Responsable du service des affaires civiles (H/F)
Offre n° O078260302001521
Publiée le 02/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 RUE POTTIER, Le Chesnay-Rocquencourt (Yvelines (78))
Poste à pourvoir le
04/05/2026
Date limite de candidature
01/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
- Organiser le service de façon à en garantir la continuité, dans l’adaptation constante aux flux des demandes des usagers,
- S’assurer des compétences des agents du service, en lien avec les évolutions règlementaires et les orientations stratégiques du service,
- Etre force d’animation et de soutien, de mobilisation et de formation auprès des agents,
- Prévenir et gérer les conflits,
- Piloter la prévention des risques professionnels sur l’environnement de travail des agents.
- S’assurer des compétences des agents du service, en lien avec les évolutions règlementaires et les orientations stratégiques du service,
- Etre force d’animation et de soutien, de mobilisation et de formation auprès des agents,
- Prévenir et gérer les conflits,
- Piloter la prévention des risques professionnels sur l’environnement de travail des agents.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales liées à l’activité du service :
Etat-civil :
Superviser et organiser, notamment :
- L’enregistrement des déclarations de naissances et des déclarations de décès,
- La réception des dossiers de mariages et de PACS,
- La bonne gestion des dispositifs de recueils pour l’instruction des demandes et la délivrance des CNI et passeports,
- Superviser le suivi des différents types de dossiers liés au débit de boisson,
- Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...).
Accueil :
- S’assurer du bon fonctionnement et de la qualité de l’accueil physique et téléphonique.
Cimetière :
- Assurer la bonne gestion du cimetière (superficie 3 hectares ; 4000 sépultures environ – en pleine terre, columbarium et caveaux réaménagés),
- Contrôler les ventes de concession, leurs renouvellements ainsi que les reprises de concessions.
Elections :
- Préparer la tenue des élections et en piloter le bon déroulement, en associant les agents du service et les différents services concernés,
- Participer à la formation des agents, élus et accesseurs des bureaux de vote,
- Contrôler les opérations de saisie des inscriptions sur la liste électorale, modifications, procuration …,
- Organiser les commissions de contrôle,
- Préparer, organiser et contrôler les scrutins (gestion des bureaux de vote, recrutement des secrétaires, application des procédures liées au scrutin, établissement des procès-verbaux…).
Recensement :
- Supervision des opérations de recensement, en lien avec les agents coordinateurs.
Missions transversales :
- Gérer le budget du service,
- Management de 15 agents : prévenir et régler les conflits, établir le planning hebdomadaire et gérer les congés des agents,
- Rédiger les délibérations, courriers, notes, afférents aux missions du service,
- Assurer une veille permanente en matière de droit funéraire, d’état civil et d’élections et la diffuser aux agents du service,
- Superviser en tant que référent métier, l’optimisation et l’utilisation des logiciels et des dispositifs de recueils.
Pilotage, coordination, reporting :
- Gestion budgétaire et administratif du service,
- Participation à l’élaboration des lignes directrices et du développement du service, en lien avec le directeur des affaires juridiques,
- Assurer un reporting administratif et technique au directeur des affaires juridiques.
L’ensemble des activités et taches n’est pas exhaustif et peut progresser selon l’évolution de la fonction et le besoin du service.
SPECIFICITES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
- Horaires administratifs avec la souplesse inhérente aux aléas du service public (socle : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h, sauf le mardi de 8h30 à 18h30, avec pause méridienne d’une heure)
- 25 jours de congés annuels et 20 jours de RTT (forfait personnel d’encadrement)
Etat-civil :
Superviser et organiser, notamment :
- L’enregistrement des déclarations de naissances et des déclarations de décès,
- La réception des dossiers de mariages et de PACS,
- La bonne gestion des dispositifs de recueils pour l’instruction des demandes et la délivrance des CNI et passeports,
- Superviser le suivi des différents types de dossiers liés au débit de boisson,
- Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...).
Accueil :
- S’assurer du bon fonctionnement et de la qualité de l’accueil physique et téléphonique.
