Assurer la gestion administrative et comptable du musée, garantir le suivi des procédures administratives et budgétaires, recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement de l'établissement, assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes, ainsi que la tenue des régies d'avances et de recettes.

Contribuer au bon fonctionnement de l'établissement en assurant l'interface avec les partenaires institutionnels, les prestataires et l’équipe du musée. Apporter un soutien administratif quotidien à l'équipe, faciliter la circulation de l'information et contribuer à la bonne organisation collective du musée.

Activités principales – gestion financière et comptable

- Élaborer et assurer le suivi des bons de commande ;
- Traiter les factures, mandatements et titres de recettes ;
- Assurer le mandatement de la paie ;
- Régulariser les écritures comptables en dépenses et recettes auprès de la Trésorerie ;
- Assurer le suivi budgétaire : aide à la préparation, exécution et opérations de fin d’exercice ;
- Assurer le suivi des régies de recettes et d’avances ;
- Contrôler et suivre les flux financiers.

Administration

- Gérer, classer et archiver l’ensemble des documents administratifs, contractuels et réglementaires (papier et numérique) ;
- Mettre en place et faire évoluer les procédures de classement et d’archivage conformément aux règles applicables aux archives publiques ;
- Assurer la numérisation et l’indexation des documents ;
- Préparer, rédiger et assurer le suivi des actes administratifs courants (décisions, arrêtés, délibérations) ;
- Assurer la transmission et le suivi des actes via FAST ACTES
- Assurer l’interface avec les élus, l’équipe du musée et les partenaires et les fournisseurs ;
- Tenir à jour la gestion des contrats et marchés ;
- Gérer les courriers entrants et sortants.

Organisation et coordination

- Accueil physique et téléphonique des partenaires et des fournisseurs ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Organiser et planifier les réunions d’équipe ;
- Participer aux réunions institutionnelles avec la Direction ;
- Assurer le suivi des actions et comptes rendus ;
- Préparation de dossiers, assurer le suivi des comités syndicaux.

Logistique et coordination de la maintenance

- Assurer la gestion des approvisionnements et commandes du quotidien ;
- Coordonner les interventions de maintenance des équipements ;
- Assurer le suivi des besoins de maintenance, d’assistance et des dysfonctionnements ;
- Participer à l’organisation logistique des manifestations ;
- Utiliser le véhicule de service dans le cadre des missions.