Référent.e administratif.ve et financier.e de la Direction Enfance Education (367)
Offre n° O078240101328191
Publiée le 19/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Chanteloup-les-Vignes, commune de 10 500 habitants, située à 30 km au nord-ouest de Paris, au centre d'une boucle de la Seine, en fort développement après un grand projet de renouvellement urbain (construction d'une cité éducative, d'un éco-quartier, d'un espace de diffusion artistique...)
Lieu de travail
CHANTELOUP LES VIGNES
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
18/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
MISSION GENERALE :
Rattaché à la Direction Enfance Education, le référent administratif et financier participe à l'organisation pratique de la Direction Enfance-Education dans le cadre de la mise en place et formalisation des procédures, assiste le directeur (et son adjoint), gère les partenaires de la Direction Enfance-Education (écoles, institutions IEN, CAF...), les élus et les autres services de la ville. Enfin, le référent suit et gère les dossiers, assure la préparation budgétaire, le suivi comptable et l'organisation administrative de la Direction Enfance-Education.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Externes :
Collaboration avec les institutions, les partenaires (inspection académique et directeurs d'établissements scolaires, parents d'élèves, Service Départemental de la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports, CAF, Conseil départemental, CU GPSEO etc...)
Relation avec les opérateurs privés dans le cadre de la délégation de service public
- Internes :
Direction et Direction adjointe Enfance Education
Responsables périscolaires et extrascolaires
Responsable projets éducatifs
Relations avec les élus des secteurs scolaires et enfance
Relations avec les services supports de la ville (services techniques, guichet unique, ressources humaines, finances, NTIC...)
Rattaché à la Direction Enfance Education, le référent administratif et financier participe à l'organisation pratique de la Direction Enfance-Education dans le cadre de la mise en place et formalisation des procédures, assiste le directeur (et son adjoint), gère les partenaires de la Direction Enfance-Education (écoles, institutions IEN, CAF...), les élus et les autres services de la ville. Enfin, le référent suit et gère les dossiers, assure la préparation budgétaire, le suivi comptable et l'organisation administrative de la Direction Enfance-Education.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Externes :
Collaboration avec les institutions, les partenaires (inspection académique et directeurs d'établissements scolaires, parents d'élèves, Service Départemental de la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports, CAF, Conseil départemental, CU GPSEO etc...)
Relation avec les opérateurs privés dans le cadre de la délégation de service public
- Internes :
Direction et Direction adjointe Enfance Education
Responsables périscolaires et extrascolaires
Responsable projets éducatifs
Relations avec les élus des secteurs scolaires et enfance
Relations avec les services supports de la ville (services techniques, guichet unique, ressources humaines, finances, NTIC...)
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES :
* Participer à l'organisation de l'activité quotidienne du Directeur Enfance Education (et de son adjoint) - prise de rendez-vous, organisation et suivi des réunions
* Monter les réunions d'équipes concernant la Direction Enfance Education et en assurer le secrétariat (compte-rendu, procès-verbaux, classement, suivi)
* Assurer la relation privilégiée avec l'Education nationale (directeurs et IEN) et la ville dans les domaines suivants : finances, transports, manifestation, sorties, piscine, travaux, reproduction de documents, PPMS
* Assurer les fonctions de gestionnaire financier pour le suivi budgétaire de la direction en lien avec les partenaires et référents du service (direction d'école, responsables péri et extrascolaires)
* Assurer le suivi des travaux dans les groupes scolaires en lien avec les services techniques
* Participer à la conception, formaliser et diffuser les procédures inhérentes au fonctionnement de la Direction en lien avec la Direction et la Direction adjointe Enfance Education
* Recevoir, traiter et diffuser les informations entrantes (appels téléphoniques, courriers et courriels) en lien avec l'agent d'accueil de la Cité Champeau
* Assurer le suivi des dossiers (tableau de bord, parapheurs, subventions et appels à projets)
* Préparer et suivre des travaux de bureautique (courriers, notes, arrêtés...) et actes administratifs (décisions, délibérations...)
* Trier, classer et archiver les documents
ACTIVITES SECONDAIRES :
* Assurer le suivi matériel avec les prestataires extérieurs (garanties, achats, reprises...)
* Assure le suivi logistique de la direction (clés, badges, véhicule de service...)
* Préparer et suivre les reportings et subventions de la Direction (appels à projet, subvention CAF...)