Cimetière :
- Assurer la bonne gestion du cimetière (superficie 3 hectares ; 4000 sépultures environ – en pleine terre, columbarium et caveaux réaménagés),
- Contrôler les ventes de concession, leurs renouvellements ainsi que les reprises de concessions.
Elections :
- Préparer la tenue des élections et en piloter le bon déroulement, en associant les agents du service et les différents services concernés,
- Participer à la formation des agents, élus et accesseurs des bureaux de vote,
- Contrôler les opérations de saisie des inscriptions sur la liste électorale, modifications, procuration …,
- Organiser les commissions de contrôle,
- Préparer, organiser et contrôler les scrutins (gestion des bureaux de vote, recrutement des secrétaires, application des procédures liées au scrutin, établissement des procès-verbaux…).
Recensement :
- Supervision des opérations de recensement, en lien avec les agents coordinateurs.
Missions transversales :
- Gérer le budget du service,
- Management de 15 agents : prévenir et régler les conflits, établir le planning hebdomadaire et gérer les congés des agents,
- Rédiger les délibérations, courriers, notes, afférents aux missions du service,
- Assurer une veille permanente en matière de droit funéraire, d’état civil et d’élections et la diffuser aux agents du service,
- Superviser en tant que référent métier, l’optimisation et l’utilisation des logiciels et des dispositifs de recueils.
Pilotage, coordination, reporting :
- Gestion budgétaire et administratif du service,
- Participation à l’élaboration des lignes directrices et du développement du service, en lien avec le directeur des affaires juridiques,
- Assurer un reporting administratif et technique au directeur des affaires juridiques.
L’ensemble des activités et taches n’est pas exhaustif et peut progresser selon l’évolution de la fonction et le besoin du service.
SPECIFICITES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
- Horaires administratifs avec la souplesse inhérente aux aléas du service public (socle : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h, sauf le mardi de 8h30 à 18h30, avec pause méridienne d’une heure)
- 25 jours de congés annuels et 20 jours de RTT (forfait personnel d’encadrement)
Profils recherchés
NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D’EXPERIENCE SOUHAITES
- Niveau de formation : BAC+3 à BAC+5 en droit
- Niveau d’expérience professionnelle : Expérience demandée sur plusieurs des domaines suivants : état civil, gestion du cimetière, élections
CAPACITES ET QUALITES REQUISES
Savoir :
- Savoir rédiger les actes administratifs unilatéraux de la commune (délibérations, décisions, arrêtés)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Règlementation en droit civil : état-civil, mariage, PACS, funéraires,
- Règlementation en matière de droit électoral : organisation des élections, connaissances des de la règlementation
- Connaissance en droit funéraire
- Management d’équipe
Savoir être :
- Qualités rédactionnelles
- Capacité à travailler en équipe et en réseau
- Rigueur
- Discrétion professionnelle, confidentialité
- Sens de l’organisation
- Force de proposition
- Réactivité
- Sens du service public
- Adaptabilité et polyvalence
- Coordination et planification
- Niveau de formation : BAC+3 à BAC+5 en droit
- Niveau d’expérience professionnelle : Expérience demandée sur plusieurs des domaines suivants : état civil, gestion du cimetière, élections
CAPACITES ET QUALITES REQUISES
Savoir :
- Savoir rédiger les actes administratifs unilatéraux de la commune (délibérations, décisions, arrêtés)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Règlementation en droit civil : état-civil, mariage, PACS, funéraires,
- Règlementation en matière de droit électoral : organisation des élections, connaissances des de la règlementation
- Connaissance en droit funéraire
- Management d’équipe
Savoir être :
- Qualités rédactionnelles
- Capacité à travailler en équipe et en réseau
- Rigueur
- Discrétion professionnelle, confidentialité
- Sens de l’organisation
- Force de proposition
- Réactivité
- Sens du service public
- Adaptabilité et polyvalence
- Coordination et planification
Contact et modalités de candidature
Contact
0139231112
Informations complémentaires
Pour postuler, adressez votre candidature à l'attention de M. Richard DELEPIERRE, Le Maire, par mail à drh@lechesnay-rocquencourt.fr ou par courrier au 9 rue Pottier, BP 150, 78155 Le Chesnay-Rocquencourt Cedex.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.