Assistant(e) Directeur Général des Services Techniques
Offre n° O078240401379830
Publiée le 24/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 33 000 habitants (surclassée 40-80 000 habitants) au coeur de la Communauté d'agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines, Trappes connaît une forte croissance résidentielle, économique et démographique, portée par des programmes de rénovation urbaine ambitieux
Lieu de travail
Trappes
Poste à pourvoir le
22/06/2024
Date limite de candidature
23/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
CONTEXTE
Au sein de la Direction Général des Services Techniques et de la Transition Écologique (DGSTTE), rattaché(e) au Directeur Général des Services Techniques, vous occuperez une position clé au sein de notre organisation, chargée de soutenir le directeur dans la gestion efficace et efficiente des six services de la DGSTTE.
MISSIONS PRINCIPALES
La gestion agenda :
* Planifier et organiser les réunions du Directeur Général ;
Le suivi des dossiers :
* Assurer un suivi administratif des dossiers en cours au sein du service technique ;
* Collaborer avec les différentes directions pour obtenir les informations nécessaires à la bonne prise de décision du Directeur Général
L'accueil téléphonique et physique :
* Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs du service technique ;
* Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés ;
La gestion du courrier :
* Réceptionner, et orienter le courrier entrant du service technique via un logiciel de Gestion Électroniques des Documents (GED) ;
* Mettre en place un suivi des réponses au courrier des usagers et des institutions ;
La gestion des ressources Humaines :
* Organisation des entretiens d'embauche ;
* Gestion des congés ;
* Organisation des entretiens annuels ;
La gestion de la communication interne :
* Assurer la circulation fluide de l'information au sein des Services Techniques ;
* Participer à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus de réunion ;
* Assister le Directeur Général dans les échanges avec les partenaires institutionnels externes, les entreprises et les usagers.
La gestion des commandes de fournitures :
* Passer les commandes de fournitures et de matériels nécessaires au bon fonctionnement du service ;
*
* Assurer le suivi des stocks et effectuer les réapprovisionnements ;
POUR VOUS LA COMMUNE EST LA
* Salaire selon profil et expérience, régime indemnitaire, prime annuelle
* Carte Navigo prise en charge à hauteur de 75% ;
* RTT, CET
* Restaurant collectif (situé au siège)
* Participation employeur complémentaire santé et prévoyance
* Prestations sociale (CLASC)
Au sein de la Direction Général des Services Techniques et de la Transition Écologique (DGSTTE), rattaché(e) au Directeur Général des Services Techniques, vous occuperez une position clé au sein de notre organisation, chargée de soutenir le directeur dans la gestion efficace et efficiente des six services de la DGSTTE.
MISSIONS PRINCIPALES
La gestion agenda :
* Planifier et organiser les réunions du Directeur Général ;
Le suivi des dossiers :
* Assurer un suivi administratif des dossiers en cours au sein du service technique ;
* Collaborer avec les différentes directions pour obtenir les informations nécessaires à la bonne prise de décision du Directeur Général
L'accueil téléphonique et physique :
* Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs du service technique ;
* Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés ;
La gestion du courrier :
* Réceptionner, et orienter le courrier entrant du service technique via un logiciel de Gestion Électroniques des Documents (GED) ;
* Mettre en place un suivi des réponses au courrier des usagers et des institutions ;
La gestion des ressources Humaines :
* Organisation des entretiens d'embauche ;
* Gestion des congés ;
* Organisation des entretiens annuels ;
La gestion de la communication interne :
* Assurer la circulation fluide de l'information au sein des Services Techniques ;
* Participer à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus de réunion ;
* Assister le Directeur Général dans les échanges avec les partenaires institutionnels externes, les entreprises et les usagers.
La gestion des commandes de fournitures :
* Passer les commandes de fournitures et de matériels nécessaires au bon fonctionnement du service ;
*
* Assurer le suivi des stocks et effectuer les réapprovisionnements ;
POUR VOUS LA COMMUNE EST LA
* Salaire selon profil et expérience, régime indemnitaire, prime annuelle
* Carte Navigo prise en charge à hauteur de 75% ;
* RTT, CET
* Restaurant collectif (situé au siège)
* Participation employeur complémentaire santé et prévoyance
* Prestations sociale (CLASC)
Missions / conditions d'exercice
CONTEXTE
Au sein de la Direction Général des Services Techniques et de la Transition Écologique (DGSTTE), rattaché(e) au Directeur Général des Services Techniques, vous occuperez une position clé au sein de notre organisation, chargée de soutenir le directeur dans la gestion efficace et efficiente des six services de la DGSTTE.
