ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
Offre n° O078240321000639
Publiée le 21/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune centre de Saint Quentin en Yvelines, située au sud-ouest de Paris, MONTIGNY LE BRETONNEUX, ville de 33 535 habitants, très attachée à son environnement, veille tout particulièrement à son cadre et à sa qualité de vie.
Reconnue par diverses distinctions officielles, notamment celles de Territoire engagé pour la nature et la biodiversité, Ville fleurie, Ville active et sportive, Ville amie des enfants (UNICEF)...
La Ville a à cœur de recruter et d'accompagner son personnel grâce à une politique RH de développement des compétences par la formation, la mobilité et l'évolution professionnelle.
Reconnue par diverses distinctions officielles, notamment celles de Territoire engagé pour la nature et la biodiversité, Ville fleurie, Ville active et sportive, Ville amie des enfants (UNICEF)...
La Ville a à cœur de recruter et d'accompagner son personnel grâce à une politique RH de développement des compétences par la formation, la mobilité et l'évolution professionnelle.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTIGNY LE BRETONNEUX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
20/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Agent qui a pour mission d’assister la Direction afin de faciliter son organisation. Il assure également les tâches administratives générales et d’accueil ainsi que certaines missions spécifiques.
SPORTS
Placé(e) sous l’autorité du Directeur du service des Sports
SPORTS
Placé(e) sous l’autorité du Directeur du service des Sports
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
ORGANISATION :
- Gère l’agenda du directeur et de l’élu
- Organise et planifie les différentes réunions du service (comité directeur OMS, comité de suivi du Centre aquatique…)
RH :
- Gère les congés des agents.
- Suit l’absentéisme du personnel
- Centralise et transmets les éléments de paies aux ressources humaines
- Prépare et assure le suivi des dossiers de recrutement
- Fait le lien entre les agents des équipements et la D.R.H.
- Assure le suivi des formations des agents du service (ordre de mission, diverses réservations…)
INFORMATION COMMUNICATION
- Assure la prise de rendez-vous des différents publics (associations, entreprises, institutions) auprès la direction et de l’élu.
- Informe le service communication et le cabinet du Maire des évènements sportifs
- Rédige les écrits du service : notes et délibérations pour les réunions d’élus et les conseils municipaux, les compte-rendu de réunions, les arrêtés et tout autre support écrit nécessaire au fonctionnement du service.
RELATIONS AVEC LES ASSOCIATIONS DE LA VILLE
- Assure le suivi administratif des associations sportives (changement de bureau, bilan budget, coordonnées).
- Etablit les conventions pour les manifestations exceptionnelles des associations et autres, et en assure le suivi.
- Gère les demandes locatives (convention, facturation, suivi et contrôle)
- Gère les courriers de réclamations ou autres demandes des usagers associatifs.
- Fait le lien entre les associations, intervenants extérieurs et l’encadrement.
- Réalise les bons de commande en fonctionnement du service en collaboration avec la direction. Et en assure le suivi.
Missions occasionnelles :
- Assure le suivi administratif du « Forum des Associations »
- Participe à la planification des équipements en lien avec la Direction
- Prépare l’Assemblée Générale de l’OMS
- Assure la polyvalence du poste d'accueil commun avec le service culture
- Elabore le bilan d’activité en collaboration avec le directeur
- Facilite la circulation de l’information, oriente et conseille dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Filtre les appels téléphoniques
ORGANISATION :
- Gère l’agenda du directeur et de l’élu
- Organise et planifie les différentes réunions du service (comité directeur OMS, comité de suivi du Centre aquatique…)
RH :
- Gère les congés des agents.
- Suit l’absentéisme du personnel
- Centralise et transmets les éléments de paies aux ressources humaines
- Prépare et assure le suivi des dossiers de recrutement
- Fait le lien entre les agents des équipements et la D.R.H.
- Assure le suivi des formations des agents du service (ordre de mission, diverses réservations…)
INFORMATION COMMUNICATION
- Assure la prise de rendez-vous des différents publics (associations, entreprises, institutions) auprès la direction et de l’élu.
- Informe le service communication et le cabinet du Maire des évènements sportifs
- Rédige les écrits du service : notes et délibérations pour les réunions d’élus et les conseils municipaux, les compte-rendu de réunions, les arrêtés et tout autre support écrit nécessaire au fonctionnement du service.
RELATIONS AVEC LES ASSOCIATIONS DE LA VILLE
- Assure le suivi administratif des associations sportives (changement de bureau, bilan budget, coordonnées).
- Etablit les conventions pour les manifestations exceptionnelles des associations et autres, et en assure le suivi.
- Gère les demandes locatives (convention, facturation, suivi et contrôle)
- Gère les courriers de réclamations ou autres demandes des usagers associatifs.
- Fait le lien entre les associations, intervenants extérieurs et l’encadrement.
- Réalise les bons de commande en fonctionnement du service en collaboration avec la direction. Et en assure le suivi.
Missions occasionnelles :
- Assure le suivi administratif du « Forum des Associations »
- Participe à la planification des équipements en lien avec la Direction
- Prépare l’Assemblée Générale de l’OMS
- Assure la polyvalence du poste d'accueil commun avec le service culture
- Elabore le bilan d’activité en collaboration avec le directeur
- Facilite la circulation de l’information, oriente et conseille dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Filtre les appels téléphoniques
Profils recherchés
Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels informatiques et bureautiques (pack office, outlook)
- Capacité à travailler sur des logiciels spécifiques (logiciel de bons commande, de congés, de planification, de courriers, de signature électronique)
- Capacité à se renseigner et à l’autoformation
- Connaissance de l’organisation de la mairie et du fonctionnement des services municipaux souhaitée
- Qualité rédactionnelle
- Travail en lien et transversalité avec les services supports (finances, ressources humaines …)
- Connaissances des procédures et actes administratifs souhaitée
Aptitudes :
- Organisation, ordre, autonomie, sens des responsabilités et esprit de créativité
- Relationnel, disponibilité, discrétion, écoute et diplomatie
- Respect des consignes de confidentialité de la hiérarchie.
- Capacité d'adaptation et polyvalence
- Savoir gérer les urgences
- Maîtrise des logiciels informatiques et bureautiques (pack office, outlook)
- Capacité à travailler sur des logiciels spécifiques (logiciel de bons commande, de congés, de planification, de courriers, de signature électronique)
- Capacité à se renseigner et à l’autoformation
- Connaissance de l’organisation de la mairie et du fonctionnement des services municipaux souhaitée
- Qualité rédactionnelle
- Travail en lien et transversalité avec les services supports (finances, ressources humaines …)
- Connaissances des procédures et actes administratifs souhaitée
Aptitudes :
- Organisation, ordre, autonomie, sens des responsabilités et esprit de créativité
- Relationnel, disponibilité, discrétion, écoute et diplomatie
- Respect des consignes de confidentialité de la hiérarchie.
- Capacité d'adaptation et polyvalence
- Savoir gérer les urgences
Contact
Contact
0139303110
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à adresser à :
Monsieur le Maire
66 rue de la Mare aux Carats
78180 MONTIGNY LE BRETONNEUX
et à transmettre par mail : recrutement@montigny78.fr
Monsieur le Maire
66 rue de la Mare aux Carats
78180 MONTIGNY LE BRETONNEUX
et à transmettre par mail : recrutement@montigny78.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.