2024-5784 Assistante administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O078240905000450
Publiée le 16/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Rejoindre le Conseil départemental des Yvelines, c'est faire le choix d'un acteur majeur de proximité au service de la population.
Nous rejoindre, c'est mettre votre expertise au service d'une institution qui agit sur le terrain et accompagne plus de 1,5 millions d'habitants tout au long de leur vie. C'est dédier votre énergie à un territoire de contrastes, entre ville et nature, histoire et hautes technologies. C'est libérer votre créativité pour façonner l'avenir du Département. C'est pratiquer un métier porteur de sens, Avec nous, devenez acteur du développement des Yvelines.
Rejoindre le Conseil départemental des Yvelines, c'est faire le choix d'un acteur majeur de proximité au service de la population.
Nous rejoindre, c'est mettre votre expertise au service d'une institution qui agit sur le terrain et accompagne plus de 1,5 millions d'habitants tout au long de leur vie. C'est dédier votre énergie à un territoire de contrastes, entre ville et nature, histoire et hautes technologies. C'est libérer votre créativité pour façonner l'avenir du Département. C'est pratiquer un métier porteur de sens, Avec nous, devenez acteur du développement des Yvelines.
Vos compétences, votre ambition, notre force.
Vous rêvez d'un travail en prise directe avec les réalités du territoire et les problématiques des Yvelinois ? Nous recherchons des candidats ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l'esprit d'initiative et un certain sens de l'intérêt général. Quel que soit votre parcours, votre domaine de compétence, votre profil forcément unique nous intéresse car la richesse et la force du Département des Yvelines, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Pour aller plus loin, rendez-vous sur https://recrutement.yvelines.fr
Nous rejoindre, c'est mettre votre expertise au service d'une institution qui agit sur le terrain et accompagne plus de 1,5 millions d'habitants tout au long de leur vie. C'est dédier votre énergie à un territoire de contrastes, entre ville et nature, histoire et hautes technologies. C'est libérer votre créativité pour façonner l'avenir du Département. C'est pratiquer un métier porteur de sens, Avec nous, devenez acteur du développement des Yvelines.
Rejoindre le Conseil départemental des Yvelines, c'est faire le choix d'un acteur majeur de proximité au service de la population.
Nous rejoindre, c'est mettre votre expertise au service d'une institution qui agit sur le terrain et accompagne plus de 1,5 millions d'habitants tout au long de leur vie. C'est dédier votre énergie à un territoire de contrastes, entre ville et nature, histoire et hautes technologies. C'est libérer votre créativité pour façonner l'avenir du Département. C'est pratiquer un métier porteur de sens, Avec nous, devenez acteur du développement des Yvelines.
Vos compétences, votre ambition, notre force.
Vous rêvez d'un travail en prise directe avec les réalités du territoire et les problématiques des Yvelinois ? Nous recherchons des candidats ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l'esprit d'initiative et un certain sens de l'intérêt général. Quel que soit votre parcours, votre domaine de compétence, votre profil forcément unique nous intéresse car la richesse et la force du Département des Yvelines, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Pour aller plus loin, rendez-vous sur https://recrutement.yvelines.fr
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du Département, Versailles (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction des Bâtiments assure la gestion, l’entretien et le développement d’un parc immobilier de près d’un million de mètres carrés. La typologie des bâtiments concernés se compose principalement des 114 collèges gérés par le Département, mais aussi des bâtiments affectés aux services sociaux, à la gendarmerie nationale, aux centres d’incendie et de secours et aux activités culturelles du Département et autres.
La Sous-Direction des Travaux et Intervention regroupe les opérations de travaux de maintenance de premier niveau réalisées par les ATC jusqu’à la réalisation de travaux d’aménagement d’un montant de 5 millions d’euros maximum.
Elle est décomposée en 4 activités : la communauté ATC, la régie de travaux, l’agence travaux réalisant des opérations via des entreprises extérieures en maîtrise d’œuvre interne et le service travaux d’aménagement réalisant la conception et la réalisation des opérations via des prestataires externes.
La Sous-Direction des Travaux et Intervention regroupe les opérations de travaux de maintenance de premier niveau réalisées par les ATC jusqu’à la réalisation de travaux d’aménagement d’un montant de 5 millions d’euros maximum.