MISSIONS PRINCIPALES
Gestion agenda :
* Planifier et organiser les réunions du Directeur Général
Suivi des dossiers :
* Assurer un suivi administratif des dossiers en cours au sein du service technique
* Collaborer avec les différentes directions pour obtenir les informations nécessaires à la bonne prise de décision du Directeur Général
Accueil téléphonique et physique :
* Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs du service technique
* Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés
Gestion du courrier :
* Réceptionner, et orienter le courrier entrant du service technique via un logiciel de Gestion Électroniques des Documents (GED)
* Mettre en place un suivi des réponses au courrier des usagers et des institutions
Gestion des ressources Humaines :
* Organisation des entretiens d'embauche
* Gestion des congés
* Organisation des entretiens annuels
Gestion de la communication interne :
* Assurer la circulation fluide de l'information au sein des Services Techniques
* Participer à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus de réunion
* Assister le Directeur Général dans les échanges avec les partenaires institutionnels externes, les entreprises et les usagers
Gestion des commandes de fournitures :
* Passer les commandes de fournitures et de matériels nécessaires au bon fonctionnement du service
* Assurer le suivi des stocks et effectuer les réapprovisionnements
POUR VOUS LA COMMUNE EST LA
* Salaire selon profil et expérience, régime indemnitaire, prime annuelle
* Carte Navigo prise en charge à hauteur de 75%
* RTT, CET
* Restaurant collectif (situé au siège)
* Participation employeur complémentaire santé et prévoyance
* Prestations sociales (CLASC)
Au sein de la Direction Général des Services Techniques et de la Transition Écologique (DGSTTE), rattaché(e) au Directeur Général des Services Techniques, vous occuperez une position clé au sein de notre organisation, chargée de soutenir le directeur dans la gestion efficace et efficiente des six services de la DGSTTE.
MISSIONS PRINCIPALES
Gestion agenda :
* Planifier et organiser les réunions du Directeur Général
Suivi des dossiers :
* Assurer un suivi administratif des dossiers en cours au sein du service technique
* Collaborer avec les différentes directions pour obtenir les informations nécessaires à la bonne prise de décision du Directeur Général
Accueil téléphonique et physique :
* Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs du service technique
* Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés
Gestion du courrier :
* Réceptionner, et orienter le courrier entrant du service technique via un logiciel de Gestion Électroniques des Documents (GED)
* Mettre en place un suivi des réponses au courrier des usagers et des institutions
Gestion des ressources Humaines :
* Organisation des entretiens d'embauche
* Gestion des congés
* Organisation des entretiens annuels
Gestion de la communication interne :
* Assurer la circulation fluide de l'information au sein des Services Techniques
* Participer à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus de réunion
* Assister le Directeur Général dans les échanges avec les partenaires institutionnels externes, les entreprises et les usagers
Gestion des commandes de fournitures :
* Passer les commandes de fournitures et de matériels nécessaires au bon fonctionnement du service
* Assurer le suivi des stocks et effectuer les réapprovisionnements
POUR VOUS LA COMMUNE EST LA
* Salaire selon profil et expérience, régime indemnitaire, prime annuelle
* Carte Navigo prise en charge à hauteur de 75%
* RTT, CET
* Restaurant collectif (situé au siège)
* Participation employeur complémentaire santé et prévoyance
* Prestations sociales (CLASC)
Profils recherchés
* Diplômes :
Niveau BAC+2
* Expérience :
Expérience réussie dans un poste similaire en tant qu'assistant(e) de direction
* Connaissances :
Des connaissances en urbanisme et en autorisation d'urbanisme est souhaitée
* Compétences (ou savoir-faire) :
* Très bonne gestion de son temps et organisation de son travail
* Proactivité et prise d'initiatives
* Excellent relationnel aussi bien avec des interlocuteurs internes qu'externes
* Fortes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable
* Pilotage et coordination
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel) et des outils de communication (Intranet, scanner, visio Teams...)
* Connaître idéalement les compétences des collectivités territoriales, le fonctionnement de la collectivité et l'organisation des services du Département
* Aptitudes requises (ou savoir être) :
* Respect des obligations de confidentialité et de discrétion
* Grande rigueur
* Conscience professionnelle
* Adaptabilité et réactivité
* Sens du travail en équipe
* Sens de l'intérêt général
Niveau BAC+2
* Expérience :
Expérience réussie dans un poste similaire en tant qu'assistant(e) de direction
* Connaissances :
Des connaissances en urbanisme et en autorisation d'urbanisme est souhaitée
* Compétences (ou savoir-faire) :
* Très bonne gestion de son temps et organisation de son travail
* Proactivité et prise d'initiatives
* Excellent relationnel aussi bien avec des interlocuteurs internes qu'externes
* Fortes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable
* Pilotage et coordination
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel) et des outils de communication (Intranet, scanner, visio Teams...)
* Connaître idéalement les compétences des collectivités territoriales, le fonctionnement de la collectivité et l'organisation des services du Département
* Aptitudes requises (ou savoir être) :
* Respect des obligations de confidentialité et de discrétion
* Grande rigueur
* Conscience professionnelle
* Adaptabilité et réactivité
* Sens du travail en équipe
* Sens de l'intérêt général
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.