérique et des budgets annexes :
* Suivre l'état d'érosion budgétaire en cours d'année et alerter sur les risques de sur/sous consommation (2,2 M.€ en 2023) ;
* Engager les dépenses à venir sur l'année pour anticiper la facturation ;
* Participer au processus d'élaboration budgétaire, sur la base des exercices passés, des dépenses nouvelles et des projets inattendus.
ACTIVITES
* Participer au briefing quotidien pour remonter les faits marquants et synchroniser les actions avec le reste de l'équipe de la Direction du Numérique ;
* Assister aux jalons majeurs des projets structurants pour lesquels un suivi administratif particulier est nécessaire ;
* Élaborer les tableaux de bord de suivi financier trimestriels pour la synchronisation de l'activité avec la Direction des Finances ;
* Rédiger les actes administratifs liés à la commande publique (décisions du Maire notamment) ;
* Mettre à jour la base de données relatives aux commandes publiques en cours et anticiper leur renouvellement, notamment vis à vis des pièces administratives (courriers de reconduction ou de révocation...) ;
* Pointer quotidiennement les factures liées aux contrats et de rattacher leur imputation ;
* Formaliser les bons de commandes sur la base des devis établis par les fournisseurs, à la demande des agents du service ;
* Assister le chef de service dans l'élaboration des budgets de fonctionnement annuels sur la base des dépenses constatées lors de l'exercice précédent;
* Assurer un accueil téléphonique pour les demandes administratives ;
* Traiter les dossiers de demande de certificat RGS (accompagnement possible) ;
* Assurer une veille réglementaire simple sur les grandes évolutions de la réglementation applicables au numérique dans les collectivités territoriales (RGPD, NIS2, REEN...) ;
* Gérer l'interface avec le service des Archives Municipales pour les demandes de versements ponctuels (formation possible si nécessaire).
En fonction du profil, une participation plus importante à la coordination de projets d'envergure constituera un axe d'évolution.
MOYENS
- Progiciels métiers :
Gestion financière : Eksaé,
Outil de gestion des actifs et des contrats : GLPI
Suivi de projet en mode agile : Kanboard
Actes administratifs : WebDelib ;
- Logiciels bureautiques et collaboratifs (Nextcloud)
- Messagerie instantanée et visioconférence : Element - Matrix - Zoom
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Horaires :
- Poste à temps complet
- Lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h30 à 17h00, et mardi de 8h30 à 17h30.
- Pause-déjeuner (1 heure) à coordonner avec l'équipe pour assurer la continuité de présence
- 25 jours de congés + 23 jours de RTT
Contraintes spécifiques liées à l'exercice du poste :
- Disponibilité pour répondre à des dépassements d'horaires ponctuels et programmés en période de préparation budgétaire
- Disponibilité sur la messagerie instantanée indispensable sur les horaires de travail
- Télétravail possible à l'issue d'une période d'intégration
Gérer le cycle de vie de la commande publique de la Direction du Numérique :
* Demande de devis aux fournisseurs sur la base des expressions de besoin émises par les collègues de la Direction du Numérique ;
* Saisie des bons de commandes sur les imputations budgétaires adéquates en CAPEX et OPEX (Cegid/Eksaé puis CirilGF sur 2024) ;
* Suivi du processus de validation et de signature par l'autorité ;
* Envoi des commandes, relances éventuelles ;
* Suivi des bons de livraison et des PV de réception
* Validation des factures présentées (CHORUS Pro) après vérifications auprès des chefs de projets concernés ;
* Traitement des courriers et des annexes (arriérés de paiement, relances, avoirs...)
Suivre la relation contractuelle avec les prestataires :
* Suivi du cycle de vie des contrats de maintenance et de prestation (échéances, renouvellements...), des marchés et des conventions diverses ;
* Échanges avec les homologues administratifs de la collectivité ou des prestataires pour le suivi des devis, commandes et factures ;
* Escalade auprès du manager pour les cas litigieux ou les arbitrages.
Contrôler l'état de l'exécution budgétaire de la Direction du Numérique et des budgets annexes :
* Suivre l'état d'érosion budgétaire en cours d'année et alerter sur les risques de sur/sous consommation (2,2 M.€ en 2023) ;
* Engager les dépenses à venir sur l'année pour anticiper la facturation ;
* Participer au processus d'élaboration budgétaire, sur la base des exercices passés, des dépenses nouvelles et des projets inattendus.
