Secrétaire du Pôle relations publiques et vie locale (HF)
Offre n° O078240201358201
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune dynamique et résidentielle de 9 000 habitants, engagée dans une politique ambitieuse d'aménagement et de services aux habitants, reconnue par son cadre de vie privilégié, à 20 kms de Versailles, facilement accessible par les transports,
Membre de la Communauté de communes de la Haute Vallée de Chevreuse, elle se trouve dans le périmètre du parc naturel régional de la haute vallée de Chevreuse.
Membre de la Communauté de communes de la Haute Vallée de Chevreuse, elle se trouve dans le périmètre du parc naturel régional de la haute vallée de Chevreuse.
Lieu de travail
ST REMY LES CHEVREUSE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
18/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (Rifseep) + prime de fin d'année + participation aux mutuelles labellisées + CNAS
Descriptif de l'emploi
MISSION PRINCIPALE
* Assurer la gestion administrative, l'accueil physique et téléphonique
* Préparer et organiser des dossiers d'aide à la décision
* Assurer le secrétariat des services du pôle
* Assurer la gestion administrative, l'accueil physique et téléphonique
* Préparer et organiser des dossiers d'aide à la décision
* Assurer le secrétariat des services du pôle
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS
Gestion administrative
* Traitement du courrier entrant et sortant de l'ensemble du pôle : diffusion, rédaction et mise en forme de courriers
* Rédaction des actes administratif du pôle (convention, contrat et décision)
* Suivi des parapheurs du pôle
* Organisation des commissions du pôle
* Classement et archivage
* Gestion des demandes d'intervention du pôle auprès des ST : demande, suivi et relance
* Envoi des courriers et fiches d'inscriptions des évènements du pôle (marché de Noël, forum des associations,...)
Accueil et informations
* Réception, filtrage et traitement des appels téléphoniques
* Suivi de la transmission des supports de communication et d'informations dans les services et auprès des publics
* Soutien dans la gestion des mises à disposition d'équipements municipaux pour les associations
* Accueil des associations et remise des clés lors de mise à disposition d'équipements municipaux
Préparer et organiser des dossiers d'aide à la décision / fonds de dossier
* Gestion des demandes auprès du service communication : analyse de la demande, enregistrement et suivi
* Réception, traitement et suivi des inscriptions des événements du pôle
* Remise en forme des documents sous forme appropriée (tableau, graphique, présentation...)
* Préparation des feuilles de route pour l'accueil des artistes de la saison culturelle
Gestion budgétaire
* Recherche de devis pour les moyens généraux et maintenance
* Elaboration et suivi des bons de commandes et renseignement du tableau de suivi
Ressources humaines
* Suivi des congés pour la directrice du Pôle
* Assurer le suivi des affaires courantes en cas d'absence d'un des responsables de service du pôle
Gestion administrative
* Traitement du courrier entrant et sortant de l'ensemble du pôle : diffusion, rédaction et mise en forme de courriers
* Rédaction des actes administratif du pôle (convention, contrat et décision)
* Suivi des parapheurs du pôle
* Organisation des commissions du pôle
* Classement et archivage
* Gestion des demandes d'intervention du pôle auprès des ST : demande, suivi et relance
* Envoi des courriers et fiches d'inscriptions des évènements du pôle (marché de Noël, forum des associations,...)
Accueil et informations
* Réception, filtrage et traitement des appels téléphoniques
* Suivi de la transmission des supports de communication et d'informations dans les services et auprès des publics
* Soutien dans la gestion des mises à disposition d'équipements municipaux pour les associations
* Accueil des associations et remise des clés lors de mise à disposition d'équipements municipaux
Préparer et organiser des dossiers d'aide à la décision / fonds de dossier
* Gestion des demandes auprès du service communication : analyse de la demande, enregistrement et suivi
* Réception, traitement et suivi des inscriptions des événements du pôle
* Remise en forme des documents sous forme appropriée (tableau, graphique, présentation...)
* Préparation des feuilles de route pour l'accueil des artistes de la saison culturelle
Gestion budgétaire
* Recherche de devis pour les moyens généraux et maintenance
* Elaboration et suivi des bons de commandes et renseignement du tableau de suivi
Ressources humaines
* Suivi des congés pour la directrice du Pôle
* Assurer le suivi des affaires courantes en cas d'absence d'un des responsables de service du pôle
Profils recherchés
LES CONNAISSANCES REQUISES
- Organisation d'une collectivité
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
LES COMPÉTENCES REQUISES
- Maîtrise des délais, respect des échéances,
- Maîtrise des techniques d'accueil (savoir accueillir du public et assurer un bon accueil téléphonique)
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet..)
- Aptitudes rédactionnelles
- Capacité de synthèse des données
LES QUALITÉS PROFESSIONNELLES
- Discrétion, rigueur, disponibilité, polyvalence
- Qualités relationnelles : contact avec agents, directeurs, élus
- Sens de l'organisation, savoir gérer les nombreuses interruptions dans le travail dues aux appels téléphoniques
- Travail en équipe et en autonomie
- Sens de l'initiative, force de proposition
- Réceptivité à la formation et à la polyvalence
- Rapidité d'exécution
- Organisation d'une collectivité
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
LES COMPÉTENCES REQUISES
- Maîtrise des délais, respect des échéances,
- Maîtrise des techniques d'accueil (savoir accueillir du public et assurer un bon accueil téléphonique)
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet..)
- Aptitudes rédactionnelles
- Capacité de synthèse des données
LES QUALITÉS PROFESSIONNELLES
- Discrétion, rigueur, disponibilité, polyvalence
- Qualités relationnelles : contact avec agents, directeurs, élus
- Sens de l'organisation, savoir gérer les nombreuses interruptions dans le travail dues aux appels téléphoniques
- Travail en équipe et en autonomie
- Sens de l'initiative, force de proposition
- Réceptivité à la formation et à la polyvalence
- Rapidité d'exécution
Contact
Contact
0130474847-drh@ville-st-remy-chevreuse.fr
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
2 rue de Victor Hugo
78470 SAINT-REMY-LES-CHEVREUSE
Monsieur le Maire
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2 rue de Victor Hugo
78470 SAINT-REMY-LES-CHEVREUSE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.