Assistant de direction - Secrétariat général (H/F)
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Offre n° O078240318000449
Publiée le 18/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Unique intercommunalité de la grande couronne de plus de 400 000 habitants, Grand Paris Seine & Oise se révèle être la Communauté urbaine la plus peuplée de France. Idéalement situé sur l'axe stratégique Paris-Rouen-Le Havre, son territoire s'étend de Poissy à Mantes-la-Jolie et constitue la porte d'entrée ouest de l'Ile-de-France. Forte de ce positionnement, la Communauté urbaine peut aujourd'hui compter sur une activité économique diversifiée : aéronautique, automobile, éco-industrie mais aussi facture instrumentale.
Créée depuis le 1er janvier 2016 de la fusion de 6 EPCI - 73 communes, GPS&O entend s'appuyer sur ses atouts et sur l'arrivée prochaine du RER E (Eole) pour renforcer son attractivité et innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme.
Avec plus de 1 000 agents, divers métiers sont ainsi représentés avec des compétences multiples permettant à l'établissement d'œuvrer dans 3 grands domaines que sont l'aménagement du territoire (mobilités, aménagement et urbanisme, politique de la ville, habitat, ...), le développement et le cadre de vie (développement économique, tourisme, développement durable, culture et sports) ainsi que les services techniques du quotidien (eau et assainissement, déchets, voirie et espaces publics).
Créée depuis le 1er janvier 2016 de la fusion de 6 EPCI - 73 communes, GPS&O entend s'appuyer sur ses atouts et sur l'arrivée prochaine du RER E (Eole) pour renforcer son attractivité et innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme.
Avec plus de 1 000 agents, divers métiers sont ainsi représentés avec des compétences multiples permettant à l'établissement d'œuvrer dans 3 grands domaines que sont l'aménagement du territoire (mobilités, aménagement et urbanisme, politique de la ville, habitat, ...), le développement et le cadre de vie (développement économique, tourisme, développement durable, culture et sports) ainsi que les services techniques du quotidien (eau et assainissement, déchets, voirie et espaces publics).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
AUBERGENVILLE CEDEX
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
21/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Secrétariat général est composé de deux services (Assemblées et Courrier-archives-info usagers) et de six missions (Coordination territoriale, qualité de service aux usagers et aux communes, DATA, maîtrise des risques, RGPD-PRADA, CODEV). Il conduit des missions transversales au bénéfice de l’ensemble des directions. Il joue également un rôle d’interface avec les partenaires extérieurs et en premier lieu avec les communes.
En qualité d’Assistant du Secrétaire général, vous avez en charge l’organisation et la planification de l’activité de ces deux services et ces quatre missions.
En qualité d’Assistant du Secrétaire général, vous avez en charge l’organisation et la planification de l’activité de ces deux services et ces quatre missions.
Missions / conditions d'exercice
Le poste s’organise autour de trois missions principales, dont les missions sont les suivantes :
Organiser la vie professionnelle du Secrétaire général
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les correspondants et visiteurs
- Gérer l’agenda, l’emploi du temps et les temps forts
- Être l’interface et le relais entre le Secrétariat général et les directions
Organiser et planifier les réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Secrétaire général
- Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements
- Préparer les documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser la Conférence des maires
Suivre les projets et les activités du Secrétariat général
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs
- Gérer et suivre le courrier du Secrétariat général (entrant et sortant)
- Suivre l’évolution de certains dossiers sensibles ou importants traités par le Secrétariat général
- Contrôler les documents (internes et externes) et leurs circuits de validation
- Préparer, gérer et suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques
Organiser la vie professionnelle du Secrétaire général
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les correspondants et visiteurs
- Gérer l’agenda, l’emploi du temps et les temps forts
- Être l’interface et le relais entre le Secrétariat général et les directions
Organiser et planifier les réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Secrétaire général
- Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements
- Préparer les documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser la Conférence des maires
Suivre les projets et les activités du Secrétariat général
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs
- Gérer et suivre le courrier du Secrétariat général (entrant et sortant)
- Suivre l’évolution de certains dossiers sensibles ou importants traités par le Secrétariat général
- Contrôler les documents (internes et externes) et leurs circuits de validation
- Préparer, gérer et suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques
Profils recherchés
Niveau BAC+2
Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire
Connaissance en gestion des plannings et des agendas
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels
Suivi des projets et des activités administratives
Connaissance de l’environnement territorial serait un plus
Grandes capacités d’organisation
Bon niveau d’autonomie pour la gestion administrative
Qualités relationnelles et rédactionnelles (syntaxe et orthographe)
Discrétion et respect de la confidentialité des informations
Rigueur et réactivité
Gestion des priorités
Conditions de recrutement :
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (cat. B)
Tous nos postes sont ouverts, à compétence égale, aux personnes bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)
Poste à temps complet (39h00 hebdomadaires avec 25 CA + 23 RTT)
=>Pour sa présence hebdomadaire et ses congés, l'assistante s'accordera avec celle de la Mission coordination territoriale.
=>L’assistante participe aux Conférences des maires et peut être amenée ponctuellement à participer aux séances du Conseil communautaire.
La Communauté urbaine vous propose :
- Une rémunération attractive sur étude individualisée
- Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition
- Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
- Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
- Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
- Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
- Environnement 100% cloud
- Politique de développement des compétences
- Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
- Qualité de vie au travail : Moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire
Connaissance en gestion des plannings et des agendas
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels
Suivi des projets et des activités administratives
Connaissance de l’environnement territorial serait un plus
Grandes capacités d’organisation
Bon niveau d’autonomie pour la gestion administrative
Qualités relationnelles et rédactionnelles (syntaxe et orthographe)
Discrétion et respect de la confidentialité des informations
Rigueur et réactivité
Gestion des priorités
Conditions de recrutement :
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (cat. B)
Tous nos postes sont ouverts, à compétence égale, aux personnes bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)
Poste à temps complet (39h00 hebdomadaires avec 25 CA + 23 RTT)
=>Pour sa présence hebdomadaire et ses congés, l'assistante s'accordera avec celle de la Mission coordination territoriale.
=>L’assistante participe aux Conférences des maires et peut être amenée ponctuellement à participer aux séances du Conseil communautaire.
La Communauté urbaine vous propose :
- Une rémunération attractive sur étude individualisée
- Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition
- Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
- Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
- Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
- Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
- Environnement 100% cloud
- Politique de développement des compétences
- Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
- Qualité de vie au travail : Moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Postulez en ligne en déposant votre cv + lettre de motivation sur le site www.gpseo.fr (rubrique GPSEO recrute) ou via le lien figurant dans l'annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.