Assistant administratif (F/H)
Offre n° O078240201368233
Publiée le 28/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
12 communes, 2è pôle économique de l'Ouest Parisien, à 30 minutes de Paris (230 000 habitants, 16 000 entreprises). Ses 670 agents imaginent, bâtissent, aménagent un cadre de vie équilibré et solidaire pour une collectivité aux projets ambitieux
Lieu de travail
Trappes
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
27/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) à la responsable Assistance métier et relation usagers, vous êtes intégré(e) au sein d'une équipe de trois assistantes. Vous êtes en charge de l'accueil et du suivi administratif de la direction et assurez la circulation de l'information.
VOTRE QUOTIDIEN
* Assurer le secrétariat de la direction : gestion du courrier, rédaction de comptes rendus, rapports et courriers en lien avec les opérationnels, gestion des correspondances, enregistrement, suivi et saisie des prescriptions des dossiers transversaux, tenue à jour du planning des manifestations,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction, renseigner et orienter les interlocuteurs principalement au téléphone, et s'assurer du traitement des demandes,
* Répondre et/ou assurer le suivi des sollicitations des usagers : création de cartes DECHETS, préparation des distributions de composteurs, attribution des demandes aux services concernés, orientation des signalements des usagers (Espaces verts, Propreté, Déchets),
* Avoir un rôle de support au fonctionnement de la DEP : gestion des fournitures, commande des documents personnalisés, réservation de salles, édition du planning, participation à la continuité du service en lien avec l'assistante de direction et le pool d'assistantes,
* Gérer la documentation de la direction : recherche de documents thématiques, organisation et gestion de la documentation et de la bibliothèque technique.
VOTRE QUOTIDIEN
* Assurer le secrétariat de la direction : gestion du courrier, rédaction de comptes rendus, rapports et courriers en lien avec les opérationnels, gestion des correspondances, enregistrement, suivi et saisie des prescriptions des dossiers transversaux, tenue à jour du planning des manifestations,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction, renseigner et orienter les interlocuteurs principalement au téléphone, et s'assurer du traitement des demandes,
* Répondre et/ou assurer le suivi des sollicitations des usagers : création de cartes DECHETS, préparation des distributions de composteurs, attribution des demandes aux services concernés, orientation des signalements des usagers (Espaces verts, Propreté, Déchets),
* Avoir un rôle de support au fonctionnement de la DEP : gestion des fournitures, commande des documents personnalisés, réservation de salles, édition du planning, participation à la continuité du service en lien avec l'assistante de direction et le pool d'assistantes,
* Gérer la documentation de la direction : recherche de documents thématiques, organisation et gestion de la documentation et de la bibliothèque technique.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché(e) à la responsable Assistance métier et relation usagers, vous êtes intégré(e) au sein d'une équipe de trois assistantes. Vous êtes en charge de l'accueil et du suivi administratif de la direction et assurez la circulation de l'information.
VOTRE QUOTIDIEN
* Assurer le secrétariat de la direction : gestion du courrier, rédaction de comptes rendus, rapports et courriers en lien avec les opérationnels, gestion des correspondances, enregistrement, suivi et saisie des prescriptions des dossiers transversaux, tenue à jour du planning des manifestations,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction, renseigner et orienter les interlocuteurs principalement au téléphone, et s'assurer du traitement des demandes,
* Répondre et/ou assurer le suivi des sollicitations des usagers : création de cartes DECHETS, préparation des distributions de composteurs, attribution des demandes aux services concernés, orientation des signalements des usagers (Espaces verts, Propreté, Déchets),
* Avoir un rôle de support au fonctionnement de la DEP : gestion des fournitures, commande des documents personnalisés, réservation de salles, édition du planning, participation à la continuité du service en lien avec l'assistante de direction et le pool d'assistantes,
* Gérer la documentation de la direction : recherche de documents thématiques, organisation et gestion de la documentation et de la bibliothèque technique.
VOTRE QUOTIDIEN
* Assurer le secrétariat de la direction : gestion du courrier, rédaction de comptes rendus, rapports et courriers en lien avec les opérationnels, gestion des correspondances, enregistrement, suivi et saisie des prescriptions des dossiers transversaux, tenue à jour du planning des manifestations,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction, renseigner et orienter les interlocuteurs principalement au téléphone, et s'assurer du traitement des demandes,
* Répondre et/ou assurer le suivi des sollicitations des usagers : création de cartes DECHETS, préparation des distributions de composteurs, attribution des demandes aux services concernés, orientation des signalements des usagers (Espaces verts, Propreté, Déchets),
* Avoir un rôle de support au fonctionnement de la DEP : gestion des fournitures, commande des documents personnalisés, réservation de salles, édition du planning, participation à la continuité du service en lien avec l'assistante de direction et le pool d'assistantes,
* Gérer la documentation de la direction : recherche de documents thématiques, organisation et gestion de la documentation et de la bibliothèque technique.
Profils recherchés
Disposant d'une formation niveau bac à bac+2 en assistanat administratif, ainsi qu'une expérience similaire idéalement au sein d'une collectivité territoriale, vous en connaissez l'organisation et avez le sens du service public.
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous disposez des aptitudes requises pour ce poste : rigueur, qualités rédactionnelles, capacité d'organisation, disponibilité et esprit d'équipe. La maîtrise du pack office est indispensable.
NOTRE OFFRE
* Télétravail possible, RTT en fonction du cycle horaire de travail
* Offre sportive et de loisirs
* Proximité des transports en commun et parking privé
* Participation à la mutuelle et la prévoyance
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous disposez des aptitudes requises pour ce poste : rigueur, qualités rédactionnelles, capacité d'organisation, disponibilité et esprit d'équipe. La maîtrise du pack office est indispensable.
NOTRE OFFRE
* Télétravail possible, RTT en fonction du cycle horaire de travail
* Offre sportive et de loisirs
* Proximité des transports en commun et parking privé
* Participation à la mutuelle et la prévoyance
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.