Assistant·e du service vie associative et événementiel (4903)
Offre n° O078260915000004
Publiée le 15/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Chanteloup-les-Vignes (Yvelines), commune d’environ 10 500 habitants située à 30 km de Paris et intégrée à la Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise, s’inscrit dans une dynamique forte de renouvellement urbain et de modernisation de ses services publics (cité éducative, éco-quartier, nouveaux équipements).
Territoire en évolution, la collectivité porte des projets structurants au service de la cohésion sociale, de l’attractivité et de la transition écologique.
Territoire en évolution, la collectivité porte des projets structurants au service de la cohésion sociale, de l’attractivité et de la transition écologique.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
37 rue du Général Leclerc, Chanteloup-les-Vignes (Yvelines (78))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + IFSE mensuelle + CIA en fin d'année
Descriptif de l'emploi
MISSION GENERALE :
L'assistant·e du service vie associative et événementiel apporte un soutien administratif et logistique direct au Responsable du service dans l'accompagnement du tissu associatif. Il·elle assure la gestion administrative et l'accueil physique/téléphonique de la Maison des Associations (MDA), veille à son bon fonctionnement au quotidien et participe activement à la préparation, au suivi et à la logistique des manifestations qui sont du ressort de son service.
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE :
Responsable du service vie associative et événementiel -> Assistant·e du service vie associative et événementiel
ENCADREMENT : Non
RELATIONS FONCTIONELLES :
Externe :
• Associations chantelouvaises, du territoire de la GPSO, et nationales
• Partenaires pour la programmation des formations, des manifestations...,
• Les plateformes numériques de l'état, de la préfecture, de la région IDF...,
• Bailleurs sociaux de la ville et leurs partenaires,
• Usagers de la ville,
Interne :
• Les services de la ville
• Elu du secteur associatif, élus en fonction des thématiques
TEMPS DE TRAVAIL :
Temps complet (37,5h/semaine).
Du Lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
25 congés annuels + jusqu'à 2 fractionnements (si pose des congés annuels dans la période y ouvrant droit)
LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE :
Maison des associations
3-5 place du Pas
78570 CHANTELOUP-LES-VIGNES
L'assistant·e du service vie associative et événementiel apporte un soutien administratif et logistique direct au Responsable du service dans l'accompagnement du tissu associatif. Il·elle assure la gestion administrative et l'accueil physique/téléphonique de la Maison des Associations (MDA), veille à son bon fonctionnement au quotidien et participe activement à la préparation, au suivi et à la logistique des manifestations qui sont du ressort de son service.
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE :
Responsable du service vie associative et événementiel -> Assistant·e du service vie associative et événementiel
ENCADREMENT : Non
RELATIONS FONCTIONELLES :
Externe :
• Associations chantelouvaises, du territoire de la GPSO, et nationales
• Partenaires pour la programmation des formations, des manifestations...,
• Les plateformes numériques de l'état, de la préfecture, de la région IDF...,
• Bailleurs sociaux de la ville et leurs partenaires,
• Usagers de la ville,
Interne :
• Les services de la ville
• Elu du secteur associatif, élus en fonction des thématiques
TEMPS DE TRAVAIL :
Temps complet (37,5h/semaine).
Du Lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
25 congés annuels + jusqu'à 2 fractionnements (si pose des congés annuels dans la période y ouvrant droit)
LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE :
Maison des associations
3-5 place du Pas
78570 CHANTELOUP-LES-VIGNES
Missions / conditions d'exercice
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION :
• Présence et interventions ponctuelles possibles en soirée et les samedis lors des événements ou réunions (heures récupérées).
• Manipulation de petit matériel lors de la préparation des salles ou des événements.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Gestion administrative & secrétariat du service :
• Traitement du courrier, rédaction d'emails, de comptes rendus et classement des documents administratifs.
• Suivi administratif des dossiers associatifs (projets, demandes de subventions, attestations d'assurance, statuts, bilans d'activités, pièces justificatives).
• Gestion du planning de la responsable de service (rendez-vous et appels téléphoniques).
• Soutien à la gestion budgétaire du service
• Remplacement de la coordinatrice en son absence pour les tâches administratives,
Soutien à la logistique événementielle :
• Saisie et centralisation des fiches manifestations (associatives et municipales).
• Aide à l'organisation des manifestations portées par le service ou dans lesquelles il est partenaire (suivi du rétro planning, tableau de bord, fiche manifestation, compte-rendu de réunion…)
• Présence physique et soutien logistique sur les manifestations municipales et associatives clés.
Gestion de la Maison des Associations (MDA) et accueil :
• Ouverture et accueil du public : orientation des visiteurs, accueil téléphonique et physique.
• Gestion du planning de réservation des salles de la MDA pour les associations et les services municipaux.
• Accueil, installation et remise des clés/équipements aux associations ayant réservé des espaces.