* Assurer l'accueil physique et téléphonique (selon absences de l'agent d'accueil de la Cité Champeau)
* Accompagner les cadres de la direction dans le traitement des dossiers administratifs et financiers
JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL :
Du lundi au vendredi : 9h à 12h et de 13h30 à 18h (horaires modulables selon les besoins du service)
Télétravail 1 journée par semaine envisageable
* Participer à l'organisation de l'activité quotidienne du Directeur Enfance Education (et de son adjoint) - prise de rendez-vous, organisation et suivi des réunions
* Monter les réunions d'équipes concernant la Direction Enfance Education et en assurer le secrétariat (compte-rendu, procès-verbaux, classement, suivi)
* Assurer la relation privilégiée avec l'Education nationale (directeurs et IEN) et la ville dans les domaines suivants : finances, transports, manifestation, sorties, piscine, travaux, reproduction de documents, PPMS
* Assurer les fonctions de gestionnaire financier pour le suivi budgétaire de la direction en lien avec les partenaires et référents du service (direction d'école, responsables péri et extrascolaires)
* Assurer le suivi des travaux dans les groupes scolaires en lien avec les services techniques
* Participer à la conception, formaliser et diffuser les procédures inhérentes au fonctionnement de la Direction en lien avec la Direction et la Direction adjointe Enfance Education
* Recevoir, traiter et diffuser les informations entrantes (appels téléphoniques, courriers et courriels) en lien avec l'agent d'accueil de la Cité Champeau
* Assurer le suivi des dossiers (tableau de bord, parapheurs, subventions et appels à projets)
* Préparer et suivre des travaux de bureautique (courriers, notes, arrêtés...) et actes administratifs (décisions, délibérations...)
* Trier, classer et archiver les documents
ACTIVITES SECONDAIRES :
* Assurer le suivi matériel avec les prestataires extérieurs (garanties, achats, reprises...)
* Assure le suivi logistique de la direction (clés, badges, véhicule de service...)
* Préparer et suivre les reportings et subventions de la Direction (appels à projet, subvention CAF...)
* Assurer l'accueil physique et téléphonique (selon absences de l'agent d'accueil de la Cité Champeau)
* Accompagner les cadres de la direction dans le traitement des dossiers administratifs et financiers
JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL :
Du lundi au vendredi : 9h à 12h et de 13h30 à 18h (horaires modulables selon les besoins du service)
Télétravail 1 journée par semaine envisageable
Profils recherchés
FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES :
Baccalauréat gestion administration
BTS en GEA ou assistant de manager
SAVOIRS :
* Connaître l'environnement territorial des secteurs scolaire et de l'animation
* Connaître le vocabulaire professionnel lié au domaine de l'enfance et du scolaire
SAVOIRS FAIRE :
* Recevoir des appels téléphoniques (recevoir et comprendre la demande, s'exprimer correctement, filtrer et orienter)
* Recevoir, traiter et diffuser des informations (appréhender le caractère urgent, savoir rechercher et diffuser les documents)
* Suivre la planification des réunions et de l'agenda (respecter les délais, prendre les RDV en fonction des priorités, logistique des réunions)
* Connaître les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
* Maitriser les outils informatiques (Excel niveau confirmé entre autres), internet, les logiciels métiers (Ciril et Concerto)
* Rédiger des actes administratifs, des courriers, comptes-rendus et des procédures
* Organiser et gérer son temps de travail et les missions associées
* Gérer et actualiser des tableaux de suivi ou de bord
* Travailler en équipe
SAVOIRS ETRE :
* Discrétion et confidentialité
* Rigueur
* Autonomie
* Capacité d'adaptation et d'initiative
* Organisation
* Bon sens relationnel (communication orale et écrite)
Baccalauréat gestion administration
BTS en GEA ou assistant de manager
SAVOIRS :
* Connaître l'environnement territorial des secteurs scolaire et de l'animation
* Connaître le vocabulaire professionnel lié au domaine de l'enfance et du scolaire
SAVOIRS FAIRE :
* Recevoir des appels téléphoniques (recevoir et comprendre la demande, s'exprimer correctement, filtrer et orienter)
* Recevoir, traiter et diffuser des informations (appréhender le caractère urgent, savoir rechercher et diffuser les documents)
* Suivre la planification des réunions et de l'agenda (respecter les délais, prendre les RDV en fonction des priorités, logistique des réunions)
* Connaître les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
* Maitriser les outils informatiques (Excel niveau confirmé entre autres), internet, les logiciels métiers (Ciril et Concerto)
* Rédiger des actes administratifs, des courriers, comptes-rendus et des procédures
* Organiser et gérer son temps de travail et les missions associées
* Gérer et actualiser des tableaux de suivi ou de bord
* Travailler en équipe
SAVOIRS ETRE :
* Discrétion et confidentialité
* Rigueur
* Autonomie
* Capacité d'adaptation et d'initiative
* Organisation
* Bon sens relationnel (communication orale et écrite)
Contact
Contact
0134011050
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
37 rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP LES VIGNES
Madame le Maire
37 rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP LES VIGNES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.