agent administratif
Offre n° O078250703000721
Publiée le 03/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 rue Moliere, Versailles (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps non complet,
31h30 hebdomadaire
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
L'Agent administratif, sous les directives du secrétaire de mairie, assure le suivi et la mise en oeuvre des dossiers administratifs, l'exécution et le suivi des procédures administratives, la réalisation de travaux bureautiques.
D'une manière générale, l’Agent administratif traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Collectivité (accueil, état civil, périscolaire, gestion des locations et du marché, gestion du cimetière...)
D'une manière générale, l’Agent administratif traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Collectivité (accueil, état civil, périscolaire, gestion des locations et du marché, gestion du cimetière...)
Missions / conditions d'exercice
Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone et par mails
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Enregistrement du courrier
- Réalisation de travaux bureautiques
- Suivi et mise en forme des documents administratifs exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information, la gestion documentaire
- Informer, prévenir, sensibiliser sur les services publics, les démarches du quotidien, les dispositifs du territoire
- Gestion de la vie scolaire :
- Inscription scolaire des enfants
- Gestion des dérogations d'inscriptions
- Suivi de la mise en place des PAI
- Gestion du périscolaire :
- Gestion du Portail famille
- Inscriptions des familles aux services périscolaires, Suivi des réservations/annulations
- Facturation et gestion financière des services périscolaires (comptabilité et régie) Commande des repas
Gestion de l'Etat Civil :
Enregistrer et rédiger les actes d'Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité délivrer les autorisations administratives en funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages
- Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
- Gestion des formalités administratives (recensement militaire, listes électorales)
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes
- Gestion des demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
- Mise en place et gestion de la communication de la commune via l'application pour smartphone ILLIWAP
- Gestion des cartes de transports lmagine'R des collégiens
- Suivi des dossiers d'inscriptions et de réinscriptions
- Gestion du marché dominical
- Gestion des emplacements et Facturation des droits de place
- Suivi des demandes de vente sur le marché
- Contrôle et suivi de la situation administrative des commerçants
- Gestion de la location de matériels aux clarifontains
- Réception des demandes et facturation
- Organisation du planning de livraison du service technique
- Gestion de la Salle des fêtes
- Planning d'utilisation par la commune, de mise à disposition aux associations, à l'école
- Gestion des Locations payantes (contrat, facturation)
- Support administratif à l'organisation des manifestations sur la commune (associations, école, CCAS, salons, commune)
- Coordination des différents intervenants (mise en place de rétro planning et de diagramme de Gant)
- Gestion de la communication (réalisation des affiches, des communiqués ILLIWAP)
- Gestion des inscriptions aux activités du CCAS
Encaissement des revenus générés par les inscriptions
Gestion du cimetière
- Vérifier le droit à la concession et à l'inhumation
- Tenir et mettre à jour le registre des concessions
- Facturation des acquisitions et renouvellements de concession
- Etablir les actes d'acquisition de concessions
- Gérer les demandes de travaux et d'inhumation
Gestion des demandes de tournage :
- Autorisations
- Facturation des droits d’occupation du sol
Horaires :
- lundi, mardi et jeudi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 18h00
- le vendredi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h30
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Enregistrement du courrier
- Réalisation de travaux bureautiques
- Suivi et mise en forme des documents administratifs exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information, la gestion documentaire
- Informer, prévenir, sensibiliser sur les services publics, les démarches du quotidien, les dispositifs du territoire
- Gestion de la vie scolaire :
- Inscription scolaire des enfants
- Gestion des dérogations d'inscriptions
- Suivi de la mise en place des PAI
- Gestion du périscolaire :
- Gestion du Portail famille
- Inscriptions des familles aux services périscolaires, Suivi des réservations/annulations
- Facturation et gestion financière des services périscolaires (comptabilité et régie) Commande des repas
Gestion de l'Etat Civil :
Enregistrer et rédiger les actes d'Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité délivrer les autorisations administratives en funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages
- Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
- Gestion des formalités administratives (recensement militaire, listes électorales)
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes
- Gestion des demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
- Mise en place et gestion de la communication de la commune via l'application pour smartphone ILLIWAP
- Gestion des cartes de transports lmagine'R des collégiens
- Suivi des dossiers d'inscriptions et de réinscriptions
- Gestion du marché dominical
- Gestion des emplacements et Facturation des droits de place
- Suivi des demandes de vente sur le marché
- Contrôle et suivi de la situation administrative des commerçants
- Gestion de la location de matériels aux clarifontains
- Réception des demandes et facturation
- Organisation du planning de livraison du service technique
- Gestion de la Salle des fêtes
- Planning d'utilisation par la commune, de mise à disposition aux associations, à l'école
- Gestion des Locations payantes (contrat, facturation)
- Support administratif à l'organisation des manifestations sur la commune (associations, école, CCAS, salons, commune)
- Coordination des différents intervenants (mise en place de rétro planning et de diagramme de Gant)
- Gestion de la communication (réalisation des affiches, des communiqués ILLIWAP)
- Gestion des inscriptions aux activités du CCAS
Encaissement des revenus générés par les inscriptions
Gestion du cimetière
- Vérifier le droit à la concession et à l'inhumation
- Tenir et mettre à jour le registre des concessions
- Facturation des acquisitions et renouvellements de concession
- Etablir les actes d'acquisition de concessions
- Gérer les demandes de travaux et d'inhumation
Gestion des demandes de tournage :
- Autorisations
- Facturation des droits d’occupation du sol
Horaires :
- lundi, mardi et jeudi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 18h00
- le vendredi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h30
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- connaissance de la Fonction Publique Territoriale
- capacités en termes de techniques de communication et de l'information
- connaissance des instances et processus de décision de la Collectivité
- connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- connaissance des réseaux stratégiques d'information techniques d'écoute active et de médiation, de gestion des conflits
- technologies de l'information et de la communication techniques et outils de gestion de l'activité
- connaissance de l'ensemble des règles comptables
- maîtrise des outils bureautiques (word, excel, berger levrault)
Les « savoir-être » :
- sens de l'autonomie et de la priorisation
- capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation qualité relationnelles et rédactionnelles
- méthode et rigueur
- disponibilité, sens du service public
- discrétion
Poste ouvert uniquement aux agents contractuels (CDD de 3 mois).
- connaissance de la Fonction Publique Territoriale
- capacités en termes de techniques de communication et de l'information
- connaissance des instances et processus de décision de la Collectivité
- connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- connaissance des réseaux stratégiques d'information techniques d'écoute active et de médiation, de gestion des conflits
- technologies de l'information et de la communication techniques et outils de gestion de l'activité
- connaissance de l'ensemble des règles comptables
- maîtrise des outils bureautiques (word, excel, berger levrault)
Les « savoir-être » :
- sens de l'autonomie et de la priorisation
- capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation qualité relationnelles et rédactionnelles
- méthode et rigueur
- disponibilité, sens du service public
- discrétion
Poste ouvert uniquement aux agents contractuels (CDD de 3 mois).
Contact et modalités de candidature
Contact
0139496381
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre CV sur l'adresse mt@cigversailles.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.