Elle est décomposée en 4 activités : la communauté ATC, la régie de travaux, l’agence travaux réalisant des opérations via des entreprises extérieures en maîtrise d’œuvre interne et le service travaux d’aménagement réalisant la conception et la réalisation des opérations via des prestataires externes.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Appui Administratif : 30%
Soutien aux chargés de travaux et chefs de projets (veille réglementaire et documents administratifs, BDC)
Relance entreprises (délais/interventions)
BSDA (TrackDéchets)
Actions transversales dans la continuité de service de la SDTI
Suivi opérationnel : 30%
Création et mise à jour de tableaux de bords (suivi de travaux / levées des observations de vérifications techniques)
Mise en place de documents administratifs (chrono/contacts)
Gestion des fournitures
Gestion des courriers / Demandes PC / AT / DC4
Suivi OS/Avenants
Suivi de la gestion documentaire : 30%
Annuaire global et lié avec Outlook
Suivi des documents sur l’application de signature électronique «I-Parapheur» pour l’ensemble de la SDTI
Actions portées en collaboration avec le Chef de Service Administratif DP (10%)
Mise en place de l’ensemble des documents nécessaires pour l’utilisation des marchés à bons de commande (coordonnées, chronos,…)
Tenue d’un tableau de bord commun DB des montants engagés par lot
Suivi des relations entreprises
Création d’un tableau de suivi des difficultés rencontrées avec les entreprises titulaires des marchés et animation des réunions « référents marchés »
Suivi et mise à jour des clauses d’insertion
Mise en œuvre des contrôles aléatoires des quantités des bons de commande
Suivi du fichier des bons de commande ayant des prestations hors BPU
ORGANISATION
L'assistante administratif travaille dans un pôle d'assistantes et remplacera pendant les absences et vacances les missions des autres assistantes, notamment :
Accueil des nouveaux collaborateurs
Suivi des congés
Communications avec les collèges, le Président, et en interne
Création et suivi des demandes sur AirDélib
DÉPLACEMENTS ET RÉSIDENCE ADMINISTRATIVE
L'assistante devra se déplacer sur les sites de Trappes, des Mureaux, de Saint-Germain (possiblement d'ici 1 an), et de Guyancourt 2 jours par semaine. Sa résidence administrative pourra être l'un de ces sites.
Appui Administratif : 30%
Soutien aux chargés de travaux et chefs de projets (veille réglementaire et documents administratifs, BDC)
Relance entreprises (délais/interventions)
BSDA (TrackDéchets)
Actions transversales dans la continuité de service de la SDTI
Suivi opérationnel : 30%
Création et mise à jour de tableaux de bords (suivi de travaux / levées des observations de vérifications techniques)
Mise en place de documents administratifs (chrono/contacts)
Gestion des fournitures
Gestion des courriers / Demandes PC / AT / DC4
Suivi OS/Avenants
Suivi de la gestion documentaire : 30%
Annuaire global et lié avec Outlook
Suivi des documents sur l’application de signature électronique «I-Parapheur» pour l’ensemble de la SDTI
Actions portées en collaboration avec le Chef de Service Administratif DP (10%)
Mise en place de l’ensemble des documents nécessaires pour l’utilisation des marchés à bons de commande (coordonnées, chronos,…)
Tenue d’un tableau de bord commun DB des montants engagés par lot
Suivi des relations entreprises
Création d’un tableau de suivi des difficultés rencontrées avec les entreprises titulaires des marchés et animation des réunions « référents marchés »
Suivi et mise à jour des clauses d’insertion
Mise en œuvre des contrôles aléatoires des quantités des bons de commande
Suivi du fichier des bons de commande ayant des prestations hors BPU
ORGANISATION
L'assistante administratif travaille dans un pôle d'assistantes et remplacera pendant les absences et vacances les missions des autres assistantes, notamment :
Accueil des nouveaux collaborateurs
Suivi des congés
Communications avec les collèges, le Président, et en interne
Création et suivi des demandes sur AirDélib
DÉPLACEMENTS ET RÉSIDENCE ADMINISTRATIVE
L'assistante devra se déplacer sur les sites de Trappes, des Mureaux, de Saint-Germain (possiblement d'ici 1 an), et de Guyancourt 2 jours par semaine. Sa résidence administrative pourra être l'un de ces sites.
Profils recherchés
Nb d'années d'expérience min. requis :
Minimum 2 ans
Niveau de diplôme requis
Bac
Formation (diplômes, certifications, agréments...)
Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent : Maîtrise des bases de la gestion administrative et des outils bureautiques.
BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou équivalent : Compétences en gestion administrative, commerciale et comptable
Licence Professionnelle Métiers de l'Administration ou équivalent : Approfondissement des connaissances en gestion administrative, juridique et financière des organisations.
Formations complémentaires : Utilisation des logiciels de gestion documentaire, outils de communication (Outlook, AirDélib), et techniques de gestion de projet.
Savoir-faire :
Gestion Administrative : Maîtrise des processus administratifs et réglementaires, capacité à gérer des documents officiels, utilisation des outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire.
Suivi Opérationnel : Compétence en création et gestion de tableaux de bord, suivi des travaux, coordination des différentes étapes de projets.
Communication : Aptitude à relancer efficacement les entreprises, à coordonner les informations entre les équipes, et à assurer une bonne circulation de l'information.
Collaboration : Capacité à travailler en équipe, à collaborer avec différents services, à soutenir les chefs de projet et le chef de service administratif.
Organisation : Gestion efficace du temps et des priorités, rigueur dans le suivi des documents et des procédures.
Savoir-être :
Rigueur : Précision et exactitude dans le travail, respect des procédures et des délais.
Réactivité : Capacité à répondre rapidement aux demandes et à s'adapter aux imprévus.
Autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante, à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes.
Esprit d'équipe : Aptitude à collaborer avec les collègues, à contribuer à un bon climat de travail, et à participer activement aux projets communs.
Discrétion : Confidentialité et éthique dans la gestion des informations sensibles.
Polyvalence : Adaptabilité à différentes tâches et flexibilité face aux changements de priorités.
Permis B obligatoire
Minimum 2 ans
Niveau de diplôme requis
Bac
Formation (diplômes, certifications, agréments...)
Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent : Maîtrise des bases de la gestion administrative et des outils bureautiques.
BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou équivalent : Compétences en gestion administrative, commerciale et comptable
Licence Professionnelle Métiers de l'Administration ou équivalent : Approfondissement des connaissances en gestion administrative, juridique et financière des organisations.
Formations complémentaires : Utilisation des logiciels de gestion documentaire, outils de communication (Outlook, AirDélib), et techniques de gestion de projet.
Savoir-faire :
Gestion Administrative : Maîtrise des processus administratifs et réglementaires, capacité à gérer des documents officiels, utilisation des outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire.
Suivi Opérationnel : Compétence en création et gestion de tableaux de bord, suivi des travaux, coordination des différentes étapes de projets.
Communication : Aptitude à relancer efficacement les entreprises, à coordonner les informations entre les équipes, et à assurer une bonne circulation de l'information.
Collaboration : Capacité à travailler en équipe, à collaborer avec différents services, à soutenir les chefs de projet et le chef de service administratif.
Organisation : Gestion efficace du temps et des priorités, rigueur dans le suivi des documents et des procédures.
Savoir-être :
Rigueur : Précision et exactitude dans le travail, respect des procédures et des délais.
Réactivité : Capacité à répondre rapidement aux demandes et à s'adapter aux imprévus.
Autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante, à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes.
Esprit d'équipe : Aptitude à collaborer avec les collègues, à contribuer à un bon climat de travail, et à participer activement aux projets communs.
Discrétion : Confidentialité et éthique dans la gestion des informations sensibles.
Polyvalence : Adaptabilité à différentes tâches et flexibilité face aux changements de priorités.
Permis B obligatoire
Contact et modalités de candidature
Contact
0139077878
Informations complémentaires
Parce que nous sommes des acteurs de proximité au service de la population yvelinoise et parce que vous souhaitez vivre un métier créateur de liens, consultez régulièrement nos offres en ligne : https://recrutement.yvelines.fr/ & rejoignez les équipes du Département des Yvelines.
Adresse de l'employeur
Conseil départemental des Yvelines
>Hôtel du Département
78012 VERSAILLES CEDEX
>Hôtel du Département
78012 VERSAILLES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.