ACTIVITES
* Participer au briefing quotidien pour remonter les faits marquants et synchroniser les actions avec le reste de l'équipe de la Direction du Numérique ;
* Assister aux jalons majeurs des projets structurants pour lesquels un suivi administratif particulier est nécessaire ;
* Élaborer les tableaux de bord de suivi financier trimestriels pour la synchronisation de l'activité avec la Direction des Finances ;
* Rédiger les actes administratifs liés à la commande publique (décisions du Maire notamment) ;
* Mettre à jour la base de données relatives aux commandes publiques en cours et anticiper leur renouvellement, notamment vis à vis des pièces administratives (courriers de reconduction ou de révocation...) ;
* Pointer quotidiennement les factures liées aux contrats et de rattacher leur imputation ;
* Formaliser les bons de commandes sur la base des devis établis par les fournisseurs, à la demande des agents du service ;
* Assister le chef de service dans l'élaboration des budgets de fonctionnement annuels sur la base des dépenses constatées lors de l'exercice précédent;
* Assurer un accueil téléphonique pour les demandes administratives ;
* Traiter les dossiers de demande de certificat RGS (accompagnement possible) ;
* Assurer une veille réglementaire simple sur les grandes évolutions de la réglementation applicables au numérique dans les collectivités territoriales (RGPD, NIS2, REEN...) ;
* Gérer l'interface avec le service des Archives Municipales pour les demandes de versements ponctuels (formation possible si nécessaire).
En fonction du profil, une participation plus importante à la coordination de projets d'envergure constituera un axe d'évolution.
MOYENS
- Progiciels métiers :
Gestion financière : Eksaé,
Outil de gestion des actifs et des contrats : GLPI
Suivi de projet en mode agile : Kanboard
Actes administratifs : WebDelib ;
- Logiciels bureautiques et collaboratifs (Nextcloud)
- Messagerie instantanée et visioconférence : Element - Matrix - Zoom
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Horaires :
- Poste à temps complet
- Lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h30 à 17h00, et mardi de 8h30 à 17h30.
- Pause-déjeuner (1 heure) à coordonner avec l'équipe pour assurer la continuité de présence
- 25 jours de congés + 23 jours de RTT
Contraintes spécifiques liées à l'exercice du poste :
- Disponibilité pour répondre à des dépassements d'horaires ponctuels et programmés en période de préparation budgétaire
- Disponibilité sur la messagerie instantanée indispensable sur les horaires de travail
- Télétravail possible à l'issue d'une période d'intégration
Profils recherchés
Diplômes ou Formation - Expériences professionnelles
- Niveau BEP comptabilité ou sup. pondéré par l'expérience professionnelle
- Connaissances des exigences de la commande publique
- Connaissances de Word et Excel, voire des logiciels métiers spécifiques
- Connaissance du cadre budgétaire M57
Compétences et aptitudes
Professionnelles :
- Organisation, rigueur et méthode
- Goût des chiffres
- Aisance dans la pratique des outils informatiques
- Autonomie dans l'organisation du travail, tout en respectant les délais réglementaires
- Dynamisme et solidarité
- Adaptabilité aux tâches nouvelles
- Sens du travail en équipe développé
- Force de proposition pour l'optimisation des processus liés au poste
Compétences rédactionnelles et stylistiques avérées, adaptées au contexte
Relationnelles :
- Sens du service public
- Discrétion, confidentialité
- Capacité à interroger et rendre compte
- Niveau BEP comptabilité ou sup. pondéré par l'expérience professionnelle
- Connaissances des exigences de la commande publique
- Connaissances de Word et Excel, voire des logiciels métiers spécifiques
- Connaissance du cadre budgétaire M57
Compétences et aptitudes
Professionnelles :
- Organisation, rigueur et méthode
- Goût des chiffres
- Aisance dans la pratique des outils informatiques
- Autonomie dans l'organisation du travail, tout en respectant les délais réglementaires
- Dynamisme et solidarité
- Adaptabilité aux tâches nouvelles
- Sens du travail en équipe développé
- Force de proposition pour l'optimisation des processus liés au poste
Compétences rédactionnelles et stylistiques avérées, adaptées au contexte
Relationnelles :
- Sens du service public
- Discrétion, confidentialité
- Capacité à interroger et rendre compte
Contact et modalités de candidature
Contact
0139231112
Informations complémentaires
Pour postuler, adressez votre candidature à l'attention de M. Richard DELEPIERRE, Le Maire, par mail à mairie@lechesnay-rocquencourt.fr ou par courrier au 9 rue Pottier, BP 150, 78155 Le Chesnay-Rocquencourt Cedex.
Pour tout renseignement complémentaire, s'adresser à Mme Marie-Claire LE BARS au 01.39.23.23.45 ou Mme Flavie BESSON au 01.39.23.11.12, ou par mail à drh@lechesnay-rocquencourt.fr.
Pour tout renseignement complémentaire, s'adresser à Mme Marie-Claire LE BARS au 01.39.23.23.45 ou Mme Flavie BESSON au 01.39.23.11.12, ou par mail à drh@lechesnay-rocquencourt.fr.
Adresse de l'employeur
Mairie de LE CHESNAY-ROCQUENCOURT
>9 RUE POTTIER
78150 LE CHESNAY-ROCQUENCOURT
>9 RUE POTTIER
78150 LE CHESNAY-ROCQUENCOURT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.