• Suivi des stocks de matériel et fournitures de la MDA.
ACTIVITES SECONDAIRES :
• Relais d'information auprès du service Communication et du cabinet concernant les événements et actualités du tissu associatif local.
DISPOSITIFS SOCIAUX, INDEMNITAIRES ET LIÉS À LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL :
– Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
– Possibilité de télétravail
– Contrat groupe mutuelle santé et prévoyance, avec participation employeur à hauteur de 20€/mois.
– Participation employeur aux frais d’accueil de loisirs (enfants de 3 à 11 ans, sur présentation de facture)
– Allocation pour enfant en situation de handicap (sur justificatif)
– Adhésion de la collectivité au CNAS
– Accès au Comité des Œuvres Sociales
– Accès gratuit à la salle de sport municipale
– Commune engagée en faveur de la formation et du développement des compétences
• Présence et interventions ponctuelles possibles en soirée et les samedis lors des événements ou réunions (heures récupérées).
• Manipulation de petit matériel lors de la préparation des salles ou des événements.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Gestion administrative & secrétariat du service :
• Traitement du courrier, rédaction d'emails, de comptes rendus et classement des documents administratifs.
• Suivi administratif des dossiers associatifs (projets, demandes de subventions, attestations d'assurance, statuts, bilans d'activités, pièces justificatives).
• Gestion du planning de la responsable de service (rendez-vous et appels téléphoniques).
• Soutien à la gestion budgétaire du service
• Remplacement de la coordinatrice en son absence pour les tâches administratives,
Soutien à la logistique événementielle :
• Saisie et centralisation des fiches manifestations (associatives et municipales).
• Aide à l'organisation des manifestations portées par le service ou dans lesquelles il est partenaire (suivi du rétro planning, tableau de bord, fiche manifestation, compte-rendu de réunion…)
• Présence physique et soutien logistique sur les manifestations municipales et associatives clés.
Gestion de la Maison des Associations (MDA) et accueil :
• Ouverture et accueil du public : orientation des visiteurs, accueil téléphonique et physique.
• Gestion du planning de réservation des salles de la MDA pour les associations et les services municipaux.
• Accueil, installation et remise des clés/équipements aux associations ayant réservé des espaces.
• Suivi des stocks de matériel et fournitures de la MDA.
ACTIVITES SECONDAIRES :
• Relais d'information auprès du service Communication et du cabinet concernant les événements et actualités du tissu associatif local.
DISPOSITIFS SOCIAUX, INDEMNITAIRES ET LIÉS À LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL :
– Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
– Possibilité de télétravail
– Contrat groupe mutuelle santé et prévoyance, avec participation employeur à hauteur de 20€/mois.
– Participation employeur aux frais d’accueil de loisirs (enfants de 3 à 11 ans, sur présentation de facture)
– Allocation pour enfant en situation de handicap (sur justificatif)
– Adhésion de la collectivité au CNAS
– Accès au Comité des Œuvres Sociales
– Accès gratuit à la salle de sport municipale
– Commune engagée en faveur de la formation et du développement des compétences
Profils recherchés
FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES :
BAC secrétariat et gestion administrative
SAVOIRS :
• Connaissance de l'environnement territorial
• Connaissance du fonctionnement d'une association et des obligations légales
• Connaissances des techniques de secrétariat
SAVOIR ÊTRE :
• Qualités relationnelles: écoute, dialogue, médiation auprès d'un public adultes et jeunes
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur administrative
• Motivé
• Esprit d'initiative
• Dynamisme
• Disponible et mobile
• Réactivité, autonomie et capacité à gérer le stress ou les imprévus.
SAVOIR FAIRE :
• Coordonner les associations dans l'action collective
• Informer et motiver les partenaires, les associations et les habitants
• Maîtrise des outils informatiques
• Capacité à gérer les fiches techniques/logistiques d'un événement
BAC secrétariat et gestion administrative
SAVOIRS :
• Connaissance de l'environnement territorial
• Connaissance du fonctionnement d'une association et des obligations légales
• Connaissances des techniques de secrétariat
SAVOIR ÊTRE :
• Qualités relationnelles: écoute, dialogue, médiation auprès d'un public adultes et jeunes
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur administrative
• Motivé
• Esprit d'initiative
• Dynamisme
• Disponible et mobile
• Réactivité, autonomie et capacité à gérer le stress ou les imprévus.
SAVOIR FAIRE :
• Coordonner les associations dans l'action collective
• Informer et motiver les partenaires, les associations et les habitants
• Maîtrise des outils informatiques
• Capacité à gérer les fiches techniques/logistiques d'un événement
Contact et modalités de candidature
Contact
0134011050
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
37 rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP LES VIGNES
Madame le Maire
37 rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP LES VIGNES
Adresse de l'employeur
Mairie de CHANTELOUP-LES-VIGNES
>37 rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP LES VIGNES
>37 rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP LES VIGNES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.