Assistante administrative - Bâtiments (H/F)
Offre n° O078240422000893
Publiée le 22/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LE CHESNAY-ROCQUENCOURT
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
21/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La direction des services techniques est composée d’un service administratif, et de plusieurs services opérationnels (bâtiment, voirie, espaces verts, propreté urbaine, prestation, mécanique) eux même composés d’agents par cœur de métier pour la plupart localisé au centre technique municipal.
Localisée en mairie aux côtés du Directeur du service Bâtiments, l’assistant administratif des bâtiments est la personne « relai » des responsables du service, et participe à la gestion administrative et comptable de ce service, en interface avec les autres services de la DST, les autres services de la collectivité et les prestataires extérieurs.
Localisée en mairie aux côtés du Directeur du service Bâtiments, l’assistant administratif des bâtiments est la personne « relai » des responsables du service, et participe à la gestion administrative et comptable de ce service, en interface avec les autres services de la DST, les autres services de la collectivité et les prestataires extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
Tâches de gestion administrative :
• Assure le relai physique et téléphonique du service
• Accueille le public, les entreprises : physiquement ou par téléphone
• Participe aux réunions du service et rédige les comptes rendus
• Rédige le planning des suivis de chantiers
• Informe les services des dates d’interventions
• Prend en charge la gestion des contrats de maintenance (suivi et veille annuelle des reconductions pour une quinzaine de contrats)
• Aide ponctuelle à la préparation des Commissions de sécurité
Tâches de suivi comptable et budgétaire :
• Prend en charge la rédaction et le suivi des bons de commande jusqu’à la validation sur le logiciel financier
• Veille et impression des factures dans le logiciel financier, à faire valider par les collègues à l’origine de la demande
• Réalise le service fait des factures du service bâtiment dans le logiciel financier
• Mise à jour du budget du service bâtiment
• Assure le classement et l’archivage
Tâches de suivi des demandes de travaux :
• Participe à la réunion de coordination du logiciel de gestion des demandes d’interventions techniques « Mainti 4 » avec le responsable de la Régie Bâtiment
• Réceptionne les demandes d’interventions d’urgence par mail et par téléphone
• Effectue le suivi de l’état de réalisation des travaux correspondants aux urgences déclarées et le retour vers les services
• Participe au suivi de maintenance de fonctionnement du logiciel « Mainti 4 »avec le COPIL
Activités secondaires :
Tâches partagées par roulement pour le compte « Direction des Services Techniques » :
• Accueil des personnes (administrés, entreprises, agents des services de la commune et du CCAS)
• Suivi des messages téléphoniques des différents membres de la Direction en leur absence
• Création et notification des bons de commande et /ou ordre de service pour l’ensemble des services techniques afin de maintenir la continuité du service public
SPECIFICITES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
• Temps de travail :
- 38 heures hebdomadaires
- 25 congés annuels et 18 RTT
• Horaires :
- De lundi au vendredi (sauf le mardi) : 8h30 – 17h00
- Le mardi : 8h30 – 17h30
- La pause méridienne est de 1 heure, à prendre de 12h30 à 13h30
Télétravail : possible en fonction des nécessités de service et des contraintes d’accompagnement du public
• Assure le relai physique et téléphonique du service
• Accueille le public, les entreprises : physiquement ou par téléphone
• Participe aux réunions du service et rédige les comptes rendus
• Rédige le planning des suivis de chantiers
• Informe les services des dates d’interventions
• Prend en charge la gestion des contrats de maintenance (suivi et veille annuelle des reconductions pour une quinzaine de contrats)
• Aide ponctuelle à la préparation des Commissions de sécurité
Tâches de suivi comptable et budgétaire :
• Prend en charge la rédaction et le suivi des bons de commande jusqu’à la validation sur le logiciel financier
• Veille et impression des factures dans le logiciel financier, à faire valider par les collègues à l’origine de la demande
• Réalise le service fait des factures du service bâtiment dans le logiciel financier
• Mise à jour du budget du service bâtiment
• Assure le classement et l’archivage
Tâches de suivi des demandes de travaux :
• Participe à la réunion de coordination du logiciel de gestion des demandes d’interventions techniques « Mainti 4 » avec le responsable de la Régie Bâtiment
• Réceptionne les demandes d’interventions d’urgence par mail et par téléphone
• Effectue le suivi de l’état de réalisation des travaux correspondants aux urgences déclarées et le retour vers les services
• Participe au suivi de maintenance de fonctionnement du logiciel « Mainti 4 »avec le COPIL
Activités secondaires :
Tâches partagées par roulement pour le compte « Direction des Services Techniques » :
• Accueil des personnes (administrés, entreprises, agents des services de la commune et du CCAS)
• Suivi des messages téléphoniques des différents membres de la Direction en leur absence
• Création et notification des bons de commande et /ou ordre de service pour l’ensemble des services techniques afin de maintenir la continuité du service public
SPECIFICITES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
• Temps de travail :
- 38 heures hebdomadaires
- 25 congés annuels et 18 RTT
• Horaires :
- De lundi au vendredi (sauf le mardi) : 8h30 – 17h00
- Le mardi : 8h30 – 17h30
- La pause méridienne est de 1 heure, à prendre de 12h30 à 13h30
Télétravail : possible en fonction des nécessités de service et des contraintes d’accompagnement du public
Profils recherchés
NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D’EXPERIENCE SOUHAITES
• Niveau BAC, à pondérer par l’expérience
• Première expérience en collectivité territoriale souhaitable
CONNAISSANCES REQUISES
• Très bonnes connaissances bureautique (Pack office notamment)
• Connaissance des procédures administratives et comptables
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
QUALITES ET CAPACITES REQUISES
• Nécessité de devoir de réserve et de confidentialité
• Sens de l’accueil et du service public
• Aisance dans un environnement chiffré
• Rigueur, rapidité d'exécution et respect des échéances
• Disponibilité
• Esprit d’équipe et de polyvalence
• Niveau BAC, à pondérer par l’expérience
• Première expérience en collectivité territoriale souhaitable
CONNAISSANCES REQUISES
• Très bonnes connaissances bureautique (Pack office notamment)
• Connaissance des procédures administratives et comptables
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
QUALITES ET CAPACITES REQUISES
• Nécessité de devoir de réserve et de confidentialité
• Sens de l’accueil et du service public
• Aisance dans un environnement chiffré
• Rigueur, rapidité d'exécution et respect des échéances
• Disponibilité
• Esprit d’équipe et de polyvalence
Contact
Contact
0139231112
Informations complémentaires
Pour postuler, adressez votre candidature à l'attention de M. Richard DELEPIERRE, Le Maire, par mail à mairie@lechesnay-rocquencourt.fr ou par courrier au 9 rue Pottier, BP 150, 78155 Le Chesnay-Rocquencourt Cedex.
Pour tout renseignement complémentaire, s'adresser à Mme Marie-Claire LE BARS au 01.39.23.23.45 ou Mme Flavie BESSON au 01.39.23.11.12, ou par mail à drh@lechesnay-rocquencourt.fr.
Pour tout renseignement complémentaire, s'adresser à Mme Marie-Claire LE BARS au 01.39.23.23.45 ou Mme Flavie BESSON au 01.39.23.11.12, ou par mail à drh@lechesnay-rocquencourt.fr.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.