Sous l'autorité de la direction des affaires culturelles et évènementielles, vous assurez des missions polyvalentes d'accueil, de gestion administrative de la scolarité et de soutien au fonctionnement pédagogique et artistique de l'établissement.
Accueil et information :
* Accueillir, informer et orienter les élèves et les familles, et les accompagner dans l'utilisation du logiciel métier Imuse ;
* Assurer la permanence téléphonique et la gestion de la boîte mail de l'établissement ;
* Assurer un suivi personnalisé des élèves de l'école élémentaire Jules Ferry ;
* Participer à l'organisation des réunions d'information, des inscriptions et des épreuves ;
* Assurer le soutien logistique aux enseignants ;
* Garantir une communication fluide et efficace avec les parents et les élèves (réponses aux courriers, demandes de congés, dispenses, démissions, etc.).
Gestion de la scolarité :
* Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de pré-inscription et d'inscription des élèves ;
* Paramétrer le logiciel Imuse (cours, horaires, durées, emplois du temps, etc.) ;
* Assurer le suivi des candidatures sur Imuse ;
* Gérer les dossiers dématérialisés des élèves, de l'inscription pédagogique à la publication des résultats ;
* Assurer la diffusion des informations liées à la scolarité.
* Mettre à jour le calendrier perpétuel des manifestations dans l'extranet Imuse enseignants et élèves.
Facturation :
* Mettre en place le paramétrage de la facturation et l'attribution des tarifs selon les cours pratiqués ;
* Extraire les données de facturation et les transmettre à l'espace de paiement ;
* Vérifier le calcul des montants de facturation avant envoi.
Gestion des examens :
* Paramétrer le logiciel Imuse pour la gestion des examens et des évaluations (danse et instruments) ;
* Envoyer les convocations aux examens ;
* Assurer l'accueil et la surveillance des examens ;
* Saisir les résultats et éditer les diplômes à l'issue des examens ;
Participation aux manifestations pédagogiques et artistiques :
* Préparer les listes de participants, suivre la participation des élèves et informer les familles ;
* Préparer les affichages et le fléchage liés aux manifestations ;
* Gérer les billetteries (création des billetweb, suivi des inscriptions, invitations, réservations, etc.) ;
* Assurer les missions polyvalentes liées au bon déroulement des manifestations.
Support logistique et administratif :
* Mettre en place et assurer le suivi du parc instrumental et de la partothèque ;
* Assurer le suivi des mises à disposition et des locations d'instruments ;
* Coordonner l'inventaire du parc instrumental en lien avec les enseignants et le responsable administratif et financier.
Nos attentes
* Expérience souhaitée sur un poste d'accueil ou de secrétariat avec une expertise avérée en gestion de la scolarité et de la facturation, idéalement avec une connaissance du logiciel Imuse ;
* Forte appétence pour le milieu artistique et culturel ;
* Une expérience au sein d'un établissement d'enseignement (école, université, conservatoire ou école d'art) serait appréciée ;
* Compétences administratives et financières : procédures de scolarité, notions de facturation publique ;
* Connaissance de l'environnement de la Fonction Publique Territoriale.
Vos atouts
* Sens aigu de l'accueil et de l'écoute ;
* Rigueur, organisation et fiabilité ;
* Discrétion et respect de la confidentialité ;
* Autonomie et proactivité ;
* Sens du service public.
Conditions de travail et avantages
* Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs et rédacteurs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle ;
* Temps de travail : 38H00 hebdomadaires
* Rémunération statutaire, RIFSEEP et CIA ;
* Congés annuels et 13 RTT ;
* Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ;
* Possibilité de participation mutuelle et prévoyance ;
* Politique dynamique de formation ;
* Possibilité d'activités sportives gratuites sur le temps du midi ;
* Adhésion amicale du personnel et CNAS.