Assistant(e) administratif(ive) du pôle administratif de la coordination Petite Enfance
Offre n° O078250515000507
Publiée le 15/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Poissy, Yvelines
40 300 habitants
Accès RER A/SNCF Saint-Lazare, A13, A14, N13
Entre Seine et forêt : ville de culture et d'histoire, commune emblématique des Yvelines à proximité immédiate de Paris, Poissy a engagé dès 2014 une modernisation qui lui a permis d'accroître son attractivité et d'attirer les marques internationales. Le siège social de Stellantis Europe, la plus grande concession Porsche d'Europe ou encore le centre d'entraînement du Paris Saint-Germain sont autant de fleurons qui contribuent à la renommée et au dynamisme de la collectivité.
Pourquoi nous rejoindre ?
A travers notre PACTE RH de transformation de l'administration primé et reconnu à de nombreuses reprises au plan national, nous promouvons une politique de ressources humaines pionnière et innovante tournée vers :
- L'égalité professionnelle,
- La qualité de vie au travail,
- L'accompagnement des parcours et la valorisation du mérite,
- La qualité du management.
40 300 habitants
Accès RER A/SNCF Saint-Lazare, A13, A14, N13
Entre Seine et forêt : ville de culture et d'histoire, commune emblématique des Yvelines à proximité immédiate de Paris, Poissy a engagé dès 2014 une modernisation qui lui a permis d'accroître son attractivité et d'attirer les marques internationales. Le siège social de Stellantis Europe, la plus grande concession Porsche d'Europe ou encore le centre d'entraînement du Paris Saint-Germain sont autant de fleurons qui contribuent à la renommée et au dynamisme de la collectivité.
Pourquoi nous rejoindre ?
A travers notre PACTE RH de transformation de l'administration primé et reconnu à de nombreuses reprises au plan national, nous promouvons une politique de ressources humaines pionnière et innovante tournée vers :
- L'égalité professionnelle,
- La qualité de vie au travail,
- L'accompagnement des parcours et la valorisation du mérite,
- La qualité du management.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de la République, Poissy (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer la qualité de l’accueil du suivi administratif ainsi que l’accueil des familles.
- Assurer le secrétariat de la coordination et la préparation de la commission
- Assurer le secrétariat de la coordination et la préparation de la commission
Missions / conditions d'exercice
Placée sous l’autorité directe de la coordinatrice administrative adjointe, vous avez pour missions :
- Accueillir les familles et les personnes se présentant au pôle petite enfance.
- Gérer les appels téléphoniques du pôle petite enfance et de la coordination petite enfance, le courrier aux familles, la boîte mail commune.
- Assurer la gestion du portail famille : réponse aux familles, validation des demandes d’inscriptions,
- Préparer les courriers de réponses aux familles et les déposer sur le parapheur électronique.
- Préparer les dossiers d’admission : de la saisie au calcul du forfait.
- Vérifiez la complétude des dossiers d’admission, signature du forfait ainsi que les mises à jour si nécessaire.
- Préparer la facturation : En cas de dysfonctionnement du système d’enregistrement des heures d’arrivées et de départ des enfants préparer et saisir les feuilles de présence des enfants : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences…) Si enregistrement par le système de badgeage : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences…)
- Transmission dans les délais au service Régie des éléments de la facturation.
- Préparer les différents supports de présentations des éléments pour la CAF
- Apporter les différents éléments aux directrices des différentes structures pour qu’elles puissent établir le rapport d’activités.
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus lors des réunions.
- Pour la crèche familiale : préparer les fiches de présence si badgeage par le système impossible.
- Effectuer le classement, l’archivage ainsi que les commandes de fournitures pour le pôle.
Vous serez détaché ponctuellement sur des missions de secrétariat pour la coordination Petite Enfance.
- Courriers, tableaux, commandes.
Vous serez détaché des missions habituelles sur une période précise de janvier à mai de chaque année afin de préparer la commission d’admission des enfants en crèches et d’assurer ensuite le suivi en collaboration avec la coordination petite enfance.
- Avant chaque commission : mis à jour de chaque dossier de demande, envoi des mailings aux familles relance téléphonique. Préparation de la liste pour la commission.
- Après la commission, suivi des attributions et des refus, réattribution des places selon les directives de la coordination petite enfance.
- Accueillir les familles et les personnes se présentant au pôle petite enfance.
- Gérer les appels téléphoniques du pôle petite enfance et de la coordination petite enfance, le courrier aux familles, la boîte mail commune.
- Assurer la gestion du portail famille : réponse aux familles, validation des demandes d’inscriptions,
- Préparer les courriers de réponses aux familles et les déposer sur le parapheur électronique.
- Préparer les dossiers d’admission : de la saisie au calcul du forfait.
- Vérifiez la complétude des dossiers d’admission, signature du forfait ainsi que les mises à jour si nécessaire.
- Préparer la facturation : En cas de dysfonctionnement du système d’enregistrement des heures d’arrivées et de départ des enfants préparer et saisir les feuilles de présence des enfants : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences…) Si enregistrement par le système de badgeage : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences…)
- Transmission dans les délais au service Régie des éléments de la facturation.
- Préparer les différents supports de présentations des éléments pour la CAF
- Apporter les différents éléments aux directrices des différentes structures pour qu’elles puissent établir le rapport d’activités.
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus lors des réunions.
- Pour la crèche familiale : préparer les fiches de présence si badgeage par le système impossible.
- Effectuer le classement, l’archivage ainsi que les commandes de fournitures pour le pôle.
Vous serez détaché ponctuellement sur des missions de secrétariat pour la coordination Petite Enfance.
- Courriers, tableaux, commandes.
Vous serez détaché des missions habituelles sur une période précise de janvier à mai de chaque année afin de préparer la commission d’admission des enfants en crèches et d’assurer ensuite le suivi en collaboration avec la coordination petite enfance.
- Avant chaque commission : mis à jour de chaque dossier de demande, envoi des mailings aux familles relance téléphonique. Préparation de la liste pour la commission.
- Après la commission, suivi des attributions et des refus, réattribution des places selon les directives de la coordination petite enfance.
Profils recherchés
Contexte :
- Assurer le lien administratif entre les familles et les structures petite enfance.
- Assurer correctement la préparation de la commission.
Obstacles à réaliser ou défis à surmonter (que doit atteindre l’agent pour accomplir cette mission) -
- Polyvalence des missions
- organiser son travail en planifiant et hiérarchisant l’ensemble des tâches confiées
- Pratiquer l’écoute active et faire preuve d’empathie avec les familles.
Autonomie donnée :
- Organisation des missions.
- Polyvalence concernant les missions du poste d’assistante administrative pour chaque agent du pôle.
Connaissances et qualités requises :
- Diplôme et expérience dans le domaine du secrétariat.
- Maîtrise de l’outil bureautique indispensable, connaissance du logiciel Babicarte appréciée.
- Devoir de discrétion et respect du secret professionnel.
- Rigueur comptable et bonne qualité rédactionnelle
- Sens de l’accueil et de la communication
- Présentation soignée.
- Qualités organisationnelles.
- Sens important du travail en équipe
- Sens des responsabilités et réactivité
- Gestion des priorités esprit d’initiative
- Autonomie, dynamisme.
- Assurer le lien administratif entre les familles et les structures petite enfance.
- Assurer correctement la préparation de la commission.
Obstacles à réaliser ou défis à surmonter (que doit atteindre l’agent pour accomplir cette mission) -
- Polyvalence des missions
- organiser son travail en planifiant et hiérarchisant l’ensemble des tâches confiées
- Pratiquer l’écoute active et faire preuve d’empathie avec les familles.
Autonomie donnée :
- Organisation des missions.
- Polyvalence concernant les missions du poste d’assistante administrative pour chaque agent du pôle.
Connaissances et qualités requises :
- Diplôme et expérience dans le domaine du secrétariat.
- Maîtrise de l’outil bureautique indispensable, connaissance du logiciel Babicarte appréciée.
- Devoir de discrétion et respect du secret professionnel.
- Rigueur comptable et bonne qualité rédactionnelle
- Sens de l’accueil et de la communication
- Présentation soignée.
- Qualités organisationnelles.
- Sens important du travail en équipe
- Sens des responsabilités et réactivité
- Gestion des priorités esprit d’initiative
- Autonomie, dynamisme.
Contact et modalités de candidature
Contact
0139225640
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire - Vice-présidente de la Communauté Grand Paris Seine & Oise - Conseillère régionale d'Ile-de-France
Place de la République
78303 POISSY CEDEX
ou par courriel : recrutement@ville-poissy.fr
Madame le Maire - Vice-présidente de la Communauté Grand Paris Seine & Oise - Conseillère régionale d'Ile-de-France
Place de la République
78303 POISSY CEDEX
ou par courriel : recrutement@ville-poissy